Niveau de maîtrise : Intermédiaire
Niveau de droits : Utilisateur
Module : Facturation/Gestion client
Si vous avez assisté à la formation avec un de nos collaborateurs ou que vous avez lu cet article du support : https://koban.freshdesk.com/fr/support/solutions/articles/6000051821-utilisation-2-1-créer-une-facture-finale-à-partir-d-une-commande
Vous avez compris que la plupart du temps, vous allez émettre une facture client à partir d'une commande client.
Dans le présent article, nous vous détaillons un cas particulier mais qui peut s'avérer pratique :
Vous avez n commandes en cours pour le même client, et vous souhaitez émettre une seule et unique facture reprenant l'ensemble de ces commandes.
Note : aucune de ces commandes ne doit avoir été préalablement facturée, que ce soit via un acompte ou une facture normale.
Voici comment procéder.
1. Sur la liste des commandes en cours, sélectionner les commandes concernées et vérifier la facture brouillon
Rendez-vous dans le menu Gestion puis Commandes, pour accéder à la liste des commandes en cours.
Sur cette liste, vous sélectionnez via les cases à cocher à gauche de chaque commande les commandes que vous voulez facturer ensemble.
Vous avez en fin de ce paragraphe une vidéo qui vous montre toute la procédure, que nous vous détaillons également ci-dessous :
- cochez les n commandes de votre client, une petite zone apparaît en haut à gauche de la liste des commandes vous permettant de créer la facture.
- sur cette zone, choisissez la date de la facture (par défaut aujourd'hui) et saisissez si souhaité un commentaire (commentaire qui restera en interne)
- cliquez préférentiellement sur Créer en brouillon, cela va générer une facture brouillon sans numéro, qu'on vous conseille toujours de vérifier avant de la valider
- le récapitulatif s'ouvre alors, la facture brouillon générée s'appelle évidemment "Sans numéro" puisqu'elle n'aura de numéro que quand vous la validerez ! Cliquez sur Sans numéro pour ouvrir le détail de la facture dans Koban
- vérifier le détail de la facture avant de la valider :
Voici dans notre exemple la facture brouillon générée. Chaque section est utilisée par koban pour identifier chaque commande facturée, en reprenant son numéro interne.
Voici la vidéo récapitulative comme promis :
3. Valider la facture et vérifier le solde des commandes
Une fois sur la facture brouillon, si tout vous paraît correct, vous allez pouvoir la valider, elle va donc comme toute facture dans Koban prendre un numéro de compteur. Dans cette étape, rien ne change par rapport à une facture traditionnelle éditée à partir d'une seule commande !
Au moment où vous validez la facture, comme chacune des commandes liées a été 100% facturée, vous pouvez vérifier que ces commandes sont désormais au statut soldé, c'est à dire sans reste à facturer.
Voici une copie écran d'une des commandes facturées :
- on voit bien sur la partie haute que la commande est soldée
- et sur chaque ligne produit, on voit que la ligne est facturée (étiquette verte)
- et en cliquant sur le petit bouton Plus gris, on a même accès au numéro de la facture liée à cette commande
4. Cas d'un modèle de document Facture récapitulatif
Si vous souhaitez que le modèle de document (le PDF de la facture si on résume) reprenne les sections bien isolées, pour que votre client s'y retrouve, voici les paramétrages à prévoir
1- Paramètres - Gestion - Options Factures : afficher les sections sur les factures
Descendre dans Options facturation et cliquez sur Affiche les sections sur les commandes et les factures clients
Une fenêtre de validation apparaît, cliquez sur ok.
2- Paramètres - Gestion - Options Factures : modèle de document avec section à télécharger
Que s'est il passé quand vous avez coché cette case ci dessus ? Koban a créé entre autres un modèle de document facture qui gère les sections, et va donc vous permettre d'afficher un PDF reprenant le détail des commandes contenues dans la facture.
Vous pouvez modifier le document chargé par défaut (ci dessous tout en bas de l'article en pièce jointe) et récupérer celui ci dessous que vous pouvez enregistrer sur votre ordinateur.
Pour le charger dans Koban :
- restez dans les Options factures et allez dans la liste des modèles de factures
- cliquez sur le modèle facture avec section
- sur le paramétrage de ce modèle : sélectionnez la couleur de base du modèle en code hexadécimal
- puis en descendant plus bas renseignez si souhaité les textes d'en-tête et de pied de page à incrémenter par défaut
- et surtout, tout en bas, chargez le modèle au format rdl que nous vous avons fourni (le format rdl est obligatoire !) et cliquez sur enregistrer
Lorsque vous éditerez une prochaine facture centralisant n commandes, vous pourrez l'afficher avec ce modèle "avec section" pour avoir un aperçu de ce type :
Si vous souhaitez créer vos propres modèles, il vous faut utiliser le logiciel report Builder 2.0 et ouvrir depuis ce logiciel un modèle de base fourni par Koban (voir à la fin de cet article).
Télécharger Report Builder 2.0
Si vous souhaitez être autonome, nous proposons une formation ou de l'accompagnement à l'utilisation de cet outil.
Nous mettons également à votre disposition la correspondance des champs existants dans Koban avec les différents champs (Dataset) disponibles dans votre modèle RDL. Dataset modèle facture
Enfin, si vous ne pouvez pas/souhaitez pas vous lancer dans Report Builder car vous n'avez pas l'âme d'un développeur, et si aucun modèle standard que nous vous proposons ne vous convient, vous pouvez demander une création sur mesure (dans les limites imposées par le logiciel) à votre chargé d'affaires Koban ou via le support.