Niveau de maîtrise : Intermédiaire
Niveau de droits : Utilisateur
Module : Gestion
1/ Enregistrer un règlement depuis une facture
La première solution consiste à enregistrer le paiement sur chaque facture.
A partir de la facture, une fois ouverte, vous avez plusieurs options. Pour renseigner un règlement/paiement, il faut :
Cliquer sur le bouton orange "Paiements" pour ajouter des paiements.
( Sur la copie écran ci dessous, bouton orange à droite)
Une fenêtre s'ouvre.
Si vous avez déjà ajouté un paiement en amont, il apparaîtra sous forme de liste dans cette fenêtre.
Sinon, vous pouvez ajouter un paiement en cliquant sur le bouton "Saisir un paiement"
Une autre fenêtre s'ouvre, et vous devez renseigner le champs demandés.
Vous pouvez renseigner:
- La date du paiement en vous aidant du calendrier
- Le montant TTC du dernier paiement effectué
- Le mode de règlement
- Ainsi que des commentaires sur le règlement.
Cliquez ensuite sur le bouton vert "Ajouter" pour que votre paiement soit ajouté à votre facture d'acompte.
Une fois que vous cliquerez sur le bouton "Paiement", vous verrez apparaître le paiement que vous avez renseigné.
Ce paiement est rattaché à la facture d'acompte nommé XXX, qui est elle même rattachée au bon de commande concerné.
2/ Enregistrer le paiement de plusieurs factures en même temps
Une fois familiarisés avec cette façon de faire, vous pouvez aussi payer plusieurs factures d'un coup.
Cette fois ci, rendez vous dans le menu Gestion > Factures échues
Sur la liste des factures échues, vous avez un bouton orange Paiements, cliquez dessus.
Vous êtes alors sur l'interface de paiement.
Pour bien comprendre cet écran :
Date de référence (1 en rouge dans l'écran ci dessus)
Par défaut, Koban affiche à la date du jour d'aujourd'hui les factures en cours (ou notées en paiement) dont la date est aujourd'hui ou les jours d'avant aujourd'hui.
Dans notre exemple, si vous changez cette date et si vous choisissez 31/10/2021, alors les factures du 31/10 et avant seront affichées
Afficher (2 en rouge ci dessus)
Ici vous pouvez n'afficher que les factures enregistrées par exemple en virement, ou en prélèvement.
Par défaut elles sont toutes affichées que que soit le mode de paiement.
Afficher les factures non échues (3 en rouge)
Ici vous pouvez décider d'afficher également les factures non échues à la date de référence, pratique si un client vous règle avant la date d'échéance de sa facture.
Enfin (4 en rouge ci dessus) vous allez pouvoir sélectionner en cochant plusieurs factures pour saisir un paiement de toutes les factures cochées en même temps.
NOTE : Les avoirs ne sont pas gérés par cette fonctionnalité, ils n'apparaissent donc pas dans votre fichier SEPA.
Pour la gestion des avoirs il faut saisir un paiement, si vous avez émis un remboursement à votre client, cela soldera alors votre avoir.
Vous trouvez la manipulation dans la courte vidéo ci dessous :
3/ Enregistrer le paiement de plusieurs factures payées en prélèvement
Ce cas d'utilisation est uniquement destiné à ceux d'entre vous qui génèrent leurs fichiers de prélèvements depuis Koban.
Quand vous passez vos factures au statut en paiement depuis Koban, après avoir généré le fichier SEPA, ces dernières s'incrémentent automatiquement avec une "référence de paiement prévu".
On retrouve cette référence par exemple ici, dans la liste de nos factures en paiement, en affichant la colonne Référence paiement prévu :
Pour saisir en une fois le paiement par prélèvement de toutes les factures du même prélèvement,, vous pouvez reprendre le paragraphe 2, filtrer sur la colonne Référence paiement prévu avec votre référence figurant sur votre relevé bancaire, et solder ainsi en une fois les factures contenues dans ce prélèvement.