Niveau de maîtrise : Confirmé - La formation spécifique au paramétrage du traitement de la donnée est fortement conseillée en amont
Niveau de droits : Administrateur
Module : Tous les modules
Préalable :
Les paramétrages de Koban liés au traitement des données ne garantit en aucun cas que votre société est bien en conformité avec la loi dite RGPD du 25 mai 2018. Vous êtes dans l'obligation de respecter les recommandations et obligations de la loi.
Le paramétrage de Koban vous permet seulement de mettre en place les différents champs et mécanismes nécessaires au traitement de la donnée collectée au sein de votre logiciel. Le paramétrage doit être réalisé par vos soins. L'ensemble des articles de ce répertoire sont un guide pour vous accompagner au mieux.
1/ La page de Re-Optin : pour quoi faire ?
Lorsque vous décidez de valider avec les fiches que vous avez dans Koban le fait qu'il sont bien "Optin", c'est à dire qu'ils donnent leur consentement explicite pour que vous communiquiez auprès d'eux à des fins de prospection/commerciales, vous n'avez d'autre choix que de contacter les comptes/contacts/pistes enregistrés dans Koban pour leur proposer de cocher, sur une page sur internet, leur accord Optin.
Pour cela, vous allez donc devoir créer une page spécifique (via la création d'une landing page dans Koban), publiée sur internet, sur laquelle vous allez inciter vos contacts (dans le sens générique, donc comptes/contacts/pistes dans Koban) à cocher cette case Optin en connaissance de cause.
En général, vous préparerez et enverrez un emailing de Re-Optin, contenant un bouton envoyant vers cette page de Re-Optin.
2/ Hébergement de la page de Re-Optin : 2 solutions
Pour héberger et donc publier sur internet cette page de Re-Optin, 2 solutions, comme n'importe quelle landing page que vous créez dans Koban en fait !
- Créer le formulaire et la landing page Re-Optin dans Koban, sans template de landing page associé, et la coller dans une page spécialement créée sur votre site internet, via votre solution de gestion de contenus (Wordpress, Drupal, ou autres !)
- Créer le formulaire et la landing page Re-Optin dans Koban, avec un template de landing page associé standard que nous vous proposons ci-dessous, et faire héberger cette page par Koban
Notez que comme pour toutes les landing pages en général, vous pouvez également paramétrer (cela nécessite une compétence html et css de base) votre propre template de landing page dans Koban, ou solliciter un chiffrage à l'équipe Koban pour le réaliser pour vous.
Dans tous les cas, vous devez suivre l'étape suivante de création du formulaire et de la landing page dans Koban.
3/ Création de la landing page dans Koban
Vérifiez que vous avez bien accès au menu Marketing (sinon contactez nous au support via le bouton rouge Assistance en bas à droite de votre écran Koban).
Comme toute landing page, vous devez
1- Créer votre formulaire générique
2- Créer la landing page elle-même
Voici comment créer le formulaire de Re-Optin simple, en sachant que vous pouvez bien sûr le créer différemment, avec des champs supplémentaires, si vous le souhaitez.
Dans le menu principal, ouvrez le menu Marketing puis Formulaires.
Une fois sur la liste de vos formulaires, cliquez sur Créer un formulaire.
Donnez un nom à votre formulaire : nous vous conseillons de créer ce formulaire spécifiquement et de ne l'utiliser que sur la landing page de Re-Optin.
Saisissez donc le nom de votre formulaire puis cliquez sur Ajouter et ouvrir (bouton vert).
Voici comment créer votre formulaire (le détail est sous la copie d'écran)
1/ Ajouter au minimum le champ Email en cliquant sur Ajouter un champ puis en sélectionnant dans la liste le champ Email. Vous pouvez également, une fois le champ ajouté, cliquer sur son nom pour modifier le texte qui apparaîtra (par exemple, changer Email par Saisissez votre email") et cliquer sur Entrée pour valider votre changement.
NOTE : le formulaire doit au moins comporter le champ Email
Cliquez également sur la petite astérisque bleue pâle (elle doit devenir foncée puis, quand vous actualisez votre page web, apparaître en rouge : cela rend le champ email obligatoire.
Cliquez également sur l'icône ampoule et choisissez ce paramétrage : Cela permet d'afficher par défaut le mail de la personne quand il est connu.
2/ Dans la zone protection des données, vos informations paramétrées en amont dans le menu de protection des données s'affichent par défaut.
Vérifiez que Afficher la zone Optin est bien cochée.
Quand cette case est cochée, alors la zone Optin s'affiche automatiquement en dessous des champs que vous aurez définis plus haut.
Modifiez si nécessaire le texte Optin et le texte de finalité du traitement.
3/ Comme pour tous les formulaires, saisissez un score (nombre de points) minimum de 1 et un message après enregistrement (de type "Votre demande est bien validée, merci de votre retour.")
4/ Paramétrez le bouton d'enregistrement par défaut : texte du bouton (Valider, Confirmer, J'accepte...) et sa couleur de fond
Libellé : texte qui apparaîtra sur le bouton
Couleur du texte et couleur de fond : cliquez sur le petit cérré gris pour choisir une couleur dans le nuancier ou saisissez votre code hexadécimal de couleur si vous le connaissez
Voici à quoi peut ressembler le formulaire une fois validé dans Koban (c'est un exemple !!!) :
Une fois inséré dans la landing page (étapes suivantes, patience !), il ressemblera, selon le style graphique, à ceci :
4/ Insertion de la landing page dans votre site internet
Dans le cas où vous décidez de créer une page depuis votre solution de gestion de contenu Web, pour héberger la page sur votre site internet, voici la marche à suivre.
1/ Accès via le menu : Marketing > Landing page
Cliquez sur Créer une landing page
2/ Pour créer la page :
- saisissez son nom, par exemple Optin
- cliquez dans le champ Titre HTML qui va se remplir automatiquement
- ne choisissez pas de template dans la liste déroulante, vous n'allez pas passer par un template Koban
- cochez la case Affiché dans une page
- puis cliquez sur Ajouter et ouvrir
3/ La page qui s'ouvre est l'éditeur qui va vous permettre d'aller insérer le formulaire Optin que vous venez de créer.
Avec un glisser-déplacer, glissez l'icône formulaire dans la mince zone grisée du haut de page.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez votre formulaire Optin et laisser cochée la case d'affichage du bouton. Puis cliquez sur Ajouter.
Si vous voyez apparaître un texte une peu bizarre comme ci dessous, pas de panique, actualisez votre page Web ou cliquez sur la touche F5 de votre clavier pour que le formulaire s'affiche comme il faut.
Retournez maintenant sur les propriétés de la landing page en cliquant en haut à gauche sur l'icône flèche :
4/ Voici les paramétrages minimums à réaliser pour votre landing page : les zones de base à renseigner sont surlignées en jaune.
Pensez bien à Enregistrer dans le bouton bleu en dessous du message de remerciement.
Note : vous pouvez créer une page de redirection sur votre site, mais pour cela nous vous conseillons d'aller visiter les articles du support vraiment dédiés aux landing pages en général.
Vous revenez normalement à la liste des landing pages enregistrées dans Koban.
5/ Ouvrez de nouveau votre landing page Optin.
Tout en haut, cliquez sur le bouton Afficher le code.
Pas de panique si le code ne vous parle pas, il suffit de tout sélectionner (vraiment tout le code) puis de le coller dans votre page sur votre site.
Si vous disposez des plug ins WordPress ou Drupal, nul besoin de coller ce code.
Il vous faudra simplement ouvrir votre page sur votre CMS et aller coller la landing page Optin via le bouton de plugin
5/Hébergement de votre landing page par Koban et visualisation
Dans le cas où vous décidez de créer une page via un template simple de Koban puis de la faire héberger par Koban, voici comment procéder.
0/ Préalable : création de votre nom de sous domaine
Vous allez devoir impérativement paramétrer un nom de sous domaine qui permettra à votre landing page d'avoir une URL, donc de s'afficher sur le Web.
Cette étape est nécessaire ici puisque de fait, vous ne passez pas par votre site internet.
Voici comment procéder :
- chez votre prestataire de nom de domaine (OCH ou autre), créez un nom de sous domaine, que vous appelez comme vous le souhaitez : ressources, template, landing, bref comme vous voulez. Ce sous domaine sera donc de la forme (par exemple) ressoource.votrenomdedomaine en .com ou .fr ou autre
- Contactez le support de Koban pour "déclarer" auprès de nos services ce nom de sous domaine (il n'y a pas de facturation, mais si vous ne le faites pas ça ne fonctionnera pas !) - Vous pouvez passer par le remplissage d'un tocket d'assistance ou un email à support@koban-crm.com
- puis ouvrez les paramètres de koban, cliquez dans le menu Marketing et ouvrez le menu Nom de domaine.
Renseignez cette page comme suit, uniquement sur le tout premier champ "Votre nom de domaine ou de sous domaine lié à Koban", entouré ci-dessous en rouge. Ici, le nom de sous domaine est nddtest.koban-crm.com, c'est un exemple !
Pensez à cliquer ensuite sur Enregistrer.
Vous pouvez maintenant préparer votre landing page.
1/ Accès via le menu : Marketing > Landing page
Cliquez sur Créer une landing page
2/ Pour créer la page :
- saisissez son nom, par exemple Optin
- cliquez dans le champ Titre HTML qui va se remplir automatiquement
- choisissez le template template simple qui est proposé
- ne cochez pas la case Affiché dans une page
- puis cliquez sur Ajouter et ouvrir
3/ La page qui s'ouvre est l'éditeur qui va vous permettre d'aller insérer des zones de texte et le formulaire Optin préalablement créé
Pour glisser une zone de texte
Avec un glisser-déplacer, glissez l'icône de zone libre (forme de feuille sans écriture à l'intérieur) dans la mince zone grisée du haut de page.
La zone de texte apparaît avec un texte latin par défaut
Cliquez sur le texte Lorem Ipsum pour saisir vos textes et images
Note : la flèche rouge ci-dessous vous montre où se situe l'insertion d'images.
Pour glisser le formulaire
Avec un glisser-déplacer, glissez l'icône formulaire dans la zone grisée du haut de page.
Si vous avez déjà créé une zone de texte qui sera votre en-tête, pas de souci, vous glissez-déplacez l'icône formulaire dans cette même zone grise.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez votre formulaire Optin et laisser cochée la case d'affichage du bouton. Puis cliquez sur Ajouter.
Si vous voyez apparaître un texte une peu bizarre comme ci dessous, pas de panique, actualisez votre page Web ou cliquez sur la touche F5 de votre clavier pour que le formulaire s'affiche comme il faut.
Retournez maintenant sur les propriétés de la landing page en cliquant en haut à gauche sur l'icône flèche :
4/ Voici les paramétrages minimums à réaliser pour votre landing page : les zones de base à renseigner sont surlignées en jaune.
Pensez bien à Enregistrer dans le bouton bleu en dessous du message de remerciement.
Note : vous pouvez créer une page de redirection sur votre site, mais pour cela nous vous conseillons d'aller visiter les articles du support vraiment dédiés aux landing pages en général.
Vous revenez normalement à la liste des landing pages enregistrées dans Koban.
5/ Ouvrez de nouveau votre landing page Optin.
Contraitement au cas précédant, vous avez cette fois un double bouton qui apparaît :
Prévisualiser : vous permet d'afficher votre landing page telle qu'elle apparaîtra pour vos contacts, avec son URL lié à votre nom de sous domaine vu plus haut.
Javacript : permet à un développeur d'ajouter du code javascript pour, en général, ajouter un style graphique (style dit CSS) ) votre page et au formulaire (taille du bouton, taille des polices...).
5/ Test de fonctionnement
Que votre landing soit publiée dans votre site internet ou via une landing hébergée par Koban, elle a une URL.
Nous vous conseillons la manipulation suivante
- Préparez une campagne emailing simple, avec une lien bouton vers cette URL, dans laquelle vous insérez une petite requête contenant vos emails internes ou des emails de test auxquels vous avez accès (par exemple, certains clients utilisent quelques adresses gmail pour tester différentes fonctionnalités d'emailing ou d'automatisation, c'est une bonne idée !)
- Lancez votre campagne emailing
- Sur un des destinataires, ouvrez le mail, cliquez sur le lien et cochez la case Optin
- Vérifiez dans Koban que le contact ou compte ayant cet email est bien remonté coché Optin.
7/ Exemple de code à récupérer : template standard de landing page hébergée par Koban
Vous trouverez ci-dessous un code HTML basique dans un fichier à télécharger pour vous permettre de créer seuls un Template de landing page simple.
Pour le faire, voici l'accès :
Paramètres : Marketing > menu template landing page
Cliquez sur Ajouter.
Libellé = Saisissez le nom de votre Template
Ne cochez pas Affiché en pop in
Cliquez sur Ajouter et ouvrir.
Dans la page qui s'ouvre, sélectionnez tout le code et remplacez le intégralement par le code fourni ci-dessous.
Validez en cliquant sur Enregistrer ou Enregistrer et Fermer.
