Niveau de maîtrise : Intermédiaire

Niveau de droits : Administrateur

Module : Gestion

Formules : Pro et Entreprise

Si vous disposez des formules Pros ou Entreprise, vous pouvez décider de paramétrer l'envoi automatique d'un email, informant le client que le contrat va se renouveller sous un certain délai.

Prenons un exemple :

Nous décidons ici que 10 jours avant la date de fin d'engagement, le client reçoit un email d'information de renouvellement.

Nous souhaitons ici que cet email soit envoyé automatiquement par Koban, donc sans intervention manuelle de notre part.

1/ Fonctionnement général et restrictions : comment ça marche

Si vous activez cette fonctionnalité, notez bien le fonctionnement décrit ci-dessous.

Chaque jour, Koban inspecte les contrats en cours (donc tous les contrats sauf les contrats soldés).

Notez bien que les contrats à période d'engagement Mensuelle ne sont pas intégrés, Koban ne les traitera pas.

Pour chaque contrat, Koban calcule la date de fin de contrat, à laquelle il soustrait le délai d'envoi d'alerte que vous aurez choisi.

Si cette date calculée tombe aujourd'hui, alors Koban déclenche l'envoi de l'email d'alerte que vous aurez paramétré, avec l'email expéditeur que vous aurez déterminé.

Cet email est envoyé sur le mail du contact facturation inséré sur le contrat.

2/ Préalables à vérifier

Qui dit automatisme, dit vérifications préalables !

Voici les points que vous devez vérifier et préparer avant d'activer la fonctionnalité :

- Email expéditeur : vérifiez que cet email ets bien enregistré et validé via Amazon Web services - nous vous conseillons de le paramétrer via votre menu Paramètres - Marketing

Voici le lien vers l'article vous rappelant comment faire : Paramétrage et validation des emails expéditeurs

- Vérifiez que vous avez un contact renseigné sur vos contrats, et que ce contact a bien un email valide

- Préparez le sujet et le contenu de l'email que vous souhaitez envoyer, voici un exemple ci-dessous dont vous pouvez vous inspirer

- Et dans les emails types, créez et enregistrez ce modèle d'email

Voici le lien pour créer un email type si vous êtes de profil Administrateur : Créer et enregistrer un email type

3/ Paramétrage de l'automatisation Renouvellement de contrat

Rendez vous dans Paramètres > Gestion > Options contrats

Sur cet écran, descendez dans la zone "Renouveler" en bas d'écran.

Le paramétrage est le suivant : 

Répétons ici que l'email expéditeur doit avoir été enregistré et validé au préalable !