Niveau de maîtrise : Confirmé
Niveau de droits : Utilisateur
Module : Gestion
Formules : Pro et Entreprise
Si vous avez au préalable bien renseigné chacun de vos contrats avec sa période d'engagement et sa période de facturation, vous allez pouvoir utiliser facilement la liste des contrats à facturer.
Cette liste fonctionne de façon un peu différente que la liste des contrats : en effet, cette liste remonte automatiquement les contrats en fonction de la prochaine date de facture à réaliser. Si vous êtes le 29/01, et que vous n'avez rien facturé depuis le 25/01, vous aurez de manière ordonnée l'accès aux contrats à facturer entre le 25/01 et le 29/01, ainsi que ceux pour lesquels la prochaine facture est prévue dans les 15 jours qui arrivent.
1- Préalable : paramétrage des options de factures des contrats
Vous devez auparavant vérifier le paramétrages des options de facturation de contrat.
Validez ce point avec l'administrateur de Koban via cet article : *** Paramétrage avancé des contrats - 4 - Paramétrer les contrats pour utiliser la "Liste des contrats à facturer"
2- Accès à la liste des Contrats à facturer
L'accès se fait de la façon suivante :
Menu Gestion > Contrats
Puis, une fois sur la liste des contrats, vous cliquez sur l'onglet Contrats à facturer.
Vous arrivez donc sur la liste des contrats à facturer, je vous conseille d'afficher la colonne Date de prochaine facture en premier (avec l'icône roue crantée comme vous en avez l'habitude), c'est souvent plus lisible :
3- Savoir lire la liste des contrats à facturer et les différentes informations
3-1- Contact facturation non renseigné
Il se peut que certaines lignes de vos contrats apparaissent comme on le voit ci-dessus avec une petite alerte sous la forme d'un point d'exclamation
Cela signifie que sur le compte concerné, vous avez un des problèmes suivants à corriger
- vous n'vez pas renseigné de contact facturation sur le contrat lui même
- OU le contact coché comme "contact facturation" n'a pas d'email (or c'est à ce contact que Koban envoie prioritairement les factures) et et le compte lui même n'a pas non plus d'adresse email générique (or cet email est le second choix de Koban pour envoyer la facture)
> Koban ne sera pas en capacité d'envoyer la facture par mail car il n'a aucun destinataire !
Vous devez donc
- ouvrir le contrat et renseigné le contact pour la facturation
- et/ou ouvrir la fiche de votre client et aller renseigner au moins un des emails, sur le contact facturation ou sur le compte directement. Préférez toujours le contact facturation !
3-2- Contact Facturation
En lien avec ce que nous avons vu dans le précédent paragraphe, cette colonne Contact Facturation doit être renseignée, et cela se fait sur le contrat lui même.
Mais, direz-vous, et si on a déjà paramétré un contact, sur le compte, comme étant LE contact facturation?
Notez qu'il vous faudra quand même le renseigner sur le contrat, puisque le contact facturation peut changer d'un contrat à l'autre !
Ce champ se renseigne sur le contrat lui-même comme ci-dessous :
3-3- Date de prochaine facture et montant de la prochaine facture
Koban calcule en fonction des renseignements figurant sur le contrat à quelle date il devra facturer.
Si la période d'engagement et la périodicité de facturation sont les mêmes, c'est facile : la date de prochaine facture est in fine celle à laquelle prend fin le contrat
Si par exemple vous avez des contrats avec une engagement d'un an, avec une facturation mensuelle, alors la date de prochaine facture est, pendant la durée d'engagement de 1 an, mise à jour chaque mois.
3-4- Les boutons de génération de factures
Vous avez sur la partie la plus à droite des boutons avec une icône devise.
Ces boutons vont vous permettre de générer directement les factures à réaliser, nous abordons l'utilisation ci-dessous !
4- Générer les factures à réaliser depuis la liste des contrats à facturer
4-1- Générer une seule facture
Voici l'utilisation si vous souhaitez générer la facture pour un seul contrat.
Vous cliquez simplement sur le bouton facturation de la ligne de contrat que vous souhaitez facturer.
Une fenêtre s'ouvre, dans laquelle vous allez
- saisir la date de la facture
- vérifier le montant mais il est calculé depuis le détail du contrat
- ajouter si vous le souhaiter un commentaire interne
Vous avez alors 2 choix.
- Si vous cliquez sur Ajouter, Koban crée votre facture en brouillon, il vous reste à la vérifier puis vous la validez et vous l'envoyez à votre client
- Si vous cliquez sur Valider et envoyer, Koban génère la facture (avec modèle de facture paramétré dans le premier paragraphe, le mode de règlement du client, l'échéance par défaut), la valide, l'envoie puis met à jour la date de prochaine facture sur le contrat
Notre conseil : si vous démarrez avec le module, préférez la première solution qui permet de vérifier la facture, et donc la façon dont vous avez créé et paramétré le contrat !
4-2 Générer n factures d'un coup
Dans ce cas, la manipulation va être sensiblement différente.
Vous devez tout d'abord cocher les contrats que vous souhaitez facturer, en cochant les cases de la première colonne à gauche comme ci-dessous
Puis vous cliquez dans la zone qui est apparue en haut sur le bouton bleu Facturer
ici vous retrouvez les 2 choix possibles
- soit vous ouvrez pour vérifier avant de valider et envoyer
- soit vous demandez à Koban de valider les factures et de les envoyer dans la foulée - Koban génère les factures (avec modèle de facture paramétré dans le premier paragraphe, le mode de règlement du client, l'échéance par défaut), les valide, les envoie puis met à jour les dates de prochaine facture sur le contrat
Notre conseil : si vous démarrez avec le module, préférez la première solution qui permet de vérifier les factures, et donc la façon dont vous avez créé et paramétré le contrat !