Niveau de maîtrise : Confirmé

Niveau de droits : Administrateur

Module : Gestion/facturation

Formules : Toutes les formules



Vous avez la possibilité dans Koban de réaliser un export comptable fichier pour intégrer vos factures clients directement en tant qu'écriture comptable.


Les formats compatibles (à vérifier avec vos versions de ces différents logiciels) sont :

  • Cegid
  • InExtenso
  • Koala
  • Sage - au format PNM
  • Quadratus
  • Format standard FEC



1- Comptes comptables utilisés et paramétrages


Afin de garantir un export respectant votre plan comptable, il convient de renseigner les comptes comptables à utiliser pour chaque tiers (client), pour chaque taux de TVA et pour chaque produit.


Comptes comptables Produit


Chaque produit dispose d'un compte comptable à paramétrer. Pour cela, allez dans la fiche produit et remplissez le champ Compte Comptable.


Comptes comptables tiers


De la même manière, chaque compte dispose d'un compte comptable propre. Pour le paramétrer, allez dans la fiche du compte et remplissez le champ Compte Comptable.


Comptes comptables TVA


Afin de paramétrer les comptes comptables TVA, rendez-vous dans Paramètres > Général > Taux de TVA. 

Pour chaque taux, au niveau de la zone Comptes comptables TVA, cliquez sur Ajouter pour paramétrer un compte TVA correspondant à un taux de TVA.

Voici un exemple :


Paramétrage général


Enfin, vous pouvez également paramétrer le code du journal des ventes et le compte comptable général. Pour cela, allez dans Paramètres > Gestion Client > Export Comptable et paramétrez les zones correspondantes.

Important : pensez à bien enregistrer quand vous avez fini, vous restez sur la même page mais les données que vous venez de saisir sont bien enregistrées dans Koban.



Voici un exemple de paramétrage :



2 - Exporter vers un fichier comptable


Afin de lancer l'export d'un fichier comptable, rendez-vous dans Paramètres > Gestion Client > Export Comptable et cliquez sur le bouton rouge Exporter.

Sélectionnez 

1- l'année

2- le mois

3- la structure

à exporter dans la zone correspondante et cliquez sur Suivant.

ATTENTION : ne cochez pas la case Inclure les factures comptabilisées



La liste des factures à exporter s'affiche. 

Vous pouvez décocher les factures à ne pas exporter. 


Cliquez ensuite sur Exporter pour générer votre fichier.


Choisissez en haut à gauche

- le format de fichier (FEC est comptable avec la plupart des outils donc recommandé)

- le fait de marquer ou pas les factures comme comptabilisées

(si vous cochez, lors du prochain export du même mois elles n'apparaitront pas par défaut, pour ne pas les re-exporter)

- Cochez Exporter les périodes si vous utilisez le module contrat et que votre comptable vous demande également les périodes facturées (optionnel)

Notre conseil :

Si c'est votre première fois, ne cochez pas "Marquer les factures comme comptabilisées" afin de faire vos tests sereinement.

Lorsque vos tests seront concluants, vous pourrez refaire tranquillement la manipulation cette fois en cochant la case !





Koban génère le fichier en bas de votre écran, vous n'avez plus qu'à le récupérer et le transmettre à votre expert comptable.