Niveau de maîtrise : Confirmé
Niveau de droits : Utilisateur
Module : Gestion

Formules : Pro et Entreprise


Préalables nécessaires

- vous devez avoir bien renseigné chacun de vos contrats avec sa période d'engagement et sa période de facturation, le contact facturation sur contrat, l'email du contact facturation

- vous devez maîtriser parfaitement l'utilisation de la "Liste des contrats à facturer"



Nous vous rappelons que nous proposons des formations spécifiques sur ce module de gestion des contrats, pendant lesquelles nous paramétrons ensemble et vous apprenons la bonne utilisation de l'outil. N'hésitez pas à consulter nos chargés de projets ou nos commerciaux pour avoir un tarif.




1/ Principe de fonctionnement


Vous paramétrez dans Koban la facturation automatique des contrats, quel est le fonctionnement de ce module ?


Chaque jour, Koban balaie les dates de facturation (ne confondez pas avec les dates de renouvellement du contrat lui même).

Si un des contrats est à facturer aujourd'hui, et que vous avez activé l'automatisation :

- Koban ouvre le contrat et prépare la facture

- Il utilise pour cela le modèle de facture que vous aurez préalablement paramétré

- Il remonte le mode de règlement et l'échéance du client, ou ceux définis par défaut s'il ne trouve rien sur la fiche du client

- Il intègre les lignes de produits telles que définies dans le détail du contrat

- Il valide la facture

- Il prépare ensuite le mail d'envoi de la facture avec comme destinataire le contact facturation saisi sur le contrat

- Il récupère l'email de l'expéditeur que vous aurez paramétré

- Il récupère l'objet du mail que vous aurez paramétré

- Il récupère le texte de contenu du mail que vous aurez paramétré

Et il envoie le mail avec la facture en pièce jointe.

Puis il met à jour la date de prochaine facture.


La confiance n'exclut pas le contrôle !

Vérifiez régulièrement que tout se passe bien et que l'automatisation se lance correctement.



2/ Paramétrages


Voici les paramétrages à effectuer obligatoirement sur les options de facturation de contrat.

Si vous maîtrisez l'utilisation de la liste des contrats à facturer, les champs ci-dessous doivent être déjà saisis et utilisés.



- Tout d'abord, choisissez un modèle de facture adapté à la facturation des abonnements.

Nous en proposons 2 à télécharger gratuitement dans cet article : Paramétrer le module contrat

Enregistrez ce modèle de facture "Facture abonnement" dans Paramètres > Gestion > Options Factures --- Modèles de factures


- Puis, dans Paramètres > Gestion > Options contrats, rendez vous dans la zone Options de facturation et renseignez comme ci dessous la ligne "Modèle de document" en sélectionnant votre modèle de facture.




- Renseignez ensuite l'expéditeur qui enverra les emails de facturation, sur la ligne "Expéditeur".

Ce sont les noms des utilisateurs de Koban qui sont proposés, vérifiez bien que leurs emails expéditeurs ont été validés pour pouvoir envoyer des mails !


- Sur la ligne Sujet, choisissez l'objet du mail qui accompagnera l'envoi des factures


- Dans la zone Message, paramétrez le message général qui accompagnera l'envoi des factures.

Notez que dans le corps de mail, vous pouvez ajouter des champs automatiques via l'icône K de Koban, qui vous proposera une liste de possibilités.



- Vous devez ensuite activer la facturation automatique en cochant comme ci-dessous :




- Pensez enfin à bien enregistrer via le bouton bleu situé en dessous de cette zone d'options de facturation