Niveau de maîtrise : Intermédiaire
Niveau de droits : Utilisateur
Module : Gestion
La notion de contrat dans Koban est intimement liée à un bon de commande validé par votre client.
Dans quel cas se servir des contrats dans Koban ?
Vous réalisez une première facture pour une durée donnée, contractualisée avec votre client : 1 an, 6 mois...
A la date d'échéance, vous allez renouveler ce contrat et envoyer la même facture (ou une facture quasiment identique).
Vous avez besoin de
- vérifier les dates d'échéance des contrats qui approchent
- générer de manière simplifiée chaque facture lors du renouvellement
Dans cet article, je vous propose une procédure à suivre lorsque vous venez de valider une commande qui fait justement l'objet d'un contrat.
Préalables :
- Votre produit doit être coché comme Contrat dans sa fiche produit
- Le bon de commande doit avoir été préalablement créé et validé (commande en cours).
- Le module contrat doit être ouvert : pour cela, consultez la personne qui administre Koban au sein de votre société ou contactez notre assistance.
1/ Votre bon de commande doit être validé
Lorsque vous validez la commande, un menu orange apparaît sur la droite du bon de commande. Dans ce menu, vous voyez le menu Contrat.
2/ Générer le contrat à partir de la commande
Avant de réaliser votre première facture, je vous conseille de créer le contrat.
Pour cela : cliquez sur le menu orange Contrat.
Une fenêtre pop up s'ouvre dans Koban. Il vous faut renseigner
- le nom du contrat
- la date de début du contrat
- la date de fin de contrat
- cliquer sur Ajouter
Attention : la date de fin correspond en réalité à la date à laquelle vous souhaitez ou devez générer la prochaine facture.
Donc si vous facturez mensuellement, la date de fin doit être saisie à J + 1 mois par rapport à la date de début, même si votre contrat est sur 1 an, ou plus !
3/ Compléter le contrat
Le contrat s'ouvre dans votre page Koban.
Je vous conseille de vérifier et/ou compléter la périodicité, le montant... et le cas échéant d'enregistrer le contrat signé par votre client dans le fil à droite de votre écran.
Quelques notes :
- Le menu bleu détail vous donne le détail des lignes produits que vous retrouverez à chaque fois que vous facturerez le contrat, donc à chaque nouvelle échéance. Pour gagner du temps, vous pouvez entrer dans le détail et compléter la ou les lignes de produits.
- Solder met fin à un contrat en cours, vous ne pourrez plus le renouveler - Utilisez ce bouton quand vous êtes vraiment sûr que vous souhaitez arrêter un contrat.
Pour afficher le détail, c'est à dire la liste des produits qui seront dans vos factures à chaque renouvellement, cliquez sur Détail.
Dans le commentaire/descriptif, du produit, vous pouvez faire apparaître automatiquement les dates de la période de facturation, en saisissant : Facturation pour la période du [[!ContractFrom]] au [[!ContractTo]]
4/ Générer la première facture du contrat
Pour générer la première facture (celle de la période en cours), cliquez sur Renouvellements.
La première période apparaît sur la première ligne. Vous pouvez directement cliquer sur Créer la facture.
>> Votre facture se crée en mode brouillon, avec le détail des lignes produits tel que défini dans le contrat.
>> C'est une facture classique dans Koban vous pouvez donc encore la compléter et la modifier
>> pensez à la valider pour incrémenter automatiquement la numérotation de facture, et faites la parvenir à votre client.
5/ Anticiper le renouvellement
Depuis la facture validée, vous devez revenir au contrat (le lien est actif sur la partie en haut à gauche de votre facture).
Vous revenez au contrat
>> Cliquez sur Renouvellements puis dans la fenêtre ouverte cliquez sur Renouveler.
Koban vous propose la prochaine période automatiquement (vous pouvez la modifier).
>> Cliquez sur Enregistrer.
La prochaine date d'échéance est enregistrée sur votre contrat.
Vous pouvez vérifier en cliquant de nouveau sur Renouvellements :
6/ Voir les contrats en cours
Le menu Gestion / Contrats vous permet à tout moment d'afficher la liste des contrats en cours, avec en outre les dates d'échéance.
Dans cette liste, les contrats surlignés en rose sont ceux dont la date d'échéance est dépassée sans que vous ne les ayez renouvelés.
