Niveau de maîtrise : Intermédiaire
Niveau de droits : Administrateur
Module : Tous les modules
Formules : toutes les formules
Afin de disposer d'une vue globale des doublons détectés par Koban, Koban propose depuis février 2019 la vue Liste des doublons, accessible seulement aux administrateurs.
1- Détection des doublons, comment la liste se génère-t-elle ?
Lorsque vous allez demander, en tant qu'administrateur, à Koban de calculer les doublons, Koban va balayer votre base de données de comptes et de pistes.
NB : les contacts ne font pas partie de l'analyse des doublons, ainsi que les pistes dont le compte (société) est renseigné (puisque ces pistes sont amenées à devenir des contacts)
Ce calcul se fait sur l'adresse email uniquement, qui est la clé retenue dans Koban.
Si parmi les pistes et les comptes Koban trouve 2 fois ou plus l'email, alors il remonte dans la liste des doublons cet email, le nombre de fois où ce mail est présent.
depuis cette liste, vous allez pouvoir fusionner en direct les doublons (ou plus !) identifiés.
2- Accès à la liste des doublons
Pour accéder à la liste des doublons présents en base, l'accès se fait via Paramètres > Général (ou icône étoile si vous êtes sur tablette) > Gestion des doublons
Puis sur l'écran de gestion des doublons, il faut aller tout en bas cliquer sur le bouton Liste des doublons
La liste des doublons s'affiche alors mais attention, elle n'est pas à jour donc il faut impérativement toujours commencer par cliquer sur RECALCULER (bouton orange).
Quand vous cliquez sur Recalculer, laissez Koban calculer, puis afficher la liste à jour.
Notez que la colonne Email est filtrable (si vous cherchez un email en particulier c'est pratique) et triable (il suffit de cliquer sur le titre Email bleu.
3- Fusionner les doublons
Sur la liste des doublons, vous avez à droite une icône clicable en forme de maillon de chaîne, qui va vous permettre de fusionner les éléments détectés.
Si vous passez votre souris dessus sans cliquer, Koban affichera d'ailleurs le titre "Fusionner les éléments".
Lorsque vous cliquez sur le bouton de fusion, Koban affiche les comptes ou pistes détectés.
Il vous faut choisir le compte que vous conservez en le cochant, puis en cliquant sur Dédoublonner.
ATTENTION cette manipulation est irréversible, donc vérifiez bien avant le compte que vous conservez !!!!!
Koban va conserver tous les champs et tags du compte à conserver.
Si les doublons avaient des champs remplis, alors que ceux du compte à conserver étaient vides, alors Koban va remonter ces champs remplis dans le compte à conserver.
L'objectif est d'obtenir la fiche de compte la plus complète possible.
NB : si parmi les doublons vous avez piste et compte, alors vous ne pourrez pas conserver la piste (c'est évident mais ça va mieux en l'écrivant !)
Notez également que Koban ne sait réaliser la manipulation que si la valeur n'est présente que 2 fois. Au-delà, vous devrez d'abord passer par la gestion manuelle, avec l'article disponible en cliquant ici.