Niveau de maîtrise : Intermédiaire

Niveau de droits : Administrateur

Module : Tous les modules



Vous disposez d'un fichier Excel relativement simple, c'est à dire avec des colonnes qui correspondent aux champs standards de Koban.


Si c'est le cas, depuis août 2018, Koban vous propose un module d'import simplifié, voici ci-dessous son fonctionnement.



0/ Préalable : comment doit être structuré votre fichier et sous quel format ?


Un import reste un import, il y a donc forcément quelques contraintes, même en mode simplifié !


Votre fichier doit impérativement être préparé en format csv séparateur point virgule,  et en encodage UTF8.

Si cette phrase ne vous parle pas, pas de panique, voici le lien vers l'article vous expliquant pas à pas comment transformer votre fichier sans pour autant avoir une thèse en informatique !

https://koban.freshdesk.com/support/solutions/articles/6000037661-pr%C3%A9parer-un-fichier-csv-pour-import


Si vous importez un fichier qui contient des contacts et des comptes (sociétés), veillez à avoir une colonne SOCIETE avec le nom de la société de chaque contact bien renseigné.


Les statuts et types de comptes importés (sociétés), si nous ne les précisez pas dans votre fichier, seront ceux définis par défaut dans votre Koban.

(Vous pouvez les consulter côté paramètres dans Comptes et contacts > Statuts de comptes et Types de comptes.


Le petit conseil :

Pour être sûr de vous, importez déjà une fichier d'une dizaine de lignes pour vérifier que le résultat est bien celui que vous attendiez !





1/ Accès au module d'import rapide


Vous devez disposer des accès de type Administrateur, donc avoir accès au menu des paramètres, symbolisé en haut à droite de votre menu par une icône en forme de clé à molette.

Pour accéder aux paramètres, cliquez sur cette icône clé à molette, l'interface des paramètres, aisément reconnaissable par sa couleur orangée en haut, s'ouvre.




Pour accéder à l'import rapide, cliquez sur le bouton vert "C'est par ici".



2/ Préparation de l'import


Koban lit les intitulés de vos colonnes et les fait correspondre avec les champs dont il dispose, s'il les trouve logiques.


Dans notre exemple ci-dessous, on voit bien sur la partie que nous avons mis en évidence en jaune que Koban :

- a détecté les champs nom, prénom, mail et téléphone des contacts

- a détecté la colonne Société pour aller créer le compte

- mais n'a pas réussi à trouver la correspondance du téléphone portable : il faudra donc ajouter manuellement la correspondance en ouvrant la liste déroulante sous la colonne Mobile



Dans notre cas, il va simplement nous falloir aller sélectionner, sous la colonne Mobile, le champ Mobile proposé par Koban



Il suffira alors de cliquer sur Enregistre et suivant, bouton bleu situé en pied de page.


3/ Valeurs par défaut


L'étape suivante reste inchangée par rapport au module d'import avancé : elle vous permet de donner une valeur par défaut à toutes les lignes de votre import.

Cela peut être l'origine, un tag...



Pour continuer, cliquez de nouveau sur Enregistrer et Suivant.


4/ Vérification du fichier


A l'étape suivante, Koban va vérifier votre fichier et vous dira s'il trouve des erreurs.

Si tout est bon, vous aurez l'écran suivant : 



5/ Dernière étape : l'import final


Pour terminer, il ne vous restera plus qu'à cliquer sur le bouton rouge Importer, et laisser Koban travailler pour importer vos données !


Si vous pensez avoir une erreur une fois l'import effectué, revenez à Général > Importer. La liste des imports effectués s'affiche, vous pouvez annuler votre import en cliquant sur le bouton "Annuler l'import".