Cet article a pour vocation de vous expliquer les différentes manières d'utiliser l'envoi d'emails depuis Koban.
Vous pouvez envoyer des emails directement depuis Koban de 2 manières
- individuellement, c'est à dire qu'un des utilisateurs de Koban envoie un mail à un ou plusieurs contacts de votre base présente dans Koban, pour confirmer un rendez vous, envoyer une documentation, envoyer un devis, un bon de commande, une facture etc etc - C'est ici la même utilisation que lorsque l'on envoie un mail depuis notre messagerie (Outlook, Gmail, et autres)
- massivement, c'est à dire via une campagne d'emailing, de newsletter, ou un scénario automatisé
La première utilisation fait l'objet des différents articles du présent répertoire dédié aux envois d'emails individuels.
La seconde utilisation est détaillée dans les articles du module Koban Marketing que nous vous invitons à lire.
Les envois possibles depuis Koban
Un email peut être envoyé dans Koban
- Depuis la fiche du contact
- Depuis la fiche du compte
- Depuis la fiche d'une piste (utilisation dans le cadre du module Koban Marketing)
- Depuis un devis, une commande, une facture et tout autre document "commercial"
Il peut être simple (uniquement du texte), mais également contenir une ou plusieurs pièces jointes.
Cas des pièces jointes
L'envoi des emails passant par les web services d'Amazon, les emails de plus de 8Mo ne sont pas autorisés.
De façon générale, et ce avec ou sans Koban, les messages de plus de 5Mo sont souvent en échec chez les destinataires emails, pro ou perso. Mieux vaut donc envoyer des emails moins lourds.
Si vous avez des pièces jointes de taille importante, stockez les de manière à obtenir un lien, et insérez ce lien dans le corps de vos emails.
Les préalables du paramétrage
Voici globalement comment fonctionne l'envoi d'Emails dits "individuels" dans Koban.
1- Vérifier que chaque utilisateur a bien son email renseigné
Attention : le mail de chaque utilisateur doit avoir été renseigné correctement dans sa fiche utilisateur ou via "Mon profil".
2- Renseigner la signature Mail de chaque utilisateur
Lorsqu'un utilisateur envoie un email depuis Koban, sa signature mail paramétrée dans son profil d'utilisateur s'affiche systématiquement en pied de mail sur la messagerie du destinataire.
>> Il convient de la paramétrer au préalable ! Le lien est ici si vous ne l'avez pas encore fait.
3- Paramétrer son SMTP (donc sa messagerie) = le plus conseillé
On vous conseille fortement de passer par votre SMTP et de le paramétrer dans votre application Koban.
C'est ce qui vous permet d'assurer la meilleure délivrabilité (le fait que vos destinataires reçoivent bien vos emails dans leurs boîtes de réception) de vos envois d'emails.
Par défaut, si vous ne le faites pas, vous pourrez quand même envoyer des emails mais vous passerez par le provider que nous utilisons (Amazon) - voir paragraphe 4
Cela va vous permettre en réalité 2 choses :
- envoyer les emails depuis Koban mais sans passer par notre fournisseur d'accès, vous forcez alors Koban à passer par votre SMTP
- recevoir les emails dans Koban pour les lier ultérieurement et manuellement à un contact dans Koban
4- Passer par l'envoi par défaut via Amazon
Chaque utilisateur doit avoir renseigné son email dans son profil
L'administrateur doit quant à lui faire valider chaque email d'utilisateur dans les paramétrages. Voici le lien également pour le faire.
Pourquoi cette validation ? Parce que Koban passe par un fournisseur d'accès d'envois d'Emails qui doit valider vos emails, et les reconnaître comme n'étant pas des robots. la manipulation que nous vous demandons de réaliser validera définitivement les emails de vos utilisateurs comme étant "autorisés" à envoyer des emails.
Notez bien ceci en terme de délivrabilité : si vous décidez de passer par Amazon plutôt que par votre SMTP, vous serez soumis à la délivrabilité « standard » du provider Amazon et donc à des variabilités concernant les IPs publiques Amazon (utilisées par des milliers de client à travers le monde).
Note : les emails que vous envoyez depuis Koban peuvent également être reçus dans votre boîte de réception. Cela se paramètre directement sur le profil de chaque utilisateur.
