Niveau de maîtrise : Confirmé

Niveau de droits : Administrateur

Module : Gestion - Gestion des stocks

1/ Préalable

Voici les pré requis pour pouvoir importer un stock initial ou intermédiaire :

- l'ensemble de votre catalogue produits est importé dans Koban

- les produits concernés sont bien tous cochés comme "Gérés en stock"

- vos dépôts sont créés dans les paramétrages des stocks

- chacun de vos produit est clairement identifié par un code unique (cela évite les problèmes lors de l'import, puisque vous verrez que le code est la clé à utiliser pour ne pas faire d'erreur de manipulation)

2/ Préparation de votre fichier d'import : colonnes à prévoir

Voici la liste des colonnes que vous devez prévoir dans votre fichier excel d'import de stocks :

- code du produit (qui servira de clé d'import)

- la quantité à importer (format numérique, attention aucune cellule ne doit être vide, remplacez les valeurs vides par 0)

- le nom du dépôt (collez exactement le nom du dépôt en respectant la casse)

- la date d'import souhaitée (format date jj/mm/aaaa, veillez à n'avoir aucune cellule vide)

- le commentaire (c'est optionnel, mais cela peut être pratique lors de la consultation des stocks)

Voici un exemple ci-dessous des colonnes (le code ici n'est pas affiché sur la capture d'écran):

Lorsque votre fichier est prêt :

- enregistrez le au format csv séparateur point virgule

- pensez enregistrer ce csv en encodage UTF8

Si c'est votre premier import, consultez l'article dédié à la préparation des fichiers d'import en cliquant ici.

3/ Procédure d'import dans Koban

Pour importer, cliquez sur l'icône des paramètres en haut à droite de votre menu

(ou dans le menu Paramètres pour les utilisateurs de l'ancienne ergonomie)

Cliquez dans le menu Général

Puis sur Importer

Etape 1 : Choix du fichier et type d'import

Suivez ci-dessous le paramétrage lors du choix du fichier :

- Type d'import : Entrées en stock

- Fichier à importer : sélectionnez votre fichier au format csv séparateur point virgule

- Format de fichier : laissez la valeur "Texte délimitateur point virgule qui est affichée par défaut

- Mode d'import : 

    - pour un import initial : sélectionnez Insérer de nouvelles données"

- Puis cliquez sur Enregistrer et suivant

Lors de l'étape suivante, il est important de suivre pas à pas les recommandations ci-dessous (regardez bien les copies d'écran pour vous aider) :

- Colonne de votre code produit : sélectionnez dans la liste déroulante de Koban la valeur Produit>Code et (très important) cochez la case Produit Clé (ne cochez pas Clé, mais bien la case qui est dessous)

- Colonne de la quantité à importer : sélectionnez le champ Quantité dans la liste déroulante de Koban

- Colonne du dépôt : sélectionnez le champ Dépôt dans la liste déroulante de Koban

- Colonne de la date d'entrée en stock : sélectionnez le champ Date du mouvement dans la liste déroulante de Koban

- Colonne du commentaire à importer : sélectionnez le champ Commentaire dans la liste déroulante de Koban

Puis cliquez sur Enregistrer et suivant

Etape 2 : Correspondance des colonnes avec les champs de Koban

Etape 3 : Valeurs par défaut

Lors de la troisème étape, vous n'avez rien à faire, cliquez simplement sut Enregistrer et suivant

Etape 4 : Simulation

Lors de la quatrième étape de pré-vérification/simulation de votre fichier, si les premiers test de Koban sont bons, vous aurez l'affichage ci-dessous.

Cliquez sur le bouton rouge Importer pour lancer définitivement l'import de vos données.

Etape 5 : Exécution

Si votre import s'est bien passé, Koban vous affiche la validation d'import suivante.

4/ Dernière étape : vérification

Même si vous êtes sûrs de vous, nous vous conseillons de toujours vérifier les données après un import : si vous vous êtes trompés au moment du paramétrage, il est encore temps de vous en rendre compte et d'annuler l'import !!!!

Ouvrez donc le menu des stocks et vérifiez vos entrées en stocks.