Vous gérez des contrats avec une date d'échéance.

Votre besoin : planifier une action x jours avant la date d'échéance pour être sûr de rappeler les clients avant la date limite.


Exemple d'application :

Un de nos clients vend des abonnements annuels.

30 jours avant la date d'échéance, il souhaite que le commercial responsable du compte prenne contact avec le compte pour valider qu'il souhaite bien renouveler. Il veut donc que chaque commercial se voir planifier une tâche 30 jours avant, qu'on appellera "Contacter pour le renouvellement de contrat". Cette tâche doit apparaître dans le semainier et l'agenda de Koban.


1/ Accéder au paramétrage de l'automatisme


L'accès se fait via le menu Paramètres > Gestion clients > Options contrats

Voici par défaut l'écran que vous affichez :

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Nous allons programmer ensemble l'automatisme, voici la manière de le renseigner :
- Cliquez sur Ajouter un automatisme
- Renseignez les champs
- Cliquez sur Enregistrer

Notez que si je ne précise aucun utilisateur en particulier, l'action sera affectée à l'utilisateur en charge du compte. Cela nécessite évidemment que le compte soit bien, en amont, affecté à un utilisateur.

L'action peut également être affectée à un utilisateur précis, qui est la personne en charge du suivi administratif.


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Le mécanisme est désormais en place.



Vous allez maintenant demander à Koban de vous générer cette action 30 jours avant la date de fin de contrat (ou 15, 45, bref comme vous voulez !)


Sur la ligne où est écrit "Lancer l'automatisme", cliquez sur le zéro, renseignez le nombre de jours souhaités, et cliquez sur Entrée.

L'enregistrement est opérationnel tout de suite.



2/ Quels automatismes possibles ?


Lorsque vous renseignez l'automatisme, vous voyez que vous avez différents choix :

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A vous de tester en fonction de ce que vous souhaitez faire.