Niveau de maitrise : Confirmé
Niveau de droits : Administrateur, Marketing (création et modification)
Module : Koban Marketing






Nous allons voir comment créer et paramétrer un scénario de Marketing Automation.



1/ Création d'un scénario de Marketing Automation


Pour créer le scénario, allez dans "Paramètres" > "Marketing" > "Automatisation Marketing"




Vous accédez à la page d'automatisation Marketing



1- Score pour qu'une piste devienne qualifiée. Pour modifier le score, il vous suffit de cliquer sur le score pour en modifier la valeur

2- Automatismes liés au piste. Pour plus d'information : Automatisme sur actions

3- Bouton permettant de ajouter un nouvel scénario de Marketing Automation

4- Ensemble des scénarios de Marketing Automation déjà créés

5- Visualisation de l'état des scénarios "Actif" ou "Non actif"



Pour créer un scénario, cliquez sur le bouton "Ajouter un scénario", renseignez le libellé que vous souhaitez puis cliquez sur "Ajouter et ouvrir"





2/ Paramétrage d'un scénario de Marketing Automation

Vous arrivez sur l'écran de paramétrage du scénario.



Les boutons permettent d'ajouter des étapes dans le scénario :

1- Envoi d'un email Template HTML

2- Envoi d'un email One to One (voir cet article pour plus d'informations : Créer un scénario de sales automation)

3- Envoi de SMS

4- Envoi d'un email avec en pièce jointe un document PDF intégrant une fusion de champs (prestation sur mesure. Nous contacter si vous êtes intéressé)

5- Etape de temporisation

6- Lancement d'un autre scénario

7- Création d'une action à un utilisateur

8- Etape de comportement en fonction de critères (score, tags ...)

9- Bouton permettant de finir le scénario

10- Suppression du scénario



A/ Définir le démarrage du scénario

Il s'agit de définir un ou plusieurs points de départ pour ce scénario. Ici nous avons déjà un point de départ "Quand le formulaire Inscription Particulier est rempli".
Néanmoins, nous pouvons ajouter d'autres points d'entrée dans le scénario via le lien "Ajouter une source".

En cliquant dessus, nous avons une fenêtre contextuelle nous proposant plusieurs choix en listes déroulantes.

Il suffit de saisir les informations que vous souhaitez puis de cliquer "Ajouter". Nous allons choisir "Téléchargement de document".


Le scénario a maintenant 2 points de départ.

Vous pouvez en ajouter autant que vous souhaitez.


Une fois que vous avez défini le point de départ de votre scénario, vous allez pouvoir paramétrer le comportement de votre scénario : faire des pauses, envoyer un mail, analyser des comportements et effectuer des actions en fonction du comportement ...

Nous allons voir comment ajouter ces différentes étapes. A vous de voir dans quel ordre vous souhaitez les déployer !


B/ Définir une étape Email

Pour ajouter une étape de type envoie d'Email, il suffit de cliquer sur l'icône Email qui vous intéresse (envoi marketing ou plutôt commercial ?)




Si vous choisissez un envoi Email Template HTML, une étape Email apparaît sous l'action précédente. Il faut maintenant la paramétrer. Pour cela, cliquez sur la roue crantée à droite de l'étape.

Une fenêtre s'ouvre.


Dans le paramétrage de cette étape Email, vous allez pouvoir :

1- Changer son libellé

2- Choisir le Template email que vous souhaitez envoyer (consultez les articles en référence pour le Template email : Créer un template d'e-mailing et Paramétrer et personnaliser un template E-mailing)

3- Enregistrer les modifications ou éventuellement supprimer l'étape



C/ Définir une étape d'envoi SMS

Comme son nom l'indique vous pourrez envoyer un SMS directement dans le scénario.


Cliquez sur l'icône SMS, une étape SMS apparait et cliquez ensuite sur la roue crantée pour paramétrer l'étape.




Vous pourrez :

1- renommer l'étape

2- choisir un expéditeur pour le SMS

3- rédiger votre texte


Avant de paramétrer une étape SMS, assurez-vous d'avoir lu cet article : Créer une campagne SMS



D/ Définir une étape de temporisation

Une étape de temporisation permets d'attendre un délai avant d'enchainer sur une autre action.


Pour ajouter cette étape, cliquez sur le bouton de temporisation (1). Cela fait apparaître l'étape sous l'action précédente (2).


Pour paramétrer le temps de pause, cliquez sur la roue crantée.

La fenêtre de paramétrage s'ouvre.




Vous pouvez :

1- Changer l'intitulé de l'étape

2- Définir une durée de pause (exprimée en heure - par exemple : 30 min = 0,5 h)

3- Ou d'attendre un moment précis

4- Enregistrer ou supprimer l'étape



D/ Définir une étape de changement de scénario

Avec cette étape (qui a plutôt vocation à être en fin de scénario), vous pourrez envoyer les contacts vers un autre scénario.


En cliquant sur l'icône Scénario, vous ferez apparaitre une étape "Lancer un scénario".



Cliquez sur la roue crantée pour paramétrer cette étape :



1- Changement du nom de l'étape

2- Choix du scénario dans lequel vos contacts seront envoyés



E/ Définir une étape d'action

Avec cette étape, vous allez pouvoir créer une action à un utilisateur (relance téléphonique, prospection physique, relance de facture ...)


Cliquez sur l'icône pour ajouter l'étape



Tout comme les autres étapes, cliquez sur la roue crantée pour paramétrer l'étape



1- Changer le nom de l'étape

2- Choix du type d'action à créer

3- Nom de l'action qui sera créée

4- Soit vous ne sélectionnez personne et Koban affectera à la personne responsable de la fiche, soit vous affectez l'action à un utilisateur spécifique

5- Quand est-ce que l'action sera créée. Par exemple, 0 jours = le jour même ou 7 jours = création de l'action 7 jours après cette étape

6- Alerte de l'utilisateur par email lorsque l'action est créée

7- Clôture directement l'action


F/ Définir une étape d'analyse de comportements

Une étape d'analyse de comportements permets de conditionner la prochaine action à effectuer.


Pour ajouter cette étape, cliquez sur le bouton d'analyse de comportement (1). Cela fait apparaître l'étape sous l'action précédente (2).


Sur cette étape, il y a deux paramètres à configurer :

 - La condition : roue crantée après le "Si"

 - L'action : roue crantée après le "alors"


Quand vous cliquez pour paramétrer la condition, vous allez pouvoir agir à différents niveaux :

1- le type de comportement que l'on souhaite analyser

2- la valeur de ce comportement


Une fois que vous avez défini vos critères, enregistrez.

Ces informations apparaissent à coté de la condition "si" et vous pouvez rajouter d'autres valeurs si besoin



Il faut ensuite définir l'action qui en résultera en cliquant sur la roue crantée à droite de "alors".

Vous pouvez paramétrer le type d'action à effectuer (1) et choisir le Template à envoyer (2).



Cette étape est paramétrée. Vous pouvez en cumuler autant que vous voulez.



Une fois que votre scénario est établi, vous pouvez le finir.



G/ Finir un scénario de Marketing Automation

Pour cela, cliquez sur l'icone Fin.


Cela aura pour effet de clôturer le scénario. Une étape finale apparaît (1), les boutons d'ajout d'étape disparaissent (2) et un bouton activer apparaît en haut à droite (3). Ce bouton permet d'activer le scénario et le rend effectif.


Si vous souhaitez encore apporter des modifications, cliquez sur la croix à coté de l'étape Fin pour réactiver les modifications.

Sinon, cliquez sur "Activer". Vous reviendrez sur la page de visualisation des scénarios et celui-ci sera noté comme actif.