Niveau de maîtrise : Intermédiaire
Niveau de droits : Utilisateur
Module : Gestion

Formules : Pro et Entreprise



Vous souhaitez utiliser le module contrats pour gérer vos abonnements.

Voici comment réaliser les paramétrages de base.


1. Accéder au module Contrats


Le module Contrat fait partie du module de Gestion Koban, mais il est possible selon les paramétrages effectués que vous n'ayez pas accès au menu que voici ci dessous : 



L'accès se gère par profil d'utilisateur.


Si vous êtes administrateur de Koban, ouvrez le profil concerné dans Paramètres > Général > Profils d'utilisateurs

et ouvrez le profil concerné en cliquant simplement dessus.



Une fois sur le profil, dans la liste des modules disponibles, vous devez trouver celui qui s'appelle "Contrats" et l'activer en sélectionnant "L'utilisateur peut consulter, créer, modifier ou supprimer les données" 



Vous n'avez rien d'autre à enregistrer, nous vous conseillons alors de vous déconnecter puis de vous reconnecter.

Dans votre accueil, sous le menu Gestion, le sous menu Contrats doit apparaître.



2. Paramétrages de base du module Contrats


Certains éléments ne sont pas paramétrables mais disponibles par défaut dans Koban :


2.1. - La périodicité de contrat


Cette liste n'est pas paramétrable, voici les périodicité de contrats disponibles dans Koban :

Elles permettent à Koban de calculer, en fonction de la date de début du contrat, la date de fin. En fonction de cette date de fin, vous pourrez ultérieurement créer des déclencheurs x jours avant la date de fin, ou le jour de la date de fin (alerte sur renouvellement, facture de renouvellement).



2.2. - La périodicité de facturation


Cette liste n'est pas paramétrable, voici les périodicités de facturation disponibles dans Koban :





2.3. - Paramétrer les raisons d'arrêt d'un contrat


Lorsque vous utilisez le module, il vous arrive qu'un client mette fin à un contrat.

Vous pouvez paramétrer dans Koban ces raisons de clôture d'un contrat (on parle de contrat soldé ou clôturé)


Pour cela, ouvrez le menu Paramètres > Général > Listes



Dans la liste des listes, cliquez sur la liste "Raison d'arrêt de contrat"



Cette liste fonctionne comme une liste classique dans Koban, vous pouvez donc ajouter le nombre de valeurs que vous voulez pour créer votre propre liste déroulante.

Vous pouvez consulter le support lié aux listes ici.



2.4. Paramétrer le modèle de facture des factures de contrat/abonnement


Vous avez choisi un modèle de document que vous souhaitez utiliser systématiquement lors des factures générés depuis les contrats.

Vous pouvez télécharger ci dessous en pièce jointe un modèle standard Koban (fichier au format .rdl, donc ne le modifiez pas)


Pour cela vous devez procéder en deux temps


- Tout d'abord, enregistrez ce modèle de facture "Facture abonnement" dans Paramètres > Gestion > Options Factures --- Modèles de factures


- Puis, dans Paramètres > Gestion > Options contrats, rendez vous dans la zone Options de facturation et renseignez comme ci dessous la ligne "Modèle de document" en sélectionnant votre modèle de facture.

NE RENSEIGNEZ PAS LES CHAMPS DESSOUS ILS NE VOUS SERONT PAS UTILES DANS UN PREMIER TEMPS



- Pensez ici à bien enregistrer via le bouton bleu situé en dessous de cette zone d'options de facturation




2.5. - Automatiser un compteur/une numérotation de contrat


Vous pouvez également paramétrer la génération d'un compteur automatique de contrat.


L'accès est toujours sur les Paramètres > Gestion > Options Contrats

Tout en bas de cette page, dans la zone Compteur que vous voyez ci dessous, cliquez sur le bouton gris Tous les compteurs situé à droite.


Pour créer le compteur de contrat, depuis cette liste des compteurs déjà existants dans votre Koban, cliquez sur le bouton bleu Ajouter un compteur.


Voici un exemple de paramétrage de compteur ci dessous.

Note : si vous souhaitez ajouter au préfixe une notion d'année ou de mois, notez que les possibilités sont uniquement les suivantes : [YY], [MM], [DDMMYY], [MMYY], [YYMM], [YYYY]. (Y pour l'année, M pour le mois)

Renseignez ainsi :

Type de document : choisissez Contrat

Préfixe : saisissez le préfixe que vous souhaitez

Nombre de chiffres dans la numérotation : saisissez le nombre de chiffres souhaité

Prochaine valeur du compteur : choisissez la valeur que prendra votre compteur sur le prochain contrat que vous allez créer dans Koban




Lorsque vous créerez le prochain contrat, il apparaîtra donc comme suit : 


Dans la liste des contrats, côté utilisateur, vous pourrez également afficher la colonne Numéro.




2.6. - Ajouter des champs sur l'objet Contrat


Voici comment se décompose un contrat standard dans Koban :


Tout en haut : le nom du contrat

Puis en bleu la commande client à laquelle le contrat est lié.


En dessous, les champs standard

- Date de début

- Date de fin

- Nom du compte client

- Périodicité (celle du contrat lui même)

- Périodicité de facturation (fréquence à laquelle une facture doit être générée et envoyée)

- Montant de la période (cela est lié au détail du contrat, que vous verrez dans la création des contrats côté utilisateur)

- Renouvellement prévu (une fois cochée, cette case indique si vous pensez que le client renouvellera ou pas en fin de période d'engagement)

- et tout en dessous, le champ Commentaire



S'il vous manque des champs que vous avez besoin d'ajouter, vous allez pouvoir ajouter des champs à ce niveau : l'accès se fait via : Paramètres > Gestion > Options Contrats et Personnalisation Contrats




Vous avez ici la liste des champs standards, vous pouvez ajouter des champs via le bouton Ajouter un champ.