Niveau de maîtrise : Intermédiaire
Niveau de droits : Utilisateur
Module : Gestion
Pour certaines de vos factures, vous souhaitez paramétrer un échéancier de paiement.
Depuis la facture brouillon, donc avant validation, vous pouvez générer les échéances vous même.
1/ Quelles sont les possibilités d'échéances dans Koban ?
Voici ce qui est possible.
Lorsque vous allez générer l'échéancier de paiement, vous allez pouvoir paramétrer :
- la périodicité : mensuelle, trimestrielle, bisannuelle ou annuelle
- la date de démarrage c'est à dire la date de la première échéance
- le nombre d'échéances souhaitées
- le montant HT de la toute première échéance dans le cas où son montant est différent des échéances suivantes
En ce qui concerne le montant de chaque échéance :
- par défaut, Koban récupère les montants HT et TTC de la facture, et les divise en "n" échéances de même montant
- vous pouvez saisir manuellement le montant HT de la première échéance s'il est différent des autres - dans ce cas, les échéances suivantes seront calculées selon le montant restant dû et de même montant entre elles
Par exemple, pour une facture de 1200 € TTC et si vous souhaitez 12 échéances :
- Koban paramètre donc par défaut 12 échéances de 100 € TTC
- mais vous pouvez saisir une première échéance de 450 € HT (540 € TTC) - les 11 mensualités suivantes seront alors de (1200 - 540 = 660 / 11 ) : 60 € TTC
Il n'est pas possible de créer un montant d'échéance différent à chaque fois. Seule la première échéance est personnalisable.
2/ Saisie de l'échéancier de paiement sur une facture brouillon
Attention : si vous souhaitez paramétrer un échéancier, ce n'est possible que quand la facture est encore en brouillon, donc non validée !
Ouvrez l'interface de votre facture.
Dans le menu bleu, vous avez sur la gauche une petite flèche qui descend. Cliquez sur cette flèche pour dérouler le menu complémentaire et cliquez alors sur Définir un échéancier.
Paramétrez alors les caractéristiques de votre échéancier : période, date de première échéance et nombre de mensualités souhaitées.
Dans le paramétrage ci-dessous, on aura 12 échéances, qui seront à régler chaque mois le 6 du mois, à compter du 6 juin 2018.
Cliquez sur le bouton bleu "Suivant".
Koban vous propose alors le montant des échéances, ici de 200 € HT.
Vous pouvez saisir un montant différent pour cette première échéance, pensez à bien saisir un montant HT !
Cliquez ensuite sur le bouton vert "Planifier les autres échéances et enregistrer"
Koban vous affiche alors l'échéancier TTC prévu :
Si tout est bon, vous pouvez cliquer sur OK.
Si vous vous êtes trompé, cliquez sur le bouton rouge "Supprimer les échéances" et recommencez la manipulation.
Si la fenêtre ne s'affiche pas, pas de panique : vous allez simplement rafraichir votre page pour que le bouton orange Paiements apparaisse à droite. Puis en cliquant dessus vous verrez l'échéancier programmé.
Vous pouvez donc à tout moment consulter l'échéancier en ouvrant de nouveau la facture et en cliquant sur le menu orange Paiement à droite.
Notez que c'est donc aussi comme cela que vous pourrez supprimer l'échéancier pour recommencer, si vous vous êtes trompé ! Il suffira alors d'afficher l'échéancier et de cliquer sur le bouton rouge Supprimer les échéances.
3/ Affichage de l'échéancier sur le PDF de votre facture : prérequis sur votre modèle de document facture
Si vous souhaitez que dans votre facture, cet échéancier apparaisse automatiquement, il faut que votre modèle de facture au format RDL, intégré dans Koban, dispose de cet automatisme.
Si ce n'est pas le cas, nous vous proposons ci dessous un modèle de facture standard très utilisé, qui comporte justement l'échéancier en dernière page (téléchargeable à la fin de l'article).
Voici un aperçu de la seconde page d'une facture, pour vous puissiez visualiser un rendu possible :
4/ Saisie du paiement de chaque échéance
Si votre facture est bonne, vous pouvez la valider pour qu'elle s'incrémente avec son numéro.
Maintenant, vous allez pouvoir saisir les règlements de votre facture.
La méthode classique pour saisir un règlement est d'ouvrir votre facture, et de cliquer sur le menu orange Paiement à droite de la facture.
Pour chaque mensualité, il suffit de cliquer sur le bouton bleu Saisir un Paiement sur la ligne de l'échéance concernée.
Vous remplissez alors la date (si elle est différente de celle proposée par défaut), le montant TTC (s'il est différente de celui de l'échéance prévue) et le mode de règlement.
Cliquez ensuite sur le bouton vert Ajouter.
Une autre solution si vous êtes à l'aise dans l'utilisation du module Gestion de Koban consiste à ouvrir le menu Gestion > Factures échues.
Dans cette vue générale, vous avez un bouton Paiement également orange en haut à droite.
Là, vous aurez la liste des échéances à venir.
Pour saisir le règlement d'une échéance, vous cochez la ligne concernée, et vous cliquez sur le bouton Payer pour saisir votre règlement.
5/ Modèle de facture à télécharger avec échéancier de paiement en dernière page
Vous avez ci-dessous en téléchargement un modèle standard Koban comprenant la fonction d'échéancier.
Vous pouvez l'enregistrer dans votre Koban dans les Paramètres - Gestion - Options Factures.