Niveau de maîtrise : Intermédiaire
Niveau de droits : Administrateur
Module : Marketing
Formules : Pro et Entreprise
Nous allons voir comment créer et paramétrer un scénario de Sales Automation.
Le principe du sales automation est très proche d'un scénario de marketing automation. La différence principale réside dans le fait que, dans un scénario de sales automation, con simule une prise de contact directe par le commercial.
L'objectif de ce scénario sera de déclencher une réaction d'un prospect afin que le commercial reprenne la main ''pour de vrai'' sur le lead.
Notez que le commercial qui "envoie officiellement" les emails doit impérativement disposer d'une licence Koban.
Dans un scénario de Sales automation, le mail envoyé n'a donc pas de mise en forme particulière, il est très simple avec du texte et la signature du commercial. On appelle ces mails des "Mails One to One"
On est vraiment dans un mail qui aurait pu être envoyé manuellement par le commercial sauf que... c'est automatisé et que le commercial n'a rien à faire !
1 - Autoriser l'adresse email expéditeur
Note : même si le mail du commercial a préalablement été validé dans un usage CRM, vous devez enregistrer son email dans les adresses mail expéditeur des options emailings.
2- Paramétrer la signature email du commercial
Lorsque l'on paramètre le contenu du mail que l'on veut envoyer (voir les étapes suivantes), Koban va aller chercher automatiquement la signature mail du commercial, utilisateur Koban, telle que paramétrée dans son profil.
Nous vous renvoyons donc ici au support : Paramétrage de la signature mail
3- Création d'un scénario de Sales Automation
3-1- Création et nom du scénario
Pour créer le scénario, allez dans "Paramètres" > "Marketing" > "Automatisation Marketing"
Vous accédez à la page d'automatisation Marketing
Pour créer un scénario, placez vous dans la zone "Scénarios Marketing" et cliquez sur le bouton "Ajouter un scénario".
Renseignez le libellé = le nom de votre scénario (soyez le plus précis possible) puis cliquez sur "Ajouter et ouvrir"
Dans le cadre d'un scénario de Sales Automation, nous allons principalement utiliser ces 2 boutons :
- le bouton rouge "Bulle" permet de créer un email 1 to 1, c'est à dire un email simple sans mise en forme qui, au moment de l'envoi, viendra récupérer en pied de page la signature email de l'expéditeur utilisateur de Koban
- le bouton orange "Horloge" permet de gérer les pauses
3-2- Utilisation de l'étape "Email One to One"
Nous allons dans un premier temps ajouter une étape d'email simple One to one.
Vous allez soit le glisser au niveau de l'étape de début comme on le voit ci-dessous
ou alors vous pouvez faire un clic droit sur l'étape Début et choisir Ajouter une étape
Le paramétrage de l'email One to One va se faire comme suit :
- Libellé : il s'agit du nom de l'étape pour vous, donc vous pouvez laisser Email 1 to 1 ou personnaliser par exemple avec "Mail de premier contact"
- Objet : il s'agit de l'objet du mail tel que le recevra votre destinataire, soyez bref et pertinent, et n'oubliez pas que c'est le commercial qui écrit directement, il faut que le message soit simple et direct
- Message : il s'agit ici du contenu de l'email envoyé... les conseils de la ligne Objet sont également valables !
- De : vous avez ici 2 possibilités
- soit vous laissez la ligne vide : dans ce cas le mail sera envoyé de la part du commercial, utilisateur de koban, affecté au compte/contact dans Koban, avec sa signature mail
- soit vous forcez Koban à envoyer de la part d'un email expéditeur défini comme ci-dessous
- De (Nom) : si vous avez sélectionné un email expéditeur précis, vous pouvez préciser ici le nom de l'expéditeur (ici dans l'exemple on a mis "Notre équipe Inked"
- Envoyer entre : ici vous pouvez paramétrer de n'envoyer cette étape de mail que entre 2 horaires définis (en général en journée puisqu'on simule l'envoi par un commercial)
- Terminez en cliquant sur le bouton bleu Enregistrer.
La première étape est bien enregistrée .
Vous pouvez compléter à ce moment là votre étape d'email One to One en
- insérant une image dans le corps même du mail
- ajoutant une pièce jointe à envoyer avec le mail
Pour cela, faites un clic droit sur l'étape du mail et cliquez sur Montrer les informations de l'étape
En ouvrant de nouveau l'email paramétré, vous avez accès à 2 nouvelles possibilités
- Pour insérer une image (elle doit être déjà à la bonne dimension avant d'être insérée)
Cliquez dans le corps du message sur l'icône image proposée
Allez chercher sur votre ordinateur le fichier image en cliquant sur Sélect fichier (ne renseignez pas Image URL) et cliquez sur le bouton bleu Insert Image
L'image vient apparaître dans le corps de votre mail
Pensez à valider en cliquant sur Enregistre en bas à droite de la fenêtre.
- Pour lier une pièce jointe à envoyer avec le mail
Rendez vous tout en bas de la fenêtre du mail et cliquez sur le bouton + bleu "Pièces jointes au mail"
Via le bouton Sélect fichier, allez chercher la pièce à joindre sur votre ordinateur.
Une fois que vous avez choisi votre fichier, Koban le charge et il apparaît en pièce jointe comme ci-dessous
Vous pouvez répéter l'opération en re cliquant sur le + pour ajouter d'autres pièces jointes.
Pensez à valider en cliquant sur Enregistre en bas à droite de la fenêtre.
Il va falloir maintenant créer la 2° étape qui sera une pause
3-3- Utilisation de l'étape "Pause"
Pour ajouter une étape de pause, faites comme plus haut un glisser déplacer de l'icône orange de pause (horloge).
Cliquez sur le bouton de paramétrage pour configurer cette pause.
Vous allez pouvoir :
- Changer le libellé de cette pause
- Paramétrer la durée en H
- Paramétrer la durée en J
- Paramétrer une date de pause.
- Enregistrer
3-4- Finir le scénario
Terminez le scénario avec une étape de Fin (drapeau)
Cela aura pour effet de clôturer le scénario.
Ce bouton rend possible le fait d'activer le scénario.
Si vous souhaitez encore apporter des modifications, opérez un clic droit sur les étapes à modifier et modifiez le paramétrage.
3 - Simuler et activer le scénario
Avant d'activer votre scénario, nous vous conseillons très fortement de le tester.
En haut à droite de votre fenêtre, vous avez 3 boutons :
"Simuler" = cliquer sur ce bouton pour lancer la simulation de votre scénario, une fenêtre s'ouvre, choisissez le type de contact sur lequel vous souhaitez simuler (Compte, contact ou piste), puis choisissez un contact.
Une fois le contact choisi, la simulation se lance automatiquement sur les étapes une par une. A chaque étape, si celle ci est correcte, elle apparaitra en VERT avec un bouton "EXECUTER" pour lancer l'étape suivante.
Pour les étapes "SI", la simulation vous propose de
Votre scénario n'a pas besoin d'être actif pour lancer une simulation.
ATTENTION !
Vérifiez au préalable que votre contact existe bien dans votre base, qu'il est bien OPTIN et que son email (et téléphone mobile pour les étapes SMS) est bien valide. Vérifiez également que votre contact n'est pas coché "désinscription email". Les mails et SMS sont réellement envoyés sur les contacts test lors de la simulation. Il est de votre responsabilité de bien tester vos scénarios avant de les activer !
"Activer" = cliquer sur ce bouton pour activer votre scénario. Lorsque vous activez un scénario, vous êtes redirigé vers la page générale Automatisation Marketing et votre scénario apparaît coché "actif" dans la liste des scénarios. Cliquez sur le libellé d'un scénario pour l'afficher. Votre bouton est maintenant "Désactiver". Vous pouvez à tout moment activer ou désactiver votre scénario.
ATTENTION !
Si vous avez des automatismes programmés sur vos points d'engagement pour envoyer vos contacts dans un scénario, ils peuvent à tout moment entrer dans votre scénario.
"Supprimer" = cliquer sur ce bouton pour supprimer votre scénario. ATTENTION ! Cette action est irréversible.
"Désactiver" = cliquer sur ce bouton pour suspendre l'activité du scénario. Cette action ne sort pas vos contacts de votre scénario en cours. Vos contacts restent dans le scénario à l'étape où ils étaient lors de la désactivation, cela peut être pratique pour apporter des corrections et/ou modifications puis relancer ensuite votre scénario.
Nous vous recommandons vivement de travailler et schématiser votre scénario avant de vous lancer dans son paramétrage dans Koban.
Maintenant que votre scénario est configuré et actif, il va falloir intégrer des personnes à ce scénario. Consulter notre assistance pour démarrer un scénario de Sales Automation