Niveau de maîtrise : Confirmé

Niveau de droits : Administrateur

Module : Gestion - CRM



1/ Préalable


Voici les pré requis pour pouvoir importer des produits ou articles dans Koban

(voir l'article dédié ici : https://koban.freshdesk.com/support/solutions/articles/6000195518-importer-un-catalogue-de-produits-ou-articles-%C3%A0-partir-d-un-fichier-excel

- le catalogue de vos produits, comportant les prix de référence (en général le prix public) est préalablement importé dans Koban

- les types de compte (une type de compte = un tarif gérable dans Koban) sont créés


Rappel :

La création de types de compte se fait dans Paramètres > Comptes et contacts > Types de compte


2/ Préparation de votre fichier d'import : colonnes à prévoir


Voici la liste des colonnes que vous devez prévoir dans votre fichier excel d'import de tarifs


- code du produit (qui servira de clé d'import) : champ obligatoire

- nom du tarif tel que préalablement créé dans Koban : champ obligatoire

- prix de revient en euros : champ obligatoire

- marge en euros: champ obligatoire

- prix HT de vente: champ obligatoire

- prix TTC de vente: champ obligatoire


Voici un exemple ci-dessous d'un fichier d'import : 

Dans notre exemple ci dessous, le type de compte EU WHOLESALE PRIX HT (€) - 5% (écrit très précisément comme cela) a été créé au préalable.





Lorsque votre fichier est prêt :

- vérifiez qu'aucune cellule de prix n'est vide (il faut mettre 0) ou comporte une valeur non numérique

- enregistrez le au format csv séparateur point virgule

- pensez enregistrer ce csv en encodage UTF8

Si c'est votre premier import, consultez l'article dédié à la préparation des fichiers d'import en cliquant ici.



3/ Procédure d'import dans Koban


Pour importer, cliquez sur l'icône des paramètres en haut à droite de votre menu

(ou dans le menu Paramètres pour les utilisateurs de l'ancienne ergonomie)



Cliquez dans le menu Général

Puis sur Importer


Etape 1 : Choix du fichier et type d'import


Suivez ci-dessous le paramétrage lors du choix du fichier :

- Type d'import : Tarif client

- Fichier à importer : sélectionnez votre fichier au format csv séparateur point virgule

- Format de fichier : laissez la valeur "Texte délimitateur point virgule qui est affichée par défaut

- Mode d'import : 

    - pour un import initial : sélectionnez Insérer de nouvelles données"

    - si des tarifs ont déjà été importés mais que vous souhaitez les mettre à jour, choisissez Mettre à jour

    - enfin si vous avez à la fois des tarifs à mettre à jour et de nouveaux tarifs, sélectionnez Importer et mettre à jour (le plus communément utilisé)

   

- Puis cliquez sur Enregistrer et suivant






Etape 2 : Correspondance des colonnes avec les champs de Koban


Lors de l'étape suivante, il est important de suivre pas à pas les recommandations ci-dessous (regardez bien les copies d'écran pour vous aider) :


Attention la correspondance est sensiblement différente de celle réalisée lors de l'import du catalogue produits de base, soyez vigilent !


- Colonne de votre code produit : sélectionnez dans la liste déroulante de Koban la valeur Produit>Code (et non pas Code tout seul !!!) et (très important) cochez la case Produit Clé 





- colonne type de compte = nom du tarif lui même : sélectionnez le champ Type de compte et cochez le en clé



Voici enfin le paramétrage des prix :

- Le prix de revient doit être rangé dans le champ Prix de revient HT

- la marge dans Marge HT

- le taux de Tva dans Taux de TVA

- le prix de vente HT dans Prix HT

- le prix de vente TTC dans Prix TTC



Vérifiez toujours que vous avez un code de produit  coché Produit Clé et un type de compte coché en Clé.



Puis cliquez sur Enregistrer et suivant



Etape 3 : Valeurs par défaut


Lors de la troisième étape, vous n'avez rien à faire, cliquez simplement sut Enregistrer et suivant



Etape 4 : Simulation


Lors de la quatrième étape de pré-vérification/simulation de votre fichier, si les premiers tests effectués par Koban sont bons, vous aurez l'affichage ci-dessous.

Cliquez sur le bouton rouge Importer pour lancer définitivement l'import de vos données.



Etape 5 : Exécution


Si votre import s'est bien passé, Koban vous affiche la validation d'import suivante.



4/ Dernière étape : vérification


Même si vous êtes sûrs de vous, nous vous conseillons de toujours vérifier les données après un import : si vous vous êtes trompés au moment du paramétrage, il est encore temps de vous en rendre compte et d'annuler l'import !!!!


Ouvrez donc le catalogue des produits et vérifiez que les produits sont bien importés avec les bonnes valeurs de champs !


5/ Si vous avez plusieurs tarifs clients… plusieurs imports successifs !


Vous devez impérativement séparer les imports, même si vous pouvez évidemment travailler à partir d'un même fichier source.

Vous n'avez pas besoin de diviser votre fichier en plusieurs fichiers, mais par contre, vous devez faire une manipulation d'import pour chaque tarif ou type de compte.