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Formule Entreprise uniquement
Une formation spécifique au paramétrage et à l'utilisation de cette fonctionnalité vous sont fortement conseillés.
Cette fonctionnalité permet, depuis un suivi de projet généré à partir d'une commande client, de facturer un pourcentage fixe de la commande globale selon l'étape d'avancement du projet client.
1- Paramétrage des produits : Création de produits vente "facturables partiellement"
Pour bien comprendre le paramétrage à réaliser sur les produits, prenons un exemple qui parle en général à beaucoup d'entre nous : la création d'un site internet.
Dans une commande de création de site, il y a souvent 2 grands types de produits vendus : les produits de type prestations (création graphique, développement, tests, mise en lignes des contenus, mise en production...) et les produits de type abonnement (hébergement et maintenance que vous payez annuellement ou mensuellement au prestataire).
C'est un exemple intéressant car ici, nous souhaitons
- facturer au fur et à mesure de l'avancement du projet un pourcentage du montant total des prestations commandées
- mais l'abonnement d'hébergement/maintenance ne fait pas partie de cette facturation à l'avancement, et sera facturée en toute fin de projet, dans une facture à part, éventuellement par le biais d'un contrat annuel.
Ici, on va donc ouvrir tous les produits de type prestation, enregistrés dans notre catalogue Koban, et les cocher "Facturable partiellement".
Koban saura, quand nous émettrons une facture partielle au sein du projet en fonction de l'avancement de lui-ci, que seuls les produits "facturables partiellement" devront être comptés dans les factures partielles.
Pour paramétrer nos produits :
- Ouvrir le catalogue de produits dans Paramètres > Général > Produits
- Ouvrir la fiche du premier produit prestation concerné, et cocher sur sa fiche la case "Facturable partiellement"
- Penser à bien enregistrer le produit pour que le paramétrage soit sauvegardé
Vous trouverez ci dessous le gif du paramétrage à réaliser.
Astuce : sur le catalogue de produits, nous pouvons utiliser la personnalisation de l'affichage des colonnes pour afficher la colonne "Facturable partiellement". Cela permet de vérifier rapidement si nos produits prestation sont bien cochés.
2- Paramétrage du type de projet : Etapes facturables via un pourcentage
Nous allons maintenant créer un type de projet général que nous appellerons Création de site.
Pour chaque projet de ce type, nous définissions notre process de gestion de projet et de facturation comme suit
- Etape 1 : Lancement - En fin d'étape, nous facturons 20% des prestations
- Etape 2 : Création - En fin d'étape, nous facturons 40% des prestations
- Etape 3 : Développement - En fin d'étape, nous facturons 30% des prestations
- Etape 4 : Publication - En fin d'étape, nous facturons 10% des prestations
Il nous faut aller dans
Paramètres > Projets > Types de projet
Puis Ajouter un type d'affaires
Nous nommerons ce type d'affaires Création de site puis irons renseigner nos 4 étapes avec pour chacune
- son nom
- son ordre dans le process
- son pourcentage de facturation lié
Voici le détail de la création de ce type de projet détaillée dans le gif ci-dessous :
3- Utilisation : Facturation partielle à la fin d'une étape
Pour bien comprendre l'utilisation de la fonctionnalité ainsi mise en place, nous allons prendre un exemple avec une commande client comprenant
- des abonnements
- des prestations "facturables partiellement"
Voici le détail de la commande :
- les lignes d'abonnement ne feront pas l'objet de facturation partielle pendant la conduite du projet
- par contre le total des prestations sera facturé au fur et à mesure de l'avancement. On ne va donc pas les facturer depuis la comme habituellement, mais depuis le projet. Il va donc falloir générer le projet depuis la commande puis le valider.
3-a - Génération du projet depuis la commande client
Nous allons ouvrir la commande, qui doit être en cours, et cliquer en haut à droite, dans le menu orange sur AFFAIRE, afin de générer le projet.
Il faut simplement nommer le projet et choisir son type, ici Création de site.
La fiche projet s'ouvre, nous vérifions les éléments et la passons en cours via le bouton bleu Passer le projet en cours.
3-b - Emission de la première facture en fin de première étape
Voici ci dessous la marche à suivre pour lancer la facture de la première étape :
- C'est bien l'icône facture située en face de chaque étape qui permet de générer la facture
- Dans notre cas, comme nous avons défini le premier pourcentage de facturation à 20%, Koban va préparer la facture en appliquant ce coefficient à chaque ligne produit concernée (donc chaque produit coché Facturable partiellement)
- La facture est générée en brouillon, il faut bien sûr la vérifier avant de la valider
On notera qu'au sein de la fiche du projet, le numéro de la facture apparait en face de chaque phase, en rouge. Ce numéro est clicable pour ouvrir de nouveau la facture si on a besoin de la consulter.
Par ailleurs, on trouvera sur la facture le détail traçabilité qui reprend
- le lien vers la commande initiale
- le lien vers la fiche projet
3-c - Emission des factures suivantes à chaque phase
La facturation des phases ou étapes suivantes suit la même logique.
Il suffit de cliquer sur l'icône de facturation située en face de chaque étape, au sein même de la fiche projet, pour lancer la facture brouillon, la vérifier puis la valider.
Notons que le projet passe automatiquement à l'étape de la dernière facturation. Si l'on lance la facture de l'étape Création, alors le projet se placera en étape Création.
Notons qu'au fur et à mesure, comme lors d'une facturation partielle sans le module projet, les liens sur la commande initiale passent en "Facturé partiellement".
3- d - Emission de la dernière facture et gestion de la commande client
La toute dernière facture se gère également comme pour les autres phases.
Les liens de la commande initiale passent donc toutes à Facturé (c'est à dire facturées à 100%)
Notons également qu'à tout moment, depuis la commande elle même, un clic sur l'indicateur vert Montant facturé permet d'accéder à la liste des factures émises depuis ce bon de commande, via le module projet (ou pas, selon votre utilisation).
4- Utilisation : Fin du projet
Comme tout projet terminé, vous pouvez, une fois que tout est facturé, solder le projet si vous n'avez plus besoin qu'il soit en cours.
Par ailleurs, dans notre exemple, pensez bien que la commande initiale reste en cours puisque nous n'avons pas, dans notre exemple, facturé la ligne des abonnements. Elle se soldera naturellement quand on aura facturé la ligne restante des abonnements, soit en direct soit via le module Contrats.