Niveau de maîtrise : tous les niveaux
Niveau de droits : Administrateur
Module : Plugin Signature électronique
Une fois le plugin activé, il va falloir procéder aux paramétrages pour que vous puissiez l'utiliser dans de bonnes conditions.
Pour accéder aux paramétrages, cliquez sur l'icone en forme de roue crantée :
Les paramétrages vont se faire à plusieurs niveaux :
- Gestion du modèle de document
- Paramétrages généraux
- Automatisme lié à la validation d'une procédure
- Paramétrages spécifiquement dédiés au métier de la Promotion Immobilière
1/ Gestion du modèle de document
Les devis étant générés directement depuis Koban, il va falloir utiliser un modèle de document spécial afin que l'emplacement de la signature soit toujours le bon que vous ayez 1,2 ou 10 pages à votre document.
!!!!!!! IMPORTANT : N'utilisez pas le modèle de document de base ou un modèle sur mesure. Rapprochez-vous du support ou de votre interlocuteur habituel pour que nous puissions vous communiquer toutes les informations utiles !!!!!!!
Une fois que vous avez le modèle fourni par nos équipes ou les instructions pour modifier votre modèle, il va falloir préciser à Yousign où vos contacts auront le droit de signer.
1-1/ Position de la signature sur le devis
Dans la zone "Position de la signature sur le devis ", vous allez devoir renseigner les coordonnées de signature fournies par l'outil Yousign.
Pour récupérer ces coordonnées, cliquez sur le lien : https://placeit.yousign.fr/
Choisissez un de vos devis en cours dans votre Koban.
Exportez le en format PDF et enregistrez ce PDF sur votre ordinateur. Vous allez en avoir besoin dans l'étape ci après pour positionner l'emplacement unique de la signature électronique.
Ensuite, chargez votre document et sélectionnez la zone de signature comme montrée dans la vidéo ci-dessous pour récupérer les coordonnées :
Si la signature sur votre exemple se situe page 4, vous pouvez vous déplacer sur la bonne page en haut à gauche
Attention : un seul emplacement de signature est possible.
Insérez ces coordonnées dans la zone associée dans les paramétrages.
1-2/ Combien de pages après la page de signature
Il se peut que la page où votre zone de signature se situe ne soit pas la dernière page de votre document (souvent le cas lorsque vous insérez vos CGV).
Ce paramétrage permettra de dire à Koban combien de page vous avez après la page sur laquelle est positionnée la signature électronique.
1-3/ Modèle de document appliqué sur la signature électronique
Ici, vous viendrez sélectionnez le modèle de document qui sera appliqué lorsque vous enverrez un devis pour signature électronique.
C'est le même document que vous avez transmis au service Yousign pour localiser l'endroit où les personnes signeront au point 1.1/ Position de la signature sur le devis.
Là, il s'agit de le charger dans le plugin pour que Koban le garde en mémoire.
2/ Paramètres généraux
2-1/ Couleur d'arrière plan
Lorsque vous transmettez vos offres pour signature électronique, votre offre sera gérée par la plateforme Yousign pour des raisons légales et de certification.
Cette interface sera personnalisée avec votre logo et vous pourrez choisir une couleur de fond en remplissant la couleur d'arrière plan.
Voici un outil pour trouver le code hexadécimal de la couleur que vous souhaitez : https://htmlcolorcodes.com/fr/
2-2/ Nombre de jour de validité
Cette option vous permet de définir combien de temps une procédure de signature électronique est valable.
Cela a 2 enjeux :
- Tout d'abord, vous limitez dans le temps l'accès à votre offre. Ainsi un client ne pourra pas signer votre offre 6 mois plus tard alors que vous avez fait une augmentation tarifaire, par exemple.
- Ensuite, comme vous achetez des crédits de signature électronique, à chaque fois que vous envoyez une offre pour signature électronique, votre solde de crédit est décrémenté d'une unité. Si jamais, votre prospect ou client n'a pas signé l'offre durant la période, la procédure est annulée et votre solde est recrédité.
En effet, un crédit est consommé uniquement lorsque le client valide votre offre via la signature électronique.
3/ Automatisme lié à la validation d'une procédure
Lorsqu'une procédure est validée, vous allez pouvoir créer une action pour vous alerter ou créer des workflows dans Koban.
3-1/ Activer la création d’une action clôturée à la signature
Si vous souhaitez mettre en place des alertes ou des automatismes, il faudra activer cette case afin qu'une action clôturée soit créée lors de la validation d'une procédure.
Comme l'action créée sera clôturée, vous n'aurez une alerte que dans le fil d'actualité et vous pouvez passer à côté de l'information. C'est pour cela que nous vous conseillons de créer une type d'action spécifique pour pouvoir mettre en place un automatisme dédié. Ce point est décrit ci-dessous dans le pavé Astuce.
3-2/ Code du type d'action de l'action créé à la signature (ex : TASK)
Par défaut, une action de type Tâche (code : TASK) sera créée.
ASTUCE :
Ce type d'action étant très fréquent dans Koban, nous vous préconisons de créer un type d'action spécifique à cette procédure (par exemple : Validation électronique - Code : VALELEC)
En faisant cela, vous pourrez mettre en place un automatisme sur cette action pour qu'un mail soit envoyé à l'ADV, un scénario automatisé se mette en place ...
Concernant l'automatisme, il faut que vous alliez dans les paramétrages sur les types d'action(http://test.app-koban.com/ActionType/All) et que vous créiez un automatisme sur la CREATION d'action (validation électronique par exemple).
Si vous le faites sur la clôture d'une action, l'automatisme ne fonctionnera pas !
On aura donc un processus où :
- lorsqu'une procédure sera validée, une action de type Validation électronique (code : VALELEC) sera automatiquement créée.
- Comme vous aurez paramétré un automatisme au niveau de ce type d'action, Koban lancera les automatismes définis : une action est créée au commercial pour qu'il valide les éléments du devis, un scénario de remerciement et de prise en compte est transmis au client ...
N'hésitez pas à nous solliciter pour que l'on vous accompagne sur ces points.
Nous vous rappelons que vous pouvez librement créer un type d'action dans les paramètres - Actions et notifications - Types d'action
4/ Paramétrages spécifiquement dédiés au métier de la Promotion Immobilière
Si vous êtes Promoteur Immobilier, vous avez surement activé le plugin Promotion Immobilière et ces paramétrages ont été configurés par nos services.
Si ce n'est pas le cas, je vous invite à prendre contact avec votre interlocuteur habituel ou directement le support.
En effet, il faudra bien valider que les paramétrages nécessaires ont bien été réalisés au niveau du dossier de réservation.