Niveau de maîtrise : Débutant
Niveau de droits : Utilisateur
Module : Gestion
Vous venez de créer une commande et elle est validée.
Soit elle est restée ouverte (dans ce cas allez directement au paragraphe 2), soit vous devez la retrouver. Dans tous les cas, vous devez l'ouvrir pour pouvoir l'envoyer par mail à votre destinataire.
1/ Accès aux commandes clients
Votre commande ayant été validée par vos soins, elle est donc au statut En cours, vous allez donc la trouver dans la liste des commandes en cours, c'est à dire celle qui s'ouvre par défaut quand vous accédez au menu Gestion - Gestion client - Commandes
La liste des commandes en cours s'ouvrent.
2/ Envoi d'une commande validée (en cours)
Toutes les commandes sont classés par date de création, de la plus en ancienne en tête de liste, à la plus récente en fin de liste.
Pour retrouver facilement votre commande, vous pouvez
- Dérouler la colonne de gauche "Numéro" pour la retrouver (cela peut s'avérer fastidieux)
- Utiliser le filtre sur la colonne Numéro : cliquez sur le filtre, saisissez le numéro de votre commande dans le cadre puis cliquez sur Entrée > Koban vous affichera les commandes correspondantes à votre saisie
Voici la commande ci dessous une fois ouverte.
On voit bien, à droite de son numéro, son statut En cours écrit dans une étiquette rouge.
1- Commencez par vérifier l'affichage PDF de votre commande : Cliquez sur "Exporter" puis "PDF"
Votre commande s'affiche en PDF selon le modèle de document standard intégré par Koban, dans un nouvel onglet de votre navigateur.
Pour une bonne compréhension de ce que vous pouvez paramétrer vous même sur ce modèle de bon de commande, lisez ici l'article dédié.
2- Modifiez les propriétés si nécessaire : modèle de document, date de la commande, commentaire éventuel et référence interne du client
Pour cela, cliquez sur "Modifier les propriétés"
3- Quand vous êtes prêt, vous pouvez "Envoyer" la commande.
Il suffit, toujours dans le petit menu bleu, de cliquer sur Envoyer.
3/ Comprendre à qui vous envoyez le bon de commande
- Si au sein de votre compte client, un des contacts est coché Acheteur et que vous avez saisi son email sur sa fiche contact
c'est son email qui va apparaître par défaut lorsque vous cliquez sur Envoyer.
Rappel :
Vous pouvez consulter ici l'article vous expliquant comment définir un contact "Acheteur".
Dans l'exemple ci dessous, on oit que c'est Monsieur Dumartin qui est acheteur
Lorsque vous cliquez, dans le bon de commande, sur Envoyer, c'est bien son email qui sera sélectionné par Koban par défaut.
ous pouvez le supprimer en cliquant sur la croix grise située juste à gauche de son email.
- Si au sein de votre compte client, aucun des contacts n'est "acheteur"
Vous devrez saisir les premières lettres du prénom ou du mail de cotre contact pour qu'il s'enregistre dans la zone destinataire A: de votre email.
Dans ce cas, vous pouvez consulter ici l'article qui vous détaille comment utiliser parfaitement la fenêtre d'envoi d'email depuis Koban.