Niveau de maîtrise : Confirmé

Niveau de droits : Administrateur et Utilisateur

Module : Facturation

Formule : Entreprise



Vous pouvez décider d'automatiser la relance mail de vos factures en retard de règlement pour gagner du temps. Voici la procédure à suivre.


1 - Paramétrages préalables


Voici les paramétrages préalables à réaliser pour que cette fonctionnalité soit effective.


1 - 1 - Activer la relance automatique des factures


Rendez-vous dans les Paramètres > Gestion > Options factures


Sur la page des options de factures, allez tout en bas dans le paragraphe "Relance de factures à échéances".


En premier lieu, cliquez une fois pour cocher la ligne "Activer la fonctionnalité".

La ligne doit apparaître cochées comme ci dessous, et la ligne de paramétrage du scénario à exécuter apparaît.



La solution la plus simple pour créer votre scénario de relance est alors de cliquer sur le bouton vert "Créer un scénario de relance".



1 - 2 - Paramétrer le scénario des relances à effectuer


Quand vous cliquez sur le bouton vert "Créer un scénario de relance", la page ci-dessous s'affiche

- Saisissez en nombre de jours le délai d'envoi de la première relance (nombre de jours à compter de la date d'échéance de la facture)

- Saisissez en nombre de jours le délai d'envoi de la deuxième relance (nombre de jours à compter de la pause précédante)

- Sélectionnez l'utilisateur Koban qui enverra les relances (l'utilisateur doit avoir un email et cet email doit être validé)

- Cliquez alors sur Ajouter et ouvrir




Koban ouvre alors la page de paramétrage de votre scénario de relance "relance des factures impayées" : notez que les 2 premières étapes sont pré-paramétrées pour vous, mais que vous allez pouvoir modifier/ajouter des étapes.





Pour le détail des paramétrages d'un scénario, nous vous renvoyons à la vidéo tuto et à l'article complet dédié au paramétrage des scénarios.


Notez quand même les éléments suivants.

Koban vient de paramétrer pour vous un scénario préparé avec 2 étapes de relances. Vous allez pouvoir les modifier pour ajuster les textes, corriger les pauses...

Votre scénario n'est pas testé : pensez impérativement à le "Simuler" en haut à droite avant de l'activer

Enfin, avant de l'activer, vérifiez dans les factures en cours celles que vous ne souhaitez pas envoyer en relance automatique (voir ci-dessous).


Le scénario standard est toujours de cette forme :



Etape 1 : modifier ou compléter les contenus des emails pré-paramétrés


Pour consulter et éventuellement modifier le texte de l'email de relance de la facture, positionnez votre souris sur l'étape d'email (code couleur rouge) et faites un clic droit.

Cliquez dans le menu proposé sur "Montrer les informations de configuration de l'étape".


Voici le paramétrage pré configuré par Koban :

Libellé : il s'agit du nom de l'étape pour vous permettre une meilleure lisibilité de votre scénario, vous pouvez le personnaliser

Objet : c'est le sujet du mail qui sera envoyé, avec un champ automatique [!!Number]] qui reprendra le numéro de votre facture

Message : c'est le contenu du mail, qui comprend également 2 champs automatique : [!!Number]] qui reprendra le numéro de votre facture et [[!InvoiceDate]] qui reprendra la date de la facture. Vous pouvez le modifier à votre idée.

De : Koban remonte ici l'utilisateur sélectionné en amont comme étant la personne qui envoie les mails de relance

De (Nom) : Koban remonte le nom tel qu'il sera affiché sur la boîte de réception du destinataire

Envoyer entre : vous pouvez (fortement conseillé) paramétrer ici les horaires possibles d'envoi de la relance, nous vous conseillons des heures de travail classique, une relance de facture à 02:00 serait sans doute inefficace de toutes manières

Pensez à Enregistrer vos modifications !



Etape 2 : modifier si besoin des étapes de pause pré-paramétrées


Voici comment modifier si besoin une étape de pause.


Pour consulter et éventuellement modifier le texte de l'email de relance de la facture, positionnez votre souris sur l'étape de pause (code couleur orange) et faites un clic droit.

Cliquez dans le menu proposé sur "Montrer les informations de configuration de l'étape".


Par exemple, ci dessous, on a modifie le libellé pour préciser à titre informatif que la première relance est à J+10.

Pensez à Enregistrer vos modifications !




Etape 3 : Modifier si besoin l'étape d'action de relance


Pour consulter et éventuellement modifier le texte de l'email de relance de la facture, positionnez votre souris sur l'étape d'action (code couleur bleu) et faites un clic droit.

Cliquez dans le menu proposé sur "Montrer les informations de configuration de l'étape".


le paramétrage de l'action est le suivant : 

Note : si vous paramétrez A réaliser avant O jour, l'action sera notée à la date à laquelle elle est créée par le scénario, donc ici, comme on a une pause 72 jours après la pause précédente, elle sera générée à J+72.





Etape 4 : tester le scénario



Comme tous les scénarios, celui-ci doit être testé par vos soins.

Dans ce cas précis, voici comment procéder.


Cliquez en haut à droite sur le bouton Simuler :


Choisissez un contact que nous appelons personnel, c'est à dire que le contact est vous même, avec votre email, ou un(e) de vos collaborateurs(trices). Et oui, le scénario en simulation est vraiment lancé, les emails de relance sont vraiment envoyés, donc pas question de faire un test sur le contact d'un de vos clients !!!!


Pour sélectionner un contact par exemple, voici la manipulation :

- Cliquez sur le bouton bleu Simuler

- Choisissez Contact


- saisissez alors les premières lettres du contact sur lequel vous réalisez la simulation


Koban va alors vous proposer d'éxécuter une à une chaque étape du scénario : le premier mail, la pause, le second mail, l'action de relance téléphonique..... Une version accélérée du scénario :

Koban va vous proposer chaque étape dans la zone verte, vous avez juste à cliquer sur Executer à chaque fois, jusqu'à la fin.



Vous allez ainsi, entre autres, recevoir les différents emails de votre scénario.

Attention, les champs automatiques de numéro de facture et d'échéance ne seront évidemment pas renseignés et apparaîtront sous forme de codes, puisqu'aucune facture n'est vraiment liée à votre simulation !



2 - vérifier les factures qui ne doivent pas être relancées


Vous venez d'activer la relance automatique, attention, c'est un automatisme donc... mieux vaut contrôler avant si certaines factures ne doivent pas être relancés !


Voici notre conseil

Par défaut dans Koban, toute facture échue (date d'échéance dépassée) entre dans le scénario de relance (si vous avez activé la fonctionnalité évidemment) pendant la nuit.

Si une facture ne doit pas être relancée automatiquement, vous devez aller le paramétrer dans la facture elle même.

Si vous n'êtes vraiment pas sûr de vous, vous pouvez en attendant retourner dans Paramètres > Options factures et décocher l'activation de relance. Dès que vous serez prêt, il suffira de re cocher la fonctionnalité, le scénario reste actif et enregistré !



2 - 1 - Faire en sorte qu'une facture ne soit PAS relancée


Voici comment procéder pour qu'une facture ne soit pas relancée :

- Ouvrez la facture concernée

- Cliquez dans le menu bleu sur Modifier les propriétés et cliquez sur le champ "Ne pas relancer automatiquement"

Pas besoin d'enregistrer, la modification est directement prise en compte. SI, en ouvrant de nouveau le menu Modifier les propriétés, la modification ne s'affiche pas, pas de panique, fermez la fenêtre, actualisez votre page Web (ou cliquez sur F5) et ouvrez de nouveau le menu. Cela rafraîchit l'affichage et vous permet de bien visualiser votre paramétrage.



Pour plus de praticité, vous pouvez afficher, dans la liste des factures, la colonne "Ne pas relancer automatiquement" comme ci-dessous :





2 - 2 - Dans quels cas Koban ne relance pas une facture ?


Voici la liste des cas où Koban cesse d'envoyer une facture dans votre scénario de relance automatique

- La facture est au statut En paiement - Ce statut est utilisé en général quand la facture est réglé par prélèvement bancaire que vous venez de saisir sur votre banque

- Vous avez paramétré un échéancier de paiement sur la facture : dans ce cas la facture est automatiquement cochée "Ne pas relancer"


Attention :

- Si un paiement partiel a été enregistré, la facture non payée intégralement restera dans le scénario de relance




3 - Qui sont les contacts de vos comptes clients qui recevront les emails de relance ?



Il y a un ordre dans Koban, en fonction des informations que vous avez saisies sur le compte client.


1/ Si vous avez un contact chez votre client, que vous avez coché "Contact facturation", alors c'est sur le mail de cette personne que partira en priorité chaque email de relance de votre scénario.


2/ Si votre contact facturation n'a pas d'email ou vous n'avez aucun contact coché "Contact facturation"

Alors Koban va envoyer au contact coché "Décideur"


3/ Si votre contact Décideur n'a pas d'email ou vous n'avez aucun contact coché "Décideur"

Alors Koban va envoyer sur le mail renseigné au niveau du compte client lui même


4/ Et si le compte lui même n'a pas de mail.... et bien Koban est juste un outil, donc vous devez impérativement renseigner davantage le compte et les contacts pour bénéficier pleinement de la fonctionnalité de relance !