Niveau de maîtrise : Confirmé

Niveau de droits : Administrateur

Module : Gestion


Dans quels cas cet article vous sera-t-il utile?


Si votre organisation est sous la forme d'une structure mère ou principale, sous laquelle vous avez différentes structures indépendantes, mais que vous souhaitez suivre, piloter et regrouper dans le même outil de CRM et/ou de gestion, cet article est fait pour vous.


Vous êtes : un franchiseur qui a une visibilité sur la totalité des données/activités de ses franchisés et qui souhaite leur donner accès à un outil pour prospecter et facturer indépendamment les uns des autres

Ou vous êtes gérant d'une société mère disposant de filiales indépendantes, mais que vous souhaitez regrouper également dans un seul outil pour avoir une vision globale de l'activité du "groupe"


Vos structures, filiales ou franchisés, ont chacune leur existence propre, indépendamment les unes des autres. Elles ne doivent pas se voir les unes et les autres, disposer de leur propre numérotation de devis, commandes, factures, piloter leurs propres tableaux d'analyse.


Cet article va vous expliquer pas à pas comment paramétrer Koban et les profils de vos différents utilisateurs pour répondre à votre besoin.


0/ Préalables pour bien comprendre le fonctionnement du multistructure dans Koban


  • Les structures et leur lien hiérarchique


La gestion multistructure va vous obliger à créer les différentes structures ainsi que la structure mère, ou structure principale.

Vous pouvez donc préparer, pour chaque structure

- Nom de la structure (exemple : FILIALE MARSEILLE)

- Structure parent (pas de structure parent pour la structure mère ou principale)

- Coordonnées générales (adresse de type LE PORT - 42 AVENUE DU PRADO - 13000 MARSEILLE, Numéro de Siren, Numéro de tva)

- Logo

- Codification des documents commerciaux : devis, commandes, bons de livraison, factures (exemple ci-dessous - les factures dans notre exemple se nommeront pour la filiale de Marseille FACT-MARS00000037 et suivantes))


  • Les utilisateurs, leur appartenance à une structure et leurs droits d'accès aux informations


Listez également chaque utilisateur de Koban et déterminez pour chacun

- à quelle structure il appartient

- son niveau de droit : filtre seulement sur les informations lui étant affectées, sur toutes les informations de sa structure ou sur la globalité des informations toutes structures confondues


Voici un exemple ci-dessous - L'utilisateur dépend de la filiale de Marseille et voit toutes les informations de cette structure.

Donc :

- si un autre utilisateur dépend de cette structure, notre utilisateur Kilian partagera les informations de cette personne

- mais il n'aura pas accès du tout aux informations de la structure de Lyon ou de Lille


C'est ensuite son profil qui classiquement, vous permettra de gérer plus en finesse ses droits.



1/ La création des différentes structures et le paramétrage des numéros/codes des documents commerciaux (Devis, Commandes, Bons de livraison, Factures)


  • La structure et sa hiérarchie


Voici comment créer une structure.

Nous vous conseillons de créer pour commencer la structure principale, qui sera la structure parent.


Pour créer la structure parent (maison mère, franchiseur...)

- L'accès se fait via Paramètres > Général > Votre compte



- Sur la page "Votre compte", vous allez cliquer sur le bouton bleu Ajouter dans la zone Structure



- Pour la structure parent, voici le remplissage : il faut laisser le champ Structure parent vide



- Votre structure apparaît dans la liste des structures : très important, si cette structure a son existence comptable propre (c'est le but de cet article de support), cochez la colonne Structure comptable comme ci dessous


- puis cliquez sur le nom de la structure, pour paramétrer les éléments des documents commerciaux et le logo



- Pour ensuite paramétrer vos autres structures, la manipulation est la même, il faut juste renseigner le champ Structure parent via la liste déroulante proposée au moment de la création.


Le logo


Une fois sur la page détaillée de la structure, vous allez pouvoir télécharger son logo.

Celui ci sera chargé et affiché sur chaque document commercial édité dans le cadre de cette structure : devis, commande, facture...


Pour télécharger le logo de la structure :

- Cliquez sur le carré gris de la zone image et téléchargez depuis votre ordinateur le logo

- Veillez à ce que le fichier soit bien de format jpg ou png ainsi que le libellé du fichier sans accent

- Une fois téléchargé, le logo apparaît dans votre zone image


Les modèles de documents


Un point sur les modèles de documents commerciaux que vos utilisateurs seront amenés à utiliser.


Dans le cadre du multistructure, rien de nouveau par rapport au fonctionnement standard de Koban

- Vous disposez en standard de modèles pour chaque document commercial (devis, bon de livraison, commande et facture)

- Vos structures auront les mêmes documents, standardisés

- La personnalisation par structure viendra donc du logo, des coordonnées de la structure et des numérotations de documents


Les compteurs


Une fois sur la page de la structure, vous allez pouvoir ajouter le compteur de chaque document commercial : devis, bon de livraison, commande et facture.

Note : votre structure doit avoir été cochée comme "structure comptable" dans la liste des structures comme vu plus haut.


- Paramétrage du compteur de devis

Sur la page de la structure, dans la liste des compteurs, cliquez sur le bouton bleu Ajouter

Renseignez les paramètres comme suit :

Type de document : choisissez Devis dans la liste déroulante

Préfixe : choisissez le préfixe souhaité (ici OP-MARS) - Vous pouvez y incrémenter année, mois ou jour en automatique en ajoutant à la suite de votre préfixe les valeurs au choix dans la liste ci dessous

        [YY], [MM], [DDMMYY], [MMYY], [YYMM], [YYYY]

Nombre de chiffres dans la numérotation : c'est le nombre de chiffres qu'aura le numéro du devis

Prochaine valeur du compteur : c'est la valeur du prochain devis que vous générerez au sein de cette structure (ici donc, le devis sera le numéro OP-MARS00000012)

Cliquez enfin sur Ajouter






- Paramétrage du compteur de commande

Répétez la même manipulation en sélectionnant dans le premier champ Commande


- Paramétrage du compteur de facture

Répétez la même manipulation en sélectionnant dans le premier champ Factures


- Paramétrage du compteur de bon de livraison

Répétez la même manipulation en sélectionnant dans le premier champ Livraison



2/ Le rattachement d'un utilisateur à une structure et le paramétrage de ses droits


Voici comment paramétrer chaque utilisateur.

Pour le faire vous devez avoir les droits d'administrateur.


La structure

Rendez vous dans Paramètres > Général > Utilisateurs

Cliquez sur le nom de l'utilisateur que vous souhaitez paramétrer.


Dans la partie droite de sa fiche, vous devez renseigner au minimum 2 données : sa structure et son filtre.


- Structure

Si le champ apparaît comme "Non renseigné", cliquez sur Non renseigné et sélectionnez dans la liste déroulante la structure de l'utilisateur

Si une structure est présente mais que vous souhaitez la changer, supprimez la avec la petite croix rouge sur la droite du nom de la structure, puis cliquez sur Non renseigné et sélectionnez dans la liste déroulante la structure de l'utilisateur

L'enregistrement est automatique


- Filtre

Sur le paramétrage du filtre vous avez 3 possibilités : 

Afficher toutes les informations : même si votre utilisateur dépend d'une structure, il a accès à toutes les informations de votre Koban, sans aucun filtre de structure

N'afficher sur les informations de l'utilisateur : c'est le filtre le plus restrictif, l'utilisateur n'a accès qu'aux données qui lui sont affectées dans Koban : comptes, opportunités, commandes ou factures

N'afficher que les informations de la structure de l'utilisateur : c'est le filtre le plus utilisé pour les franchisés ou filiales, l'utilisateur voit toutes les informations de tous les utilisateurs de sa structure de rattachement, mais pas les autres données

Une fois que vous avez choisi, l'enregistrement est automatique




- Voici un paramétrage classique pour un utilisateur de type franchisé ou d'une filiale :



- et voici un paramétrage classique pour un utilisateur de type Franchiseur ou de la maison mère :





Pour ensuite affiner le profil de chacun, nous vous conseillons de consulter l'article dédié aux profils :

- Paramétrer les profils

- Gérer le profil d'un utilisateur




3/ L'utilisation de la notion de structure dans le module d'Analyse


Pour finir cet article, vous pouvez en tant qu'administrateur ajouter un filtre au niveau de vos tableaux d'analyse, pour visualiser vos indicateurs et statistiques globales ou au contraire filtrer leur affichage par structure.


Voici comment procéder :

L'ajout du filtre par Structure se gère tableau d'analyse par tableau d'analyse.


Dans l'accueil de Koban, en sortant donc des paramétrages, cliquez sur l'icône d'analyse et affichez un de vos tableaux.




Ici, nous allons prendre comme exemple le tableau Chiffre d'affaires.


Une fois sur votre tableau de bord, cliquez sur l'icône Roue crantée sur la droite de votre page.

Puis, dans la liste des filtres disponibles, choisissez Structure (tout en bas) et cliquez sur le bouton vert Ajouter.




Votre filtre apparaît tout en haut de votre page d'analyse.



Si vous souhaitez vos informations sur une structure en particulier, sélectionnez la dans ce filtre structure et cliquez sur Afficher.

Si vous souhaitez la consolidation de toutes vos structures, ne sélectionnez aucune structure dans le filtre et cliquez sur Afficher.