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Nouveauté du printemps 2019, la matrice d'Eisenhower pour vous aider dans la gestion des priorités de vos actions dans Koban !
Depuis Juin 2019, une action se caractérise en outre par 2 niveaux
- le degré d'urgence ou de priorité
- le degré d'importance
Lorsqu'une action est de priorité haute, elle fait partie des actions urgentes à traiter en terme de planning.
Lorsqu'une action est importante, cela signifie que même si elle n'est pas forcément urgente en termes de délai de réalisation, elle doit toutefois être traitée également avant les autres actions car elle a une forte importance stratégique.
En résumé, quand on a peu de temps dans une journée, ce sont ces actions urgentes et importantes qu'il faut effectuer et donc clôturer en priorité, avant les autres.
Globalement, la nuance entre les 2 notions est subtile, à vous de trouver votre rythme de croisière.
L'objectif est de vous aider à prioriser, parmi toutes les choses à faire cette semaine, celle à passer avant les autres.
Depuis le semainier, le clic sur le bouton Priorité vous permet d'organiser visuellement, par de simples Glisser-Déposer (Drag and Drop) vos actions de la semaine.
Le présent article vous détaille l'utilisation possible de ces 2 notions et le classement des actions, selon ces critères, dans la matrice d'Eisenhower.
Cette matrice (nous ne l'avons pas inventée mais nous l'utilisons beaucoup pour notre part) offre une vision plus claire des importances et priorités de votre semaine, quitte à déléguer ce qui est urgent mais pourrait être réalisé par un de vos collaborateurs !
La voici en exemple ci dessous :
1 - Comment utiliser la matrice des priorités par simples glisser-déposer
Voici avec la courte vidéo ci-dessous le fonctionnement de la matrice et comment, sur le détail de la fiche d'une action, vous visualiserez si elle est urgente (Priorité haute) et/ou importante.
Vous verrez qu'une action, du moment qu'elle est cochée Importante, apparaît dans le programme de la semaine précédée d'une icône Point d'exclamation pour la mettre en avant.
Dans la vidéo ci-dessous, vous verrez comment
- depuis la matrice, déplacer une action dans le cadre de matrice correspondant
- ouvrir l'action pour visualiser, sur sa fiche détaillé, le niveau de priorité et la notion d'importance
- visualiser les actions importantes dans le semainier
2 - Comment modifier le niveau de priorité et l'importance directement sur la fiche d'une action
Dans le détail de la fiche d'une action, quand vous l'ouvrez, vous retrouvez 2 champs que vous pouvez modifier sans passer par la matrice.
- La priorité (faible, normale, haute) : un niveau haut rend l'action urgente
- l'importance : il s'agit ici d'une simple case à cocher, l'action est importante ou pas
Voici ces 2 champs dans la fiche ci-dessous :
Pour modifier la priorité, cliquez sur la valeur de priorité (ici, basse), et choisissez la valeur dans la liste déroulante la priorité souhaitée.
L'enregistrement est automatique.
Avec une priorité Haute, votre action se rangera automatiquement dans une des 2 zones du haut de la matrice.
Pour modifier l'importance, cochez simplement (ou décochez) la case située à droite du champ Importance comme montré ci-dessous sur la vidéo :
Une action importante se rangera automatiquement dans une des 2 zones de gauche de la matrice.
