Koban permet à travers son module emailing, d'envoyer des campagnes emails à vos destinataires.

L'emailing est devenu avec les années (et les abus) un outil très contrôlé et dont l'utilisation pré suppose le respect de certaines règles de base, que nous vous détaillons ci-dessous.

La qualité de votre utilisation de l'emailing (et par extension du marketing automation) est donc désormais contrôlée étroitement par nos services, pour vous protéger en tant qu'émetteur et nous protéger en tant qu'éditeur de logiciel.

Vous trouverez donc dans cet article

- les indicateurs de contrôle de la qualité de vos envois monitorés et contrôlés par notre équipe, et qui définissent directement votre possibilité d'utiliser nos services d'envoi

- les bonnes pratiques à mettre impérativement en place pour pouvoir utiliser sereinement nos services

Les contrôles assurés par Koban sur vos campagnes emails

Nous monitorons les mails non délivrés ainsi que les plaintes effectuées sur chaque envoi d'email.

Dans le cas où un taux important de mails sont non délivrés, un email d'alerte vous est envoyé. Vous devrez alors vous mettre rapidement en conformité.

Indicateur Nombre d'emails invalides

Cet indicateur est calculé sur chaque campagne en cours d'envoi.

Il doit impérativement se situer en dessous de 5%.

Passé ce seuil, l'utilisation des services d'emailing et de marketing automation est automatiquement suspendue.

Indicateur Taux de plainte

Cet indicateur est calculé chaque jour sur les 5 derniers jours d'utilisation.

Si ce taux est supérieur à 0.03 %, votre compte sera mis "sous surveillance"

Si ce taux est supérieur à 0.05 %, votre capacité d'envoi d'emailing sera suspendue temporairement. Cela ne concerne évidemment pas les emails transactionnels (envois de devis, factures...).

Si votre base est vraiment d'une trop mauvaise qualité, nous vous contactons pour que vous procédiez à un nettoyage via un outil externe à Koban (voir ci-dessous).

Les adresses emails de vos destinataires doivent être valides et de qualité, et vérifiées avant d'entrer dans Koban

Votre base d'email doit être la plus récente et la plus valide possible. En effet, si vous envoyez des emails à trop de destinataires dont les emails sont invalides, ce comportement est repéré par les fournisseurs d'adresses emails et vous serez automatiquement catalogué comme spammer (ils considèrent que vous envoyez à des personnes que vous ne connaissez pas) !

Comme expliqué ci-dessus, votre compte pourra être suspendu si vous dépassez le seuil de 5% de mails invalides.

Si vous avez acquis vos emails grâce à des formulaires d'inscription, vos emails seront probablement de bonne qualité (surtout si vous confirmez via un envoi en double opt-in).

Si vous avez inséré une liste d'emails provenant d'un fichier en interne ou d'un autre outil que vous utilisez, danger ! Il vous faut au préalable vérifier vos adresses emails grâce à des petits outils gratuits comme maillist validator, ou bien mieux des outils certes payants mais plus précis et très abordables comme Captain Verify.

Si vous étiez tenté par un import de fichier acheté, nous ne pouvons que vous déconseiller cette action : les contacts ne sont en général par Optin (ils n'ont pas explicitement autorisé votre société à leur envoyer des emails promotionnels) et les adresses emails sont souvent peu qualitatives et pas vérifiées. Vous risquez donc au mieux le blocage, au pire les plaintes.

Délivrabilité : que permet Koban et comment ça marche ?

Les envois des emails dans le cadre de l'emailing (Module Emailing de koban et Module des Scénarios marketing) sont soumis à la délivrabilité « standard » du provider Amazon et donc à des variabilités concernant les IPs publiques amazon (utilisées par des milliers de client à travers le monde).

Vos destinataires doivent vous avoir autorisé au préalable à leur envoyer des emails de promotion (Optin)

Lorsque vous envoyez un email à un n'importe quel compte ou contact ou piste de votre base présente dans Koban, celui-ci doit avoir explicitement donné son accord. Vous pouvez le demander par exemple sur un formulaire d'inscription sur votre site internet. On dit que les destinataires ont donné leur Optin.

Si la loi a été plus stricte avec les sociétés travaillant en B to B au début, c'est maintenant terminé : même vos contacts sollicités dans le cadre de votre activité BtoB doivent être Optin.

Cet accord Optin est formalisé dans la fiche de la personne par la case Optin cochée dans le widget de protection des données.

Tout compte/contact/piste non Optin dans Koban sera de fait exclu de vos envois de campagnes emailings et scénarios.

En cas de plainte par un de vos destinataires, l'équipe technique pourra vous demander la preuve d'optin.

N'oubliez pas que vos destinataires sont très sollicités. Recevoir un email promotionnel d'une entreprise qu'on ne connait pas est désagréable pour bon nombre d'internautes et cliquer sur le bouton "ceci est un SPAM" dans sa messagerie est très facile.

Chez Koban, nous militons pour des envois ciblés à des destinataires qui vous connaissent, c'est à dire ceux que vous avez acquis grâce à Koban Marketing et aux formulaires d'engagement !

L'import de contacts n'ayant pas donné leur accord est donc à bannir si vous souhaitez leur envoyer des emailings commerciaux. Ils ne sont pas cochés Optin et seront donc exclus de vos destinataires.

Re-Demandez régulièrement une confirmation d'Optin

Une partie de vos contacts et de vos pistes ne vont pas interagir avec vos équipes, alors que ce sont peut être des prospects et qu'ils sont Optin.

Rappelez vous que vous ne pouvez conserveur leurs données que pendant une durée maximum (le maximum étant de 3 ans) s'il n'y a pas d'interaction avec vous. (On rappelle ici que si vous appelez le client via une campagne de phoning, ce n'est pas une interaction !)

Pensez à régulièrement requêter vos contacts sur la date de dernière interaction, et à renvoyer un email de Re-Optin.

Vos contenus doivent respecter la réglementation

Attention à votre contenu !

Evitez d'envoyer des emails avec un titre que les fournisseurs d'accès à internet vont repérer. Les titres "Promotion !", "Soldes", "Gratuit !" sont dangereux et peuvent être considérés comme du SPAM.

Un email comportant uniquement une grosse image peut également occasionner une délivrabilité plus faible.

Tout contenu ne respectant pas la législation (offensant, à caractère sexuel, politisé...) est rigoureusement interdit sur Koban.

Des outils (voir un peu plus bas) vous permettent de tester votre email avant envoi afin de vous assurer que tout va bien.

Vous devez faire figurer de manière explicite un lien de désinscription et la raison d'envoi

Tout destinataire doit pouvoir facilement et rapidement se désinscrire, c'est à dire indiquer qu'il ne souhaite plus recevoir d'emails de l'emetteur. 

Ca tombe bien, l'éditeur de modèles d'email Koban dispose de ce lien de désinscription par défaut.

Vous avez également la possibilité de paramétrer un accès à une page de préférences.

Quand une personne est désinscrite des emails, alors elle ne peut plus faire partie des expéditeurs des campagnes emailings et des envois automatisés des scénarios.

Par ailleurs, vous devez dans votre pied de page de mail faire figurer très explicitement et de façon lisible (donc pas d'écriture de très petite police par exemple) les raisons pour lesquelles la personne reçoit cet email.

Par exemple, vous pouvez saisir une phrase de ce type "Vous recevez cet email car vous êtes inscrit à la newsletter de veille commerciale et marketing destinée aux PME et TPE".

Utilisez des emails expéditeurs contenant votre nom de domaine et paramétrez correctement votre nom de domaine

Dans les options emailings de Koban, vous pouvez renseigner une ou plusieurs adresses emails qui seront expéditrices de vos campagnes emailings ou scénarios.

Ces adresses mails doivent être des mails de votre compagnie, autrement dit elles doivent avoir le format contenant votre nom de domaine. Exemple : robert@monentreprise.com

Sont donc à bannir les emails expéditeurs en gmail.com, et autres messageries !

Par ailleurs:

Vous devez authentifier Koban auprès de votre nom de domaine sous peine de mauvaise notation par les filtres anti-spam. Positionnez une entrée SPF et une authentification DKIM en vous rendant sous Paramètres > Options EMailing.

Les manipulations vous sont détaillées dans cet article : Paramétrer les emails expéditeurs

>>> Si vous n'avez pas paramétré votre nom de domaine, les envois de vos emails pourront être au mieux spammés, au pire bloqués.

>>> Si vous ne savez pas réaliser cette manipulation, sollicitez le support de Koban qui vous aidera.

Testez vos emails

Avant chaque envoi, testez vos emails.

• Envoyez vous un email de test afin de vérifier la mise en plage, l'orthographe et que tous les liens fonctionnent
• Utilisez des validateurs en ligne comme Mail-tester : https://www.mail-tester.com/. Cela vous permettra de vérifier votre authentification, votre contenu et si des liens ne fonctionnent pas.

Ces quelques règles vous permettront d'assurer la meilleure délivrabilité possible à vos campagnes emails. Et n'oubliez pas : Envoyer un email à quelqu'un qui ne l'a pas demandé génère souvent un très faible taux d'engagement ou au pire une plainte pour SPAM.