Niveau de maîtrise : Confirmé - La formation spécifique au paramétrage du traitement de la donnée est fortement conseillée en amont
Niveau de droits : Administrateur
Module : Tous les modules
Préalable :
Les paramétrages de Koban liés au traitement des données ne garantit en aucun cas que votre société est bien en conformité avec la loi dite RGPD du 25 mai 2018. Vous êtes dans l'obligation de respecter les recommandations et obligations de la loi.
Le paramétrage de Koban vous permet seulement de mettre en place les différents champs et mécanismes nécessaires au traitement de la donnée collectée au sein de votre logiciel. Le paramétrage doit être réalisé par vos soins. L'ensemble des articles de ce répertoire sont un guide pour vous accompagner au mieux.
La zone Protection des données dans les fiches pistes/comptes/contacts
Depuis février 2018, vous disposez de la nouvelle version de Koban qui comprend un ensemble de fonctionnalités permettant de traiter les données.
Lorsque vous ouvrez la fiche d'une piste, d'un compte ou d'un contact, en bas de cette fiche, vous trouvez désormais un pavé spécifique "Prospection des données".
Voici ci-dessous la copie de cette zone :
Le champ OPTIN
Le champ Optin répond à l'obligation d'obtenir de la part de vos contacts (au sens général) un consentement explicite à être contacté par vos soins à des fins de prospection ou de communication.
Un compte/contact/piste ne peut pas être coché OPTIN par défaut sans qu'il ait donné expressément son accord.
- Il faut donc que ce champ Optin apparaisse clairement dans chacun de vos formulaires sur le Web, ainsi que la finalité d'utilisation des données que vous collectez
- Par défaut dans Koban, et pour être conforme aux exigences de la loi, dès le 19 mai 2018, toute fiche non cochée OPTIN (on parle d'OPTOUT) ne peut plus recevoir vos campagnes emailings/scénarios automatisés.
C'est donc extrêmement impliquant !
Il vous appartient de modifier le champ OPTIN de vos fiches en fonction des procédures que vous aurez validées en interne.
Exemple à titre indicatif :
Une société peut décider que l'ensemble des comptes et contacts du statut CLIENT sont OPTIN, mais pas les autres statuts.
Cette société lancera donc en amont une large campagne emailing de Ré-Optin auprès des tous les contacts et comptes de statut autre que Client afin d'obtenir un consentement à continuer à être contacté.
Ce champ OPTIN est prioritaire sur tous les autres champs de ce volet protection des données : s'il est décoché, rien n'est plus possible en terme de prospection, même si tous les champs suivants sont également décochés. En d'autres termes, une fiche qui n'est pas OPTIN ne doit pas être contactée, et ce quel que soit le canal que vous utilisez, car elle ne vous en a pas donné l'autorisation.
Le champ DROIT A L'OUBLI
Ce champ est à remplir manuellement par vos soins.
Les conséquences ? Si Mme Tartempion est cochée "Droit à l'oubli", vous avez une information qui s'affiche directement sur sa fiche, vous prévenant que la personne a demandé un droit à l'oubli.
Dans ce cas, elle ne recevra plus aucune sollicitation de votre part, que ce soit par emailing, campagne de téléprospection dans Koban ou sms depuis Koban, et ce quelle que soit la nature de votre communication.
Vous gardez la possibilité de la contacter car vous avez ses données, mais il est de votre responsabilité (et de celles de vos utilisateurs qu'il faudra sensibiliser) de ne plus la contacter.
Concrètement : Pensez à actualiser vos requêtes en ajoutant le critère "Droit à l'oubli = Non"
Le champ OPPOSITION A LA PROSPECTION
Ce champ est à remplir manuellement par vos soins.
Les conséquences ? Si Mme Tartempion est cochée "Opposition à la prospection", vous avez une information qui s'affiche directement sur sa fiche, vous prévenant que la personne s'oppose à la prospection.
Dans ce cas, elle ne devra plus recevoir de prospection de votre part, que ce soit par emailing, campagne de téléprospection dans Koban ou sms depuis Koban.
Vous devez donc définir clairement quelles sont, parmi toutes vos communications, celles qui relèvent de la prospection, et celles qui relèvent d'une information légale/contractuelle.
Concrètement : Pensez à actualiser vos requêtes en ajoutant le critère "Opposition à la prospection = Non" si vous envoyez une communication de prospection
Le champ DESINSCRIPTION EMAIL
Lorsque vous envoyez un email de type automatique (depuis un scénario) ou emailing, vous savez que vous avez l'obligation de permettre à votre destinataire de se désinscrire.
Dans Koban, par défaut, il y a 2 fonctionnements différents :
- si vous n'avez pas plusieurs types de newsletters/listes de diffusion, alors le destinataire ayant cliqué n'a pas le choix est est automatiquement désinscrit email. On considère qu'il ne souhaite plus du tout recevoir d'email. Le champ standard Newsletter est décoché sur sa fiche, et le champ Désinscription email est coché.
- si vous avez paramétré en amont plusieurs newsletters/listes de diffusion, alors le destinataires ayant cliqué sur le lien de désinscription a le choix parmi vos newsletters/listes de diffusion et coche celles qu'il souhaite supprimer.
S'il coche tout, c'est à dire qu'il décide de se désabonner de tout, alors tous les champs de type newsletters/listes de diffusion sont décochés et le champ Désinscription email est coché : il ne veut clairement plus du tout recevoir vos emails.
S'il coche certaines newsletters/listes de diffusion seulement, les champs des newsletters correspondants sont décochés sur sa fiche, les autres champs des autres newsletters/listes de diffusion restent cochés, et le champ général Désinscription email n'est pas coché. Il peut être contacté par le canal mail mais uniquement sur les newsletters/listes de diffusion qu'il a choisi de conserver.
Concrètement : Si Mme Tartempion est cochée Désinscrite email :
- elle n'entre plus dans les campagnes d'emailings
- elle ne reçoit plus les étapes de scénarios comportant un envoi d'email, même One to One
Le champ DESINSCRIPTION SMS
Lorsque vous envoyez un sms via la plateforme partenaire de Koban, vous savez que vous avez l'obligation de permettre à votre destinataire de se désinscrire.
Dans Koban, le destinataire ayant cliqué est automatiquement désinscrit sms. On considère qu'il ne souhaite plus du tout recevoir de sms via une campagne sms. Le champ Désinscription sms est coché.
Concrètement : Si Mme Tartempion est cochée Désinscrite sms :
- elle n'entre plus dans les campagnes de sms
Le champ CAMPAGNES DE TELEPROSPECTION
Ce champ peut être coché manuellement si une personne vous demande à ne plus faire l'objet de campagnes de téléprospection/phoning.
Dans ce cas, si son champ Campagnes de téléprospection est coché, alors elle n'entrera plus dans les campagnes de télépro que vous créerez, même si elle est dans la requête que vous avez réalisée pour l'insérer dans la campagne.
Note : les prochaines évolutions de Koban permettront de configurer en ligne une page de gestion des canaux de communication. Les destinataires pourront alors coher eux mêmes s'ils souhaitent ou non être contactés via les emails, les sms ou les campagnes de téléprospection.
Le bouton AFFICHER L'HISTORIQUE DES VALEURS
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, et que vous remontez dans la fiche compte/contact/piste, vous voyez apparaître à droite de chaque champ hors coordonnées l'icône de protection des données.
En cliquant sur ce champ
- Vous voyez à quelle date la donnée est entrée dans Koban si elle est arrivée via un engagement Web propulsé par Koban
- Vous pouvez manuellement noter la date à laquelle vous saisissez ou modifiez ce champ, ainsi que la provenance de cette donnée
provenance = texte libre ?
Le bouton d'export
Il permet d'exporter les données standards (email, téléphone...) dans une fichier excel. C'est ce fichier que vous pourrez transmettre à votre contact vous demandant un accès à ses données.
La croix de DESACTIVATION
Selon le paramétrage que vous avez décidé en amont dans le paramétrage Protection des données, la désactivation permet de supprimer ou pseudonymiser la fiche.
Même si cette suppression ou pseudonymisation est prévue pour être réalisée depuis vos paramètres de protection des données (automatiquement ou manuellement), le bouton dont nous parlons ici permet de "forcer" Koban à passer le traitement sur cette fiche particulière.
Koban va évoluer pour permettre de gérer l'accès à cette fonctionnalité en fonction des profils administrateurs