Niveau de maîtrise : Expert
Niveau de droits : Administrateur
Module : Gestion (Formule Koban Entreprise)
Koban vous permet de gérer les stocks sérialisés, c'est à dire sur des déclinaisons de produit.
Attention : la notion de déclinaison est intimement liée à la gestion des stocks et son usage plein implique donc que vous gérez vos stocks avec Koban.
0. Qu'est ce qu'un stock sérialisé ?
Un stock sérialisé correspond à la répartition de ce stock en fonction d'une déclinaison de produit.
Ainsi, par exemple vous pouvez gérer le stock d'un produit veste et gérer en déclinaison les tailles (M, S, XL).
1. Paramétrage d'une déclinaison d'un produit
1.1. Création des déclinaisons sur la fiche d'un des produits
Pour activer une déclinaison d'un produit, rendez-vous dans la fiche produit correspondante.
Rappelons ici que l'accès se fait via Paramètres > Général > Produits. Il suffit de cliquer sur le nom du produit pour accéder à sa fiche détaillée.
La rubrique Déclinaisons est présente tout en bas de la fiche du produit
Depuis la fiche produit, vous allez seulement créer le nom de la déclinaison. Par exemple, vous allez créer la déclinaison "Taille du vêtement". Notez bien que ce n'est absolument pas ici que vous créerez ensuite la liste des tailles que vous devrez gérer (ne cherchez donc pas à ce niveau, vous ne trouverez pas ! ;-))
Pour créer la déclinaison Taille du vêtement, cliquez sur Ajouter une déclinaison.
Un formulaire de saisie s'affiche.
Il vous faut renseigner le nom (libellé) de la déclinaison, le type et éventuellement, si effectivement vous souhaitez gérer vos stocks par déclinaison, cocher la case Gérer en stock.
Concernant le type de déclinaison :
Koban gère aujourd'hui deux types de déclinaison :
- Liste : Par exemple pour une taille de vêtement
- Date : Par exemple pour une date limite de consommation
- Géré en stock : Cocher cette case pour activer la déclinaison dans les stocks
Visualisez entièrement la vidéo ci-dessous qui détaille la procédure.
Une fois votre saisie effectuée, vous pourrez retrouver sur le produit, dans la zone Déclinaisons, la liste des déclinaisons du produit paramétrée. Voici un exemple ci-dessous, avec un produit pour lequel on gère la taille ET la couleur.
1.2. Duplication des déclinaisons créées sur tous les produits de la même catégorie
Une fois que les déclinaisons sont créées sur un produit, vous pouvez avoir besoin d'avoir ces mêmes déclinaisons sur tous les produits de la même catégorie.
Dans notre exemple, la veste homme "Bodyguard" sur laquelle nous avons travaillé et créé les 2 déclinaisons Taille et Couleur est dans la catégorie Vêtements.
Tous nos produits de cette catégorie Vêtements doivent disposer des déclinaisons.
Pour réaliser la duplication, vous allez de nouveau ouvrir le produit que vous avez paramétré avec les déclinaisons, et descendre au niveau de la zone des déclinaisons.
Il suffira de cliquer sur le bouton Dupliquer sur la catégorie que l'on voit ci-dessous.
Voici ci-dessous dans une courte vidéo la façon de procéder.
2. Entrées et sorties de stock
Dans le cas d'une déclinaison de type liste (cas de notre présent exemple avec ta taille et la couleur), les valeurs des déclinaisons vont se créer naturellement au moment de l'entrée en stocks ou de la sortie de stocks. On ne crée pas la liste préalablement.
Dans la cas d'une déclinaison de type date, la question ne se pose pas, chaque date étant unique, on ne se pose pas la question d'une liste de valeurs.
2.1. Entrée en stock d'un produit avec déclinaisons
Pour bien vous aider, nous allons créer ensemble une première entrée de stock de vestes homme "Bodyguard".
Dans notre exemple, nous entrons :
- 10 vestes jaunes de taille S
- 10 vestes jaunes de taille M
- 29 vestes noires de taille S
- 29 vestes noires de taille M
Quand nous aurons fini d'entrer les stocks, nous aurons donc
- dans la déclinaison Taille de vêtement : les valeurs S et M
- dans la déclinaison Couleur de vêtement : les valeurs jaune et noir
Nous allons donc tout de suite créer les entrées de stocks.
Pour cela, il faut aller sur le menu d'accueil Stocks et cliquer sur Entrée de stocks.
La liste des entrées s'affichant, il suffit de cliquer sur le bouton bleu Ajouter une entrée en stocks.
Lorsque vous sélectionnez un produit avec une déclinaison que vous avez cochées "Gérer en stocks", une zone de saisie supplémentaire représentant la déclinaison apparaît.
(Note : si le produit que vous voulez faire entrer en stock n’apparaît pas, c'est simplement parce que vous avez oublié de le cocher lui même comme étant géré en stock, pensez-y !)
Dans notre cas, nous choisissons le produit Veste homme Bodyguard, et les 2 déclinaisons taille et couleur sont automatiquement proposés dans le formulaire de saisie.
Voici l'entrée en stock pour le produit en taille S et couleur Jaune.
Note sur la saisie des déclinaisons :
Vous pouvez sélectionner une valeur existante (par exemple une couleur déjà référencée) ou en créer directement une nouvelle. Dans notre exemple ci-dessus, nous n'avions jamais réalisé d'entrée de stock auparavant donc forcément, les valeurs Jaune et S sont nouvelles.
Si une nouvelle valeur est saisie, Koban vous avertit qu'une nouvelle déclinaison sera créée :
Voici ci-dessous la seconde saisie d'entrée de stocks, cette fois ci nous entrons les vestes de taille S mais noires.
Koban va donc nous proposer la taille, qui vient d'être créée par nos soins, mais créera la valeur de couleur Noir.
La liste des entrées de stocks peut être mise à jour en actualisant votre page, ce qui vous permet de vérifier le bon enregistrement de vos entrées de stocks :
Les produits avec déclinaisons sont identifiés avec l'icône en forme de flèche que vous voyez ci-dessous.
2.2. Sortie de stocks
La façon de procéder est rigoureusement la même depuis le menu Sorties de stocks.
2.3. Affichage de la colonne Déclinaisons dans les listes Entrées et Sorties de stocks
Vous pouvez, pour plus de facilité, afficher dans les listes la colonne Déclinaisons (regardez la vidéo ci-dessous).
Cela permet, pour chaque entrée ou chaque sortie, de visualiser immédiatement les déclinaisons sur le produit concerné.
2.4. Consulter le détail des déclinaisons sur les stocks
Pour consulter le stock général et actuel, il faut aller dans le menu Stocks > Stocks.
La liste des produits et leurs stocks/dépôts liés s'affiche.
Les produits qui ont des déclinaisons restent identifiés avec l'icône en forme de flèche comme ci-dessus.
Voici comment aller voir le détail du stock d'un produit selon les déclinaisons.
