Niveau de maîtrise : Confirmé +++
Niveau de droits : Administrateur
Module : CRM, Marketing
Avec un niveau très avancé de votre paramétrage de Koban, vous pouvez définir des règles d'affectation qui vont concerner les pistes ou les comptes (ou les deux).
Cela permet par exemple, lorsque vous avez un volume important de pistes entrantes, de les dispatcher sur l'ensemble des commerciaux en fonction de
- certains tags
- le code postal
- le pays
1- Concept
Quand vous activez l'affectation automatique, vous demandez à Koban de balayer les pistes et/ou comptes pour les affecter à des utilisateurs Koban différents en fonction de règles que vous allez déterminer.
Pour cela, vous allez créer des règles qui seront définies par
- un ordre de priorité
- et une période de validité
Pour qu'une piste/compte passe par cette règle d'affectation, il faut qu'elle répondre à vos critères.
Par exemple, si on souhaite que l'affectation se joue en fonction d'une catégorie de tag "programme immobilier", Koban lancera le passage des règles d'affectation à chaque fois qu'une piste/un compte acquiert un tag de la catégorie "Programme Immobilier".
Si on souhaite que l'affectation se joue en fonction du code postal, Koban lancera le passage des règles d'affectation à chaque fois qu'une piste/un compte acquiert un code postal dans le champ adresse spécifique "Code Postal".
Si on souhaite que l'affectation se joue en fonction du pays, Koban lancera le passage des règles d'affectation à chaque fois qu'une piste/un compte acquiert un pays dans le champ adresse spécifique "Code Postal".
Ces règles ne sont paramétrables qu'en fonction de tags ou du champ Code postal ou du champ Pays.
Quand une piste/compte passe par la règle d'affectation, elle démarre toujours par la règle ayant le niveau de priorité le plus faible.
Une règle de niveau 1 est toujours jouée avant une règle de niveau 50.
Koban vérifie si la piste/compte répond aux critères de cette première règle, celle ayant le niveau le plus bas.
- Si oui : Koban affecte à l'utilisateur que vous avez paramétré ET la piste/compte sort du processus d'affectation. Elle ne passe pas à la règle suivante.
- Si non : Koban passe à la règle de niveau suivant
- Si la piste/compte répond aux critères de cette 2ième règle, Koban affecte à l'utilisateur que vous avez paramétré ET la piste/compte sort du processus d'affectation. Elle ne passe pas à la règle suivante.
- Si non : Koban passe à la règle de niveau suivant
Et ainsi de suite jusqu'à la dernière règle, celle qui a donc le niveau le plus fort.
2- Paramétrage des règles d'affectation
Le paramétrage se fait ici : Paramètres > Opportunités et devis (ou menu spécifique Programmes et lots pour Koban immobilier) > Pistes, puis tout en bas paragraphe Règles d'affectation.
Ici vous allez dans l'ordre :
- Cocher l'affectation sur les pistes (et si vous le souhaitez sur les comptes)
- Puis choisir (option peu utilisée) si l'affectation a une durée de validité
- Puis enfin cliquer sur le bouton Règles d'affectation à droite
Le paramétrage se fait ensuite en 3 étapes
- étape 1 : choix des caractéristiques générales : du niveau de priorité, de la durée de validité, de la limite journalière
- étape 2 : choix de la règle de déclenchement
- étape 3 : choix des utilisateurs/commerciaux auxquels seront affectées les pistes
Etape 1 : choix des caractéristiques générales
Cliquez sur le bouton bleu Ajouter une règle
remplissez les champs suivants
- Libellé : nom de votre règle (pour une utilisation en interne donc renseignez pour que ce soit compréhensible en interne)
- Démarrage : en général aujourd'hui, et souvent sans limite dans le temps (dans ce cas renseignez en date de fin une date très lointaine comme ici en 2050)
- Priorité : tapez 1 pour une règle prioritaire, 100 pour une règle passant après les autres
- Limiter à (option peu utilisée) : si la règle peut se jouer sans limite chaque jour, renseignez un chiffre très élevé, comme ici avec 10 000
- Cliquez sur Ajouter et ouvrir
Etape 2 : choix de la règle de déclenchement
- Choisissez la règle sur tag / code postal /pays puis la valeur souhaitée
(ici pour l'exemple on choisit Pays = France)
- Cliquez sur le bouton bleu Suivant
Etape 3 : choix des utilisateurs à affecter
- Choisissez le groupe d'utilisateur (profil) que vous voulez, Koban va ensuite proposer par défaut tous les utilisateurs de ce groupe en dessous.
- Supprimez avec la croix bleue les utilisateurs que vous ne souhaitez pas conserver pour l'affectation
(ici pour l'exemple on n'en gardera in fine qu'un seul - si vous en conservez n, l'affectation sera jouée à tour de rôle sur les n utilisateurs, chacun son tour)
- Cochez Mise à jour des affectations existantes si vous souhaitez que cette affectation se mette à jour sur une piste même si elle était déjà affectée à quelqu'un d'autre
- Enregistrez et fermez
Visualisation des règles enregistrées
Les règles d'affectation que vous enregistrez au fur et à mesure se mettent à jour dans la liste des règles.
3- Exemple pratique
Dans le cas d'un client promoteur immobilier, le critère d'affectation ne se fait pas sur le code postal ou le pays, mais sur le ou les programmes pour lesquels les pistes ont émis un intérêt. Ces programmes sont évidemment paramétrés dans Koban sous forme de tags, dans une catégorie de tags "Programme immobilier".
La règle souhaitée est la suivante.
Règle de niveau 1 :
Si la piste/compte acquiert le tag programme AAA, alors on affecte à nnnnnn
Règle de niveau 1 :
Si la piste/compte acquiert le tag programme BBB, alors on affecte de façon alternée à nnnnnn
Paramétrons ensemble cette première règle.
L'accès se fait dans les Paramètres > opportunités et devis > Pistes.
ou Paramètres > Programmes et lots (si vous avez le module Koban Immobilier)> Pistes.
Paramétrage du fonctionnement général
Dans le pavé des règles d'affectation, voici ce que vous pouvez paramétrer.
- si vous souhaitez que les règles que vous allez définir se jouent sur les pistes (module Koban Marketing), cochez "Lancer l'affectation pour les pistes"
- si vous souhaitez que les règles que vous allez définir se jouent sur les comptes, cochez "Lancer l'affectation pour les comptes"
- si vous souhaitez que l'affectation à un utilisateur ait une durée limitée, et qu'au-delà de cette durée la piste ou le compte repasse affectée à personne en particulier (champ Affecté à vide)
- Cochez la case "Donnée une durée maximum à l'affectation"
- Paramétrez en nombre de jours la durée maximum (il suffit de saisir votre nombre et de cliquer sur Entrée"
- enfin, si vous souhaitez que cette durée soit prolongée une fois à chaque fois qu'une action commerciale (paramétrée dans les types d'action) est planifiée sur le compte ou la piste, cochez la case "Prolonger la durée d'affectation une fois en cas d'affectation commerciale planifiée"
Une fois ces premiers paramétrages généraux effectués, vous pouvez aller créer vos règles d'affectation.
Création des règles d'affectation
L'accès se fait dans les Paramètres > opportunités et devis > Pistes.
ou Paramètres > Programmes et lots (si vous avez le module Koban Immobilier)> Pistes.
Il faut cliquer sur le bouton gris Règles d'affectation.
Voici la première règle que nous souhaitons créer.
Pour chaque tag programme, nous souhaitons affecter des utilisateurs différents.
Et ceci dans le cas où la piste/le compte a un seul tag programme.
S'il a plus de 1 tag programme (cas d'une personne intéressée par plusieurs programmes), alors nous souhaitons affecter un autre utilisateur bien particulier, plus à même de traiter l'ensemble des programmes auprès de notre prospect/piste.
Paramètrage de la première règle :
La création de la règle s'effecture en cliquant sur le bouton bleu "Ajouter une règle"
Etape 1 :
- Nom (libellé) de la règle : nous l'appellerons par le nom de notre tag (nom du programme) pour la retrouver facilement
- Niveau : 1
- Période : pas de limite de validité, mais comme la période obligatoire, on va noter de aujourd'hui jusqu'à une date lointaine, par exemple 2025
- Limite : on ne limite pas le nombre de pistes/comptes que l'on va affecter à nos utilisateurs (mais on pourrait donner un maximum par jour)
Voici le paramétrage de cette première étape. Il faut à la fin cliquer sur Ajouter et ouvrir (bouton vert)
Etape 2 :
Elle consiste à définir les conditions de tag ou de code postal de cette règle.
- dans notre exemple, nous souhaitons que la règle ne soit jouée que si un seul tag programme est présent ET que ce programme est "2 Collines"
- Règle de déclenchement : il faut saisir Un seul tag est présent
- Catégorie de tag : on choisit ici Programme
- tag : on choisit ici le nom du programme, c'est à dire dans notre exemple "2 collines"
Il faut ensuite cliquer sur le bouton bleu Suivant.
Etape 3 :
Il s'agit ici de choisir le profil d'utilisateur concerné et, au sein de ce profil, les utilisateurs que vous voulez sélectionner.
Pensez à bien cliquer sur Enregistrer et fermer.