Niveau de maîtrise : Débutant
Niveau de droits : Utilisateur
Module : Gestion

Dans le cas où vous utilisez la suite CRM + Gestion, la meilleure utilisation de Koban consiste à créer la commande dès qu'on a gagné une opportunité.

In fine, si l'on voulait expliquer l'utilisation, on pourrait traduire ainsi :

Quand un client valide un devis, on gagne l'opportunité

Et quand l'opportunité est gagnée, on a en fait une entrée en commande, donc on crée une commande.

C'est depuis cette commande, une fois vérifiée et validée par vos soins, que pourra se faire la facturation partielle, ou totale. On saura donc à tout moment ce qui a été facturé et ce qui reste à facturer.

Dans le cadre d'une utilisation plus avancée, on pourra également saisir le prévisionnel de facturation prévu sur cette commande.

La commande (ou bon de commande) est donc un élément central dans Koban, pour savoir où vous en êtes et piloter la facturation à venir.

1 - Gagner l'opportunité et créer la commande dans la foulée

Pour gagner une opportunité, vous avez 3 possibilités :

- Soit la gagner depuis le tableau de votre processus de vente

- Soit ouvrir la fiche de l'opportunité et la gagner depuis le menu bleu

- Soit ouvrir le devis concerné et gagner également depuis le menu bleu

Nous vous invitons à revoir cette utilisation si vous ne la maîtrisez pas sur cet article ci-dessous

Article Gagner une opportunité

Dans notre cas d'utilisation, lorsque vous gagner l'opportunité, dans tous les cas Koban va vous proposer de créer la commande : CLIQUEZ TOUJOURS SUR OK

Si vous aviez créé un devis unique sur l'opportunité, Koban crée alors une commande brouillon qui reprend exactement le contenu de votre devis.

Si vous n'utilisez pas les devis dans Koban, ou si cette opportunité ne comportait pas de devis, Koban crée une commande brouillon vide dans la quelle vous devrez ajouter les lignes des produits commandés

Enfin, si votre opportunité comportait plusieurs versions de devis, Koban vous demande, avant de créer la commande, quel devis a été validé :

Vous sélectionnez alors le devis retenu et cliquez sur Enregistrer.

La fenêtre vue ci dessus s'ouvre alors, vous cliquez sur OK et Koban crée la commande brouillon liée au devis retenu.

Dans tous les cas, la commande brouillon s'ouvre tout de suite après :

Vous trouverez alors, en dessous du numéro de commande et de son statut, la traçabilité : le devis concerné, l'opportunité concernée, et le nom du compte

Et dans le sens inverse, si vous ouvrez votre opportunité gagnée, vous aurez aussi l'information de la commande générée.

2 - Cas d'une opportunité déjà gagnée sans commande : créer la commande a posteriori depuis l'opportunité gagnée

Dans ce second cas, vous avez gagné l'opportunité et n'avez pas, sur le coup, créé la commande, par oubli ou par erreur, peu importe, vous souhaitez maintenant générer la commande.

Dans ce cas, pas de panique, c'est simple : 

Tout d'abord, ouvrez l'opportunité gagnée.

Vous voyez ci dessous qu'effectivement, elle n'a pas de commande liée, qui apparaîtrait sinon à droite du nom/libellé de l'opportunité.

Vous allez maintenant cliquer sur la petit flèche du menu bleu :

Dans le menu qui s'ouvre, choisissez créer une commande :

Dans ce cas, Koban va créer et ouvrir la commande brouillon, et comme plus haut : 

- Si vous aviez créé un devis unique sur l'opportunité, Koban crée alors une commande brouillon qui reprend exactement le contenu de votre devis.

- Si vous n'utilisez pas les devis dans Koban, ou si cette opportunité ne comportait pas de devis, Koban crée une commande brouillon vide dans la quelle vous devrez ajouter les lignes des produits commandés

>> Il vous reste à vérifier et valider votre commande pour continuer.