Niveau de maîtrise : Tous les niveaux

Niveau de droits : Tous

Module : Gestion



Cet article se veut une explication globale des différentes notions que vous êtes amenés à utiliser dans le module Gestion clients de Koban. Vous avez ci dessous la présentation générale et en dessous les explications qui nous semblent utiles.


Nous vous invitons, depuis février 2019, à bien lire avant les contraintes liées à la conformité de Koban sur les modifications possibles/interdites après validation d'une commande ou d'une facture : L'article est disponible en cliquant ici.







Au fur et à mesure de votre découverte, vous allez découvrir que pour une utilisation optimum, l'élément central de la Gestion Clients est la commande (ou bon de commande).


En effet

- Depuis le CRM, lorsque vous gagnez une opportunité, Koban vous suggère de créer directement la commande dans Koban. Cette entrée en commande, pourrait-on dire, permet de figer les produits, quantités et prix validés par votre client, lorsqu'il a validé votre offre.

- Cette commande sera toujours créée d'abord au statut Brouillon. Si vous utilisez les devis dans Koban, et que vous gagnez une opportunité comportant un devis, alors la commande créée reprendra à l'identique les lignes du devis pour générer la commande brouillon. C'est un gain de temps et une vraie traçabilité des informations pour vous.

- Vous pourrez toujours créer une commande en direct, mais la traçabilité n'est pas la même. Toutefois, c'est possible et parfois utile selon votre utilisation


Lorsqu'après vérification/modification/précision vous validerez cette commande, vous pourrez ensuite piloter plusieurs points :

- Réaliser la facture ou les factures liées à cette commande : vous verrez dans les articles que l'on peut facturer en une fois, en plusieurs fois (factures intermédiaires) et via un acompte et un solde.

- Note : vous pourrez toujours créer une facture en direct, mais la traçabilité n'est pas la même. Toutefois, c'est possible et parfois utile selon votre utilisation

- Suivre le montant restant à facturer, soit de façon simple, soit de façon plus poussée en paramétrant un prévisionnel de facturation : l'idée dans les deux cas et de ne rien oublier et de piloter votre facturation

- Créer un contrat (module contrat, lié au cas de produits gérés sous forme d'abonnements)

- Créer un projet (module Projet) pour suivre sa mise en place et pointer les temps passés sur ce projet

- Et enfin générer si besoin un ou plusieurs bons de livraison



Au préalable, vous veillerez à

- Bien paramétrer vos produits, qui doivent être a minima cochés "En vente", mais également si besoin "Livrables" ou "Contrat"

- Comprendre comment fonctionnent les modèles de documents, ce que vous pouvez paramétrer vous même et ce qui n'est pas modifiable dans Koban


Enfin, côté facturation des clients, vous allez pouvoir

- Générer, valider et envoyer vos factures directement à votre contact facturation ou à d'autres contacts chez votre Compte Client

- Générer et suivre le renouvellement de vos contrats

- Saisir et suivre les règlements clients, pour disposer d'une liste à jour de factures échues, en retard de paiement

- Et enfin, selon le logiciel comptable que vous utilisez, générer un export comptable à importer dans votre comptabilité pour gagner du temps.