Niveau de maîtrise : Confirmé
Niveau de droits : Administrateur et Utilisateur
Module : Gestion
Cette fonctionnalité est une fonctionnalité avancée du module Gestion
Le présent article, certes un peu long, vous détaille comment, à partir d'une commande en cours (validée par vos soins), vous pouvez générer un prévisionnel de facturation.
Note : ce prévisionnel est une aide au pilotage. Il ne permet pas de générer automatiquement des factures, mais bien de visualiser un rythme de facturation et de faire le point en interne sur la facturation finalement effectivement réalisée à partir d'une commande.
0. Préalable : 3 possibilités pour générer un prévisionnel de facturation depuis une commande en cours
Une commande en cours dans Koban comporte un ou plusieurs lignes de produits, avec des quantités, des montants...
Pour générer le prévisionnel de facturation, vous avez 3 possibilités dans koban.
Première possibilité : la plus simple ! Vous allez définir dans votre catalogue de produit, pour chaque produit, le délai de facturation moyen. Lorsque vous validez votre commande, Koban balaie les produits présents, ligne par ligne, et calcule seul les montants qui seront a priori facturés en fonction de ce délai.
Seconde possibilité : depuis le bon de commande dans sa globalité, vous allez simplement découper le montant global de la commande en x échéances, chacune définie par une date prévisionnelle et un pourcentage du montant total de la commande.
Troisième possibilité : depuis le bon de commande, mais cette fois ci pour chaque ligne de produit, vous allez définir soit une date de facturation unique (pour le montant total de la ligne), soit (plus complexe) découper cette ligne de produit en x échéances, chacune définie par une date prévisionnelle, et un pourcentage ou un montant.
Nous allons détailler ci-dessous chacune des manières de procéder.
Dans les 3 cas, les montants de CA prévus vont alimenter vos 2 tableaux récapitulatifs, disponibles via le menu Analyse : le Prévisionnel de chiffre d'affaires, et le Prévisionnel de facturation.
1. Première solution : paramétrer par défaut le délai de facturation des produits
Dans ce premier cas, le paramétrage consiste à définir que par défaut, un produit a un délai de facturation standard.
Par exemple, une formation commandée est en général facturée 30 jours après la commande, alors qu'un développement spécifique est facturé 120 jours après la date de la commande.
Pour paramétrer ce délai de facturation sur les produits, voici comment procéder.
Vous devez être Administrateur de Koban pour accéder à la modification du catalogue de produits.
Rendez vous dans Paramètres - Général - Produits
Dans chaque produit, paramétrez le champ Délai de facturation (J) en nombre de jours comme ci dessous
Pensez à bien enregistrer votre modification !
- Astuce : vous pouvez afficher dans votre liste de produits la colonne Délai de facturation et réaliser ainsi la saisie direct depuis la liste elle même.
- Astuce : vous pouvez aussi depuis une requête sur vos produits faire une modification globale pour leur affecter un nombre de jours défini.
2. Seconde solution : depuis la commande, générer un prévisionnel de facturation en pourcentages du montant total de la commande
Dans ce cas, nous souhaitons procéder autrement et nous prévoyons de facturer un certain pourcentage du montant global de la commande selon certaines échéances pré définies.
Voici comment utiliser cette possibilité de générer un prévisionnel de facturation.
Nous prenons ici un bon de commande en cours, donc validé dans Koban.
Il vous faut avant tout ouvrir sur le bon de commande, vous travaillez donc directement dans l'interface du bon de commande lui même.
Une fois sur le bon de commande, l'accès au prévisionnel se fait via le menu bleu > Bouton flèche > Echéancier de facturation
Une fois que vous avez cliqué sur Echéancier de facturation, voici la fenêtre de saisie qui s'ouvre :
Pour chaque échéance de facturation que vous souhaitez saisir, vous devez saisir le délai en jours, puis le pourcentage, puis valider la saisie en cliquant sur Ajouter.
Dans notre exemple, nous décidons de paramétrer ainsi
- 30% du montant dans 7 jours
- 50% du montant dans 30 jours
- et le solde 20% du montant dans 90 jours
Le délai en jours se réfère à la date de la commande. La date de commande, si vous avez besoin de la consulter, est disponible dans le menu bleu > Modifier les propriétés > date de commande.
Voici donc la saisie que nous allons réaliser
- Nb jours de décalage = 7 - Pourcentage = 30 - Ajouter
- Nb jours de décalage = 30 - Pourcentage = 50 - Ajouter
- Nb jours de décalage = 90 - Pourcentage = 20 - Ajouter
La fenêtre de saisie sera donc ainsi :
Concrètement, où visualiser ce paramétrage réalisé?
Tout d'abord, dans le menu Analyse > Prévisionnel de facturation
Ici, vous avez, commande par commande, les montants que vous avez prévu de facturer.
On voit bien ci-dessous les échéances de facturation prévues :
Dans notre exemple, la commande date du 09/10/2018 donc on a bien
- une facture en octobre
- une facture en novembre
- une facture en janvier de l'année suivante (à 90 jours)
Puis dans le menu Analyse > Prévisionnel de Chiffre d'affaires
Ici, vous avez le total de CA prévisionnel, et les montants prévus sur votre commande viennent s'ajouter sur la ligne Commandes à facturer.
Note : en cliquant sur Commandes à facturer, vous revenez sur le tableau Prévisionnel de Facturation.
Enfin dans la commande elle même, en ouvrant de nouveau le menu bleu > Bouton flèche > Echéancier de facturation
Vous accéder de nouveau à votre prévisionnel tel que vous l'avez paramétré.
Vous pouvez le modifier en supprimant une ligne via la petite croix bleue de suppression.
3. Troisième solution : depuis la commande, générer un prévisionnel de facturation ligne de produit par ligne de produit
Dans ce cas, l'utilisation est différente.
Nous souhaitons planifier la facturation à venir ligne de produit par ligne de produit.
Dans le paragraphe 1, nous avons vu que si les produits sont paramétrés en délai de facturation par défaut, alors la date de facturation prévisionnelle va se calculer automatiquement, ligne de produit par ligne de produit, si on ne saisit rien de spécial sur la commande.
Toutefois, dans notre exemple ici, pour illustrer ce paragraphe, les délais de facturation prévisionnels par défaut ne nous conviennent pas, ou alors nous n'avons pas paramétré les produits.
Nous allons donc, ligne de commande par ligne de commande, paramétrer les dates prévues de facturation.
Notez que pour chaque ligne de la commande, nous allons pouvoir saisir une échéance unique, ou pousser le paramétrage jusqu'à planifier plusieurs dates et montants à venir.
Pour cela nous allons utiliser, sur le bon de commande lui même, le petit bouton Plus situé au dessus des lignes produits à gauche :
Pour bien comprendre, quand vous cliquez sur ce petit Plus, vous voyez apparaître la date de facturation prévue par défaut, donc liée au produit lui même.
Dans l'écran ci dessous, on voit que la date de facturation par défaut est au 09/10/2018.
Nous allons ici prendre la première ligne et décider que la date de facturation est prévue est le 04/11/2018 au lieu du 09/10//2018 qui est calculé par défaut.
Sur la ligne du produit, cliquez sur la petite icône de modification en forme de crayon pour passer en mode modification.
La ligne produit passe en mode modification (fond vert) et la date de facturation devient modifiable.
Astuce : Si elle n’apparaît pas, cliquez sur le petit bouton Plus vu plus haut !
Pour la modifier, vous pouvez
- soit cliquer sur le calendrier et sélectionner la date de votre choix
- soit saisir directement la date au format jj/mm/aaaa : ici 04/11/2018
Une fois la saisie effectuée, pensez à enregistrer en validant la ligne via le bouton vert à gauche.
Si vous souhaitez affiner et créer plusieurs facturation prévisionnel sur cette ligne produit, au lieu de saisir le champ Date de facturation, cliquez sur le bouton bleu à droite de celui ci : "Avancé"
dans le tableau qui apparaît, vous saisissez alors
- la première date, puis le pourcentage ou le montant (au choix)
- puis vous cliquez sur Ajouter (bouton bleu) (sinon votre saisie ne s'enregistre pas)
- puis vous répétez l'opération jusqu'à atteindre 100% du montant
Quand 100% du montant a été prévu, vous ne pouvez plus ajouter de ligne.
Vous cliquez alors sur le bouton bleu en bas OK.
Et pour finir, comme dans le premier cas, vous validez la ligne de produit en cliquant sur le bouton vert à gauche de la ligne.
Le prévisionnel de facturation se met à jour au fur et à mesure de vos enregistrements par ligne.
Voici la ligne de commande telle que nous l'avons paramétrée :
et voici les montants dans le prévisionnel de facturation :
