Accessible aux utilisateurs : Toutes les gammes Koban Gestion et toutes les formules Koban Gestion
Koban, compagnon business, vous permet de créer des factures finales directement à partir de vos bons de commandes.
1/ Accès aux commandes clients
Dans le menu, cliquez sur Gestion puis dans la zone Gestion client sur Commandes.
La liste des commandes en cours s'ouvre.
2/ Créer une facture finale depuis une commande brouillon
Par défaut, votre écran affiche les commandes en cours. Cela signifie qu'elles sont validées, en revanche cela ne signifie pas forcément qu'elles ont été envoyées, ni qu'une factures à été émise.
Certaines de vos commandes peuvent être terminées, or si vous n'avez pas validé, elles se trouvent toujours dans la catégorie des commandes brouillons.
Toutes les commandes sont classées par date de création, de la plus en ancienne en tête de liste, à la plus récente en fin de liste.
Pour accéder à une commande, qu'elle soit en brouillon ou en cours, il vous suffit de cliquer sur le numéro de la commande pour qu'elle s'affiche.
Dans le cas où vous n'auriez pas validé votre commande au statut de "Brouillon", il vous suffit de cliquer sur "Valider" dans la barre latérale pour que votre commande passe au statut de "Commandes en cours".
3/ Créer une facture finale depuis une commande en cours
Une fois que vos commandes sont validées, elles apparaissent dans la liste des commandes en cours.
Lorsque vous cliquez sur le libellé de la commande, une fenêtre s'ouvre. Vous pouvez encore la modifier à votre guise en ajoutant ou supprimant des champs, en réorganisant les lignes de votre commandes, etc... avant de pouvoir émettre une facture finale.
Important à noter : Il faut avoir préalablement créés vos produits/services, ainsi que les comptes des clients, prospects, suspects...à qui vous destinez vos factures
Un fois la commande prête, vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton "Ajouter une facture finale" dans la barre latérale orange.
De lors que vous avez cliqué sur ce bouton, votre commande devient une facture au statut de "Brouillon" que vous pouvez toujours modifier si vous le souhaitez.
4/ Validation et Envoi d'une facture Client
Votre facture s'affiche, et vous pouvez:
1 - Modifier, Supprimer, Réorganiser les lignes et propriétés de votre facture.
2 - Ajouter une ligne à votre facture
3 - En cliquant sur "Valider", votre facture passe automatiquement dans les factures en cours.
4 - En cliquant sur "Valider et fermer", vous retournez sur la liste des factures en cours.
5 - En cliquant sur "Valider et envoyer", une fenêtre s'affiche et vous pouvez envoyer votre facture depuis votre Koban.
6 - Enfin, vous pouvez exporter votre facture sous format Word, PDF et/ou Excel
Si vous souhaitez envoyer votre facture depuis votre Koban, il vous suffit de renseigner les champs demandés.
Votre facture sous le format PDF est déjà ajoutée automatiquement à votre mail.
Vous pouvez choisir d'ajouter une notion de priorité à votre facture en renseignant si c'est une priorité faible, normal, ou haute.
Vous pouvez cocher la case pour recevoir un accusé de réception.
Vous pouvez aussi ajouter des documents depuis votre Koban, comme des plaquettes ou des documents de factures clients, ou bien des pièces jointes directement depuis votre ordinateur.
Cliquez sur "Envoyez" pour que votre facture soit envoyée à votre destinataire.