Niveau de maîtrise : tous les niveaux
Niveau de droits : Administrateur (pour la commande des crédits) et utilisateur
Module : Tous les modules
Nous allons voir dans cet article comment utiliser la signature électronique.
Tout d'abord, voici un rappel sur la gestion des crédits :
- Les administrateurs peuvent commander des crédits (consulter l'article qui évoque ce point : 1 - Activer le plugin "Signature électronique")
- A chaque fois qu'une procédure de signature électronique est envoyée, cela vous enlève un crédit.
Si à la fin de la durée de la procédure (que votre administrateur a paramétré dans le plugin sur son interface koban), votre interlocuteur n'a pas validé votre devis avec la signature électronique, le crédit est de nouveau disponible. - Lorsque vous n'avez plus de crédit, vous ne pouvez plus émettre d'offre pour signature électronique
1/ Envoi d'une procédure de signature électronique
La signature électronique est disponible lors de l'envoi d'un devis depuis Koban.
Sur la fenêtre de rédaction de l'email, vous trouverez une nouvelle zone "Envoyer le devis pour signature" :
Il suffit donc cocher cette case pour qu'un lien soit intégré dans le corps du message.
Ce lien permettra à votre destinataire de pouvoir valider la procédure en ligne.
Comme vous pouvez le voir, il y a une alerte qui est affichée "Une procédure est en cours ou a déjà été signée". Cela signifie que vous ne pourrez pas envoyer à nouveau la procédure.
Vous pourrez rencontrer d'autres messages d'erreur :
- aucun contact associé à l'offre
- le contact n'a pas d'email renseigné
- le contact n'a pas de mobile renseigné
En effet, pour chaque procédure, vous devrez avoir un contact associé ayant un email ainsi qu'un numéro de mobile.
Cela est lié au principe même de la signature électronique :
- Un email est envoyé avec le lien pour accéder à la procédure
- Au moment de valider l'offre, un SMS est envoyé à la personne pour qu'elle confirme son identité
- Ensuite seulement, elle pourra signer l'offre
2/ Suivi d'une procédure
Une fois que vous aurez envoyé votre devis pour signature, vous pourrez suivre son état d'avancement au niveau du devis concerné.
Vous pourrez suivre les différentes étapes d'avancement et lors de la validation, vous pourrez consulter :
- le certificat de signature. Il s'agit de la preuve légale du dépôt de signature.
- le document au format PDF avec la signature apposée par votre client.
Il est à noter qu'une fois la signature électronique validée, le devis et l'opportunité ne sont pas automatiquement gagnés !
Cela est normal afin que vous puissiez vérifier la signature si vous le souhaitez ou mettre en place d'autres actions en interne si nécessaire. D'où l'importance de générer une action de suivi comme vu précédemment.