Niveau de maîtrise : Confirmé - La formation spécifique au paramétrage du traitement de la donnée est fortement conseillée en amont
Niveau de droits : Administrateur
Module : Tous les modules
Préalable :
Les paramétrages de Koban liés au traitement des données ne garantit en aucun cas que votre société est bien en conformité avec la loi dite RGPD du 25 mai 2018. Vous êtes dans l'obligation de respecter les recommandations et obligations de la loi.
Le paramétrage de Koban vous permet seulement de mettre en place les différents champs et mécanismes nécessaires au traitement de la donnée collectée au sein de votre logiciel. Le paramétrage doit être réalisé par vos soins. L'ensemble des articles de ce répertoire sont un guide pour vous accompagner au mieux.
Fonctionnement standard du champ Optin
Le champ Optin est un champ fondamental dans votre gestion de données.
En effet, toute fiche de compte/contact/piste cochée Optin doit avoir accepté de recevoir de votre part des informations à des fins que vous aurez précisées.
Attention : lorsqu'une fiche n'est pas cochée Optin, elle ne peut plus recevoir vos emailings (fonctionnalité Campagnes emails) et vos emails de scénarios (automatisation marketing). C'est donc un champ fortement impliquant pour votre prospection !
Les quelques paramétrages ci-dessous doivent vous aider à mieux gérer ce champ Optin à l'avenir.
Attention, ces paramétrages doivent respecter les procédures décidées en interne dans le cadre de vos traitement de données.
Rendre une fiche Optin manuellement
Vous pouvez avoir à cocher une seule fiche Optin, parce que par courrier, un contact vient de vous donner son accord Optin.
Pour ce faire :
Ouvrez la fiche de ce contact (ou compte ou piste)
Descendez sur la zone de Protection des données
Cochez la case Optin en cliquant sur l'icône :
La case cochée doit apparaître ainsi :
Rendre des fiches Optin depuis une requête
Vous pouvez décider, depuis une requête, de cocher Optin sur l'ensemble des fiches de cette requête, que ce soit des comptes, des contacts, ou des pistes.
Attention : cocher de fait une fiche Optin doit se faire en respect de la loi sur la protection des données et de vos procédures de traitement des données, il en va de votre responsabilité.
Voici un exemple souvent utilisé.
Nous souhaitons ici sélectionner l'ensemble des comptes du statut Client, et les cocher Optin.
Nous réalisons donc une requête sur les comptes : le critère est le suivant = Statut de compte - Est égal à - Client
Puis, en affichant cette requête, nous faisons une modification globale sur le champ Optin -est égal à - Oui (N'oubliez pas de cliquer sur Appliquer à la dernière étape)
Voici ci-dessous les étapes principales :
Chaque compte est bien coché Optin, on peut le vérifier en affichant le pavé Protection des données :
Cas des formulaires publiés sur le Web : les textes associés au champ Optin
Si vous utilisez Koban pour créer et publier des formulaires (ou landing pages) sur votre site ou votre blog, ou sur toute autre page Web, vous devez désormais afficher clairement le champ Optin. La personne qui remplit votre formulaire doit cocher la case Optin pour que sur sa fiche, le champ Optin soit bel et bien coché.
Vous devez paramétrer en amont 2 champs intimement liés au champ Optin
- le texte standard s'affichant à côté de la case à cocher Optin dans vos formulaires (l'idée est d'expliciter ce texte par une phase courte de type J'accepte de recevoir les informations de la part de xxx"
- le texte détaillé explicitant la finalité du traitement de la donnée : ce texte est plus développé et doit clairement expliquer dans quels cas vous recueillez et utilisez les données fournies par la personne qui coche le champ Optin. Vous trouverez des exemples auprès de la CNIL ou de votre conseil juridique.
Voici comment procéder :
Accès : Paramètres : Général - Protection des données
Ici, vous allez paramétrer les textes qui sont proposés par défaut sur tous vos prochains formulaires créés dans Koban.
Autrement dit :
- si, lors de la création d'un prochain formulaire (ou la mise à jour d'un ancien), vous ne saisissez rien de particulier, ce sont les données paramétrées ici qui seront affichées à la personne remplissant le formulaire
- mais sur chaque formulaire, vous gardez la possibilité de changer ces textes si nécessaire, au cas par cas
Vous devez
1- Cocher la case Afficher la zone Optin : le champ apparaîtra désormais automatiquement sur tous vos nouveaux formulaires ou lorsque vous irez mettre à jour vos formulaires - Ce champ n'est JAMAIS coché par défaut.
2- Saisir le texte Optin puis cliquer sur Entrée pour enregistrer
3- Saisir le texte Finalité du traitement par défaut puis cliquer sur Entrée pour enregistrer
Voici un exemple ci-dessous :
Paramétrage du champ Optin dans un formulaire créé dans Koban
Voici où apparaît ce champ lorsque vous créez un formulaire :
Vous voyez que les informations que vous avez paramétrées dans les paramétrages généraux s'affichent par défaut.
Vous avez la possibilité, sur chacun de vos formulaires, de modifier ces textes si vous avez besoin, par exemple, de les contextualiser davantage. Mais n'oubliez pas qu'ils restent désormais obligatoires au regard de la loi depuis mai 2018.