Rendez-vous dans Paramètres > Général > Importer et cliquer sur Importer des données.



1/ Choix du fichier

Dans Type d'import, choisissez Facture. Sélectionnez votre fichier au format CSV. Attention ! Il convient de bien le préparer avant (voir ici). Choisissez dans le mode d'import si vous souhaitez uniquement insérer, uniquement mettre à jour ou insérer et mettre à jour des données (dans ce cas, c'est généralement uniquement de l'insertion).


Cliquez sur Enregistrer et suivant.



2/ Définir les colonnes

Dans cette section, vous allez décider pour chaque colonne de votre fichier à quoi elle correspond dans Koban.


Renseigner les colonnes de clé


Les colonnes de clés sont les colonnes de votre fichier permettant d'identifier de manière unique un compte dans votre fichier. Il s'agit par exemple du numéro de facture. Identifiez les colonnes correspondantes dans Koban.


Exemple :
Votre fichier contient des factures. La clé unique en toute logique est le numéro de facture. Dans ce cas, au niveau la colonne numéro de votre fichier, associez le à la colonne Koban Numéro grâce à la liste déroulante. Cochez également Clé.


Afin de savoir sous quel compte ranger la facture, il convient de le préciser. Dans ce cas, choisissez la colonne permettant de repérer de manière unique le compte et cliquer sur Compte clé.


Exemple :
Votre fichier contient des factures. La clé unique du compte en toute logique est le numéro comptable. Dans ce cas, au niveau la colonne code comptable de votre fichier, associez le à la colonne Koban Compte > Compte comptable grâce à la liste déroulante (cela peut être aussi Compte > Code si le code comptable est stocké dans le champ Code externe). Cochez également Compte Clé.


Renseigner la correspondance des champs


A ce niveau, identifiez toutes les colonnes ayant trait à la facture et les propriétés correspondantes dans Koban CRM, généralement la Date, le montant HT et le montant TTC.


Une fois cette opération effectuée, cliquez sur Enregistrer et Suivant.


3/ Valeurs par défaut

A ce niveau, vous pouvez associer des champs par défaut. Généralement, au niveau d'un import facture, il n'y a pas de valeur à positionner, à part le statut. Pour des factures soldées, positionnez Statut à la valeur CLOSED. Pour des factures en cours, positionnez Statut à la valeur PENDING. Cliquez ensuite sur Enregistrer et Suivant.



4/ Simulation

Cette étape permet de vérifier qu'il n'y a pas de problème de donnée : Liste déroulante avec des valeurs erronées, Champ numérique mal renseigné...



5/ Exécution

La dernière étape permet de vérifier si des éléments posent problème et d'importer les données correspondant à la facture.

Si vous avez positionné un montant HT et un montant TTC, les factures seront créées avec une ligne sans produit mais définissant le montant HT et le montant TTC.

Si votre import dure trop longtemps sans mouvement de la barre de progression (plus de 5 minutes), votre import a échoué.