Niveau de maîtrise : Tous les niveaux
Niveau de droits : Administrateur
Module : Gestion
Depuis février 2019, Koban automatise la clôture de fin de mois afin de respecter les demandes de la loi de finances.
1/ Clôture de fin de mois : comment ça marche
Concrètement, cela signifie que :
- vous décidez quel jour de chaque mois se fait la clôture mois, par défaut le 15 de chaque mois est enregistré dans Koban
- passé ce jour, toute facture sur une période clôturée ne peut plus être créée et/ou validée
Prenons un exemple pour que cela soit plus clair :
- Vous décidez dans Koban que la clôture de mois se fait automatiquement le 15 de chaque mois
- Le 15 février, le mois de janvier est donc clôturé
- Avant le 15 février, si vous êtes en retard sur votre facturation, vous pouvez encore créer et valider une facture avec une date de facture en janvier
- Dès le 16 février, vous ne pouvez plus créer une facture datant du mois de janvier, ni valider une facture restée en brouillon et datant du mois de janvier
2/ Clôture de fin de mois : paramétrage du jour de clôture
Au niveau de l’écran Paramètres > Gestion > Options Factures, une nouvelle zone « Clôture mensuelle » est affichée.
Elle contient les informations suivantes :
- Jour de clôture du mois précédent (par défaut le 15 est proposé)
Si vous souhaitez modifier le jour de clôture, il suffit de
- cliquer sur le 15 affiché
- saisir le nouveau jour dans le rectangle qui s'affiche
- et surtout valider en tapant Entrée sur votre clavier
L'enregistrement est automatique.
Dans l'exemple de cet article, avec une clôture de mois laissée au 15 de chaque mois, voici le message de Koban si vous voulez créer une facture sur une période clôturée :
3/ Liste des périodes clôturées
Toujours côté Paramétrages, sur l’écran Paramètres > Gestion > Options Factures, au niveau de la zone de clôture, un bouton "Périodes clôturées" permet d’accéder à la liste des clôtures effectuées (mois par mois)
Voici la liste qui s'affiche par exemple le 16 janvier 2019 :
4/ Possibilité de déclôturer un mois
Pour des besoins de mise à jour de facturation passée la date de clôture, vous pouvez ponctuellement avoir besoin de déclôturer une période.
Depuis la liste des périodes clôturées vue ci-dessus, vous pouvez déclôturer un mois depuis cet écran. Dans ce cas, une zone historise quel utilisateur a déclôturé le mois.
Dans le cas d’une déclôture, la clôture de nouveau aura lieu 3 jours après la déclôture.
Passé ce jour, toute facture sur une période clôturée ne peut plus être créée et/ou validée.
Pour déclôturer une période, il suffit, sur la ligne du mois concerné, de cliquer sur le bouton rouge à droite :
Koban vous demande confirmation, vous cliquez sur le bouton bleu OK.
Dans la liste des mois clôturés, vous verrez le mois concerné apparaître non clôturé :
Enfin, en cliquant sur cette même période sur le bouton liste, vous affichez l'historique des dates de déclôture et des utilisateurs Koban ayant effectué la déclôture.
