Niveau de maîtrise : Expert
Niveau de droits : Administrateur
Module : Gestion Fournisseur
Voici comment importer, à partir d'un fichier excel, les tarifs d'achat de produits à un de vos fournisseurs.
0. Préalables : produits importés et fournisseur créé
Le catalogue de vos produits doit avoir été préalablement réalisé, et les produits concernés doivent tous être cochés "Achat".
Cela signifie que lors de votre import initial, vous aviez préparé une colonne "Achat" et que les produits que vous achetez doivent comporter la valeur 1 dans cette colonne.
Par ailleurs, les fournisseurs doivent tous êtres déjà présents, au statut Fournisseur.
Voici un exemple ci dessous dans le fichier excel original :
1. Préparation de votre fichier
Le fichier que vous allez utiliser pour importer maintenant les prix d'achat au fournisseur est également un fichier excel.
NOTE IMPORTANTE POUR NE PAS TRAVAILLER POUR RIEN : le fichier peut être exactement le même que celui qui vous a servi lors de l'import initial, mais on va se servir de colonnes supplémentaires que nous détaillons ci dessous.
CHAQUE COLONNE DOIT IMPERATIVEMENT ETRE REMPLIE ET IMPORTEE
- Colonne Fournisseur
ici, vous devez saisir le nom du fournisseur RIGOUREUSEMENT IDENTIQUE à son nom dans Koban
- Colonne prix de revient
normalement, c'est le prix HT que vous avez déjà saisi en prix de revient lors de votre import initial de catalogue produits
toutefois, si le tarif d'achat est différent, il vous faut ajouter une colonne prix HT qui sera donc le prix auquel vous achetez au fournisseur
- colonne taux de tva
Ici, comme lors de l'import de produit initial, vous devez vérifier que le taux de tva est bien paramétré dans Koban (Paramètres > Général > Taux de tva)
- colonne prix TTC
c'est simplement le prix d'achat mais calculé en TTC
Voici une copie écran avec les colonnes ci-dessous :
2. Import d'un "Tarif fournisseur"
Une fois que votre fichier est bien préparé et vérifié, vous allez pouvoir importer le tarif fournisseur.
Votre fichier excel doit être transformé en
- format csv avec séparateur point virgule (surtout pas en virgule)
- encodage UTF8
C'est bien le fichier csv que l'on va importer dans Koban.
Etape 1 : allez dans Paramètres, puis Général > Importer et cliquez sur le bouton bleu à droite : Import avancé
Etape 2 : choisissez votre type d'import comme ci dessous :
Etape 3 : mapping ou correspondance entre les colonnes et les champs de Koban
Concernant les clés et produit-clé, vous devez cocher de la manière suivante :
Et pour les prix vous devez faire la correspondance suivante :
Quand tout est fini, vérifiez bien que vous avez
- coché la clé sur le fournisseur
- coché le produit clé sur le champ Produit>code et sur la colonne du code produit de votre fichier
Cliquez alors en bas de votre écran sur le bouton bleu Enregistrer et suivant.
Etape 4 : à passer !
Rien à faire sur cette étape donc cliquez sur le bouton bleu Enregistrer et Suivant pour que Koban lance le test de votre fichier
Etape 5 : le premier test de Koban
Laissez Koban tester votre fichier, selon la taille du fichier cela peut être un peu long, laissez le finir !
Si Koban ne trouve pas d'erreur lors de ce premier scan, il va vous donner le résultat de son test :
Etape 6 : Vous pouvez alors lancer l'import en cliquant sur le bouton rouge IMPORTER
Quand l'import s'est bien passé, vous aurez le message de fin :
Vous pouvez alors fermer la page ou cliquer sur OK, l'import est terminé.
3. Vérification sur la fiche du fournisseur
Rendez vous sur la fiche du fournisseur concerné, et cliquez sur son catalogue de produits achats
la liste des produits et leurs prix d'achat (HT et TTC) doivent apparaitre
