Vous avez importé une base contenant des emails dans Koban.
Ces mails sont sur vos comptes ou sur vos contacts.
Avant de lancer votre première campagne email, vous devez impérativement vérifier la qualité de ces emails, sous peine de vous retrouver « black listé », vous et votre nom de domaine… Autant vous dire que c’est vraiment dangereux et qu’on ne pourra pas faire grand-chose pour vous aider.
Voici donc, pour anticiper, une manipulation certes pas très agréable mais vraiment importante à réaliser avant de vous lancer.
Note : si vous le souhaitez, notre équipe technique peut exécuter cette prestation pour vous, le tarif dépend de votre fichier à importer, demandez un devis directement au support ou au commercial qui s'occupe de votre dossier.
1/ Importez votre base comptes puis contacts
Voyez pour cela l'article de notre support sur ce lien :
2/ Créez vos requêtes comptes et contacts avec email
Une fois que vous terminé votre import, vous allez réaliser 2 requêtes
- Une requête sur les comptes dont l’email n’est pas vide
- Une requête sur les contacts dont l’email n’est pas vide
Voici comment faire :
Créer la requête avec un seul critère : Email n’est pas vide
Lors du paramétrage des colonnes, ne laisser en colonne affichée que la colonne Email
(Si vous n'avez jamais fait de requête, rendez-vous sur l'article de notre support : https://koban.freshdesk.com/solution/articles/6000049084-cr%C3%A9er-une-requ%C3%AAte-sur-les-comptes-partie-1-cr%C3%A9ation-des-filtres-crit%C3%A8res- )
Enregistrer la requête
L’ouvrir et l’exporter sous excel, l’enregistrer sous excel avec un nom du type « export koban – comptes colonne email » ou « export koban – contacts colonne email »
Finir la manipulation en l'enregistrant sous un format csv séparateur point virgule.
3/ Téléchargez le logiciel mailist validator
Rendez vous sur le site ci-après pour le téléchargement : http://www.commentcamarche.net/download/telecharger-34058533-maillist-validator
4/ Intégrez la requête sur les comptes dans mailist validator
Pour cela, vous allez d'abord créer une nouvelle liste que vous nommerez avec le nom que vous souhaitez.
Ici, nous allons la nommer Test janvier 2017.
Dans Mailist Validator, cliquez sur File puis New List.
On vous demande de nommer cette liste : saisissons ici Test janvier 2017.
Cliquez ensuite sur OK.
La nouvelle liste créée s'affiche dans votre menu de gauche.
Nous allons insérer dans cette liste notre fichier Excel préparé depuis notre requête.
Voici comment procéder :
Cliquez de nouveau sur File puis sur Load List (nous allons charger une liste).
Suivez bien le paramétrage de l'écran ci-dessous et cliquez sur Continue.
Sélectionnez sur votre ordinateur le fichier au format csv et cliquez sur Ouvrir.
Finaliser l'import en respectant bien l'écran ci-dessous et cliquez sur OK.
L'import se lance et le logiciel vous indique le nombre de lignes, donc d'emails qu'il a importés et qu'on pourra donc vérifier.
Votre liste est désormais remplie et vous voyez s'afficher les différents emails qui la composent.
5/ Lancez l’analyse sur les comptes dans Mail List Validator et exportez la liste
Pour lancer l'analyse, voici comment faire :
Cliquez sur Start dans le menu du haut.
Vous verrez que le logiciel démarre son travail, patientez pendant qu'il analyse jusqu'à ce qu'une fenêtre s'ouvre pour vous annoncer la fin de l'analyse.
Dans cette fenêtre cliquez sur OK.
Voici le résultat d'une analyse :
Vous verrez en général 3 types de résultats : les Address OK, les Address BAD et les unable to check.
Ce sont les Address BAD qui nous intéressent : nous allons les ré-importer en signalant à Koban que les emails sont invalides, pour que toute campagne que vous lancez ne parte pas sur ces mauvaises adresses.
Nous allons donc exporter la liste des emails remontant comme Address BAD.
Cliquez sur File > Save List
Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez seulement les Bad emails comme sur cette capture écran et validez :
Une fenêtre s'ouvre, qui va vous permettre d'enregistrer ce fichier de mauvaises adresses.
Saisissez le nom que vous souhaitez donner à ce fichier et gardez le format proposé (Text files en .txt).
Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez fermer Mail List Validator maintenant.
Nous allons compléter le fichier des mauvais emails et l'importer dans Koban sous forme de mise à jour.
6/ Ré importez la liste dans Koban sous forme de Mise à jour
Pour cela, nous allons d'abord compléter et préparer le ficher d'import.
le fichier généré par Mail List Validator est au format .txt.
Commencez donc pas ouvrir le logiciel Excel.
Dans Excel, cliquez sur Ouvrir, et allez chercher votre fichier. Pour le trouver, vu qu'il est en .txt, pensez à compléter comme sur l'écran ci-dessous la recherche des formats de fichiers, sinon vous ne le trouverez pas !
Sélectionnez votre fichier et cliquez sur Ouvrir.
Dans la fenêtre suivant, qui permet à Excel de transformer votre fichier txt et fichier xls, cliquez simplement sur Terminer.
Votre liste d'emails apparait sur une colonne à gauche.
Ajouter dans la première ligne
- le nom de la colonne A : email
- le nom pour la colonne B : email invalide
- dans la colonne B : mettez la valeur 1 à toutes les cellules de la colonne
Enregistrez votre fichier sous forme de csv avec séparateur point virgule.
Ouvrez le avec le bloc note pour l'enregistrer avec un encodage utf-8 et supprimer le cas échéant la dernière ligne si elle est vide.
Le fichier d'import est prêt pour Koban.
Dans Koban, vous aller mettre à jour cette liste pour que les mauvais emails soient bien notés comme invalides.
Ouvrez votre Koban, et accédez à Paramètres > Général > Importer
Choisissez bien en type d'import : METTRE A JOUR DES DONNEES
Cliquez ensuite sur Enregistrer et suivant.
Voici le mapping à respecter absolument :
- Email dans la première colonne
- Clé cochée dans la première colonne
- Email invalide dans la deuxième colonne
Cliquez sur Enregistrer et suivant.
Lors de l'étape 3, vous n'avez rien à faire, cliquez sur Enregistrer et suivant.
Koban vérifie votre fichier.
Si tout est bon, il vous informe du nombre de lignes qu'il va mettre à jour (normalement le nombre d'emails contenus dans votre fichier.
Vous pouvez cliquer sur OK pour lancer l'import.
7/ Vérifier que l'import s'est bien passé
Prenez au hasard quelques comptes qui étaient dans votre liste de mauvais emails et vérifiez que l'email invalide est bien remonté.
Voici comment remonte l'information, ici sur une fiche de contact :
8/ Répétez toute la procédure à l'identique pour vos contacts
Et oui, vous avez sans doute des emails invalides sur vos contacts.
Il faut donc faire la même manipulation mais en partant d'une requête sur les contacts.