Niveau de maîtrise : Intermédiaire
Niveau de droits : Utilisateur
Module : Gestion
Formules : Pro et Entreprise
Vous souhaitez utiliser le module contrats pour gérer vos abonnements.
Une fois les premiers paramétrages du modules réalisés -voir article ici - vous devez également aller préparer vos produits concernés par les contrats.
Notez que ce paramétrage de vos produits est vraiment fondamental, le module contrat est puissant mais doit être convenablement configuré.
N'hésitez pas, surtout si la gestion des contrats est un élément central de votre organisation, à solliciter une formation spécifique (qui peut se faire à distance) auprès de votre contact chez nous.
1- Les produits doivent être cochés en vente et en contrat
Si vous utilisez le module de facturation de Koban, vous savez que vos produits facturables doivent être cochés "En vente" dans le catalogue produits.
En plus, si un produit doit faire l'objet d'un contrat, il faut également le cocher "Contrat/Abonnement".
Pour le faire, rendez vous dans les Paramètres > général > Produits
Ouvrez le produit concerné et paramétrez-le comme suit :
Nous vous conseillons d'afficher la liste de vos produits en affichant les 2 colonnes En vente et Contrat pour une meilleure visualisation.
Utilisez, une fois sur la liste des produits, l'icône en forme de roues crantées.
2- Les périodicités d'engagement et de facturation doivent être renseignées sur chaque produit
Pour chaque produit en contrat, vous devez impérativement saisir
- une périodicité d'engagement (c'est la durée du contrat sur ce produit)
- une périodicité de facturation (c'est la fréquence à laquelle le produit est facturé pendant la durée du contrat
- et les PCB (voir plus bas)
Par exemple, vous vendez un produit en engagement annuel, et pendant l'année d'engagement, vous facturez chaque mois. Vous aurez alors
- une périodicité d'engagement annuelle
- une périodicité de facturation mensuelle
Comme ci-dessous :
3- Les quantités "PCB" doivent être saisis sur le produit
Dernier paramétrage absolument indispensable : les PCB
Ce terme barbare explicite par combien d'unités est vendu un produit.
Par exemple, quand vous achetez un abonnement avec une durée de contrat annuelle, et que vous êtes facturé chaque mois, alors le produit est vendu par 12. Le PCB est de 12.
Pour identifier facilement le PCB d'un produit, posez vous la question du nombre de factures qui seront envoyées pendant la durée du contrat, cela répond parfaitement !
Voici le paramétrage du PCB à effectuer :
Il vous faut aller dans la zone Vente, saisir le nombre de PCB et surtout penser à Enregistrer le produit !
Quelques astuces
- Durée de contrat annuelle - Facturation annuelle : dans ce cas vous faites une facture par durée de contrat, le PCB est de 1
- Durée de contrat annuelle - Facturation mensuelle : dans ce cas vous faites 12 factures par durée de contrat, le PCB est de 12
- Durée de contrat mensuelle - Facturation mensuelle : dans ce cas vous faites une facture par durée de contrat, le PCB est de 1
- Durée de contrat 4 ans - Facturation mensuelle : dans ce cas vous faites 48 factures par durée de contrat, le PCB est de 48
[etc...]
4- Quel est le prix de mon produit en cas de PCB supérieur à 1?
Cette question nous est souvent posée, pour y répondre il faut penser montant de la facture générée !
Le prix de vente de votre produit est celui d'une unité de produit.
Si vous vendez un produit avec une durée de contrat de 12 mois, mais une facturation mensuelle, le prix du produit est bien le prix pour 1 mois.
Si vous vendez un produit avec une durée de contrat de 12 mois, et une facturation annuelle unique, le prix du produit est bien le prix pour 12 mois donc un an.
Pensez également à paramétrer avec la même réflexion l'unité du produit. Si vous facturez mensuellement, l'unité sera bien "/mois", si vous facturez annuellement, l'unité sera "/an".