Niveau de maîtrise : Expert

Niveau de droits : Administrateur

Module : Gestion (Formule Koban Entreprise)


Dans cet article, nous répondons au besoin suivant, que nous illustrons avec une exemple concret.


Notre société achète et entre en stock des matériels, chaque matériel est défini par un numéro de série.

Lors de l'entrée en stock, nous devons saisir le numéro de série (et éventuellement d'autres informations) de chaque matériel.

Lors de la sortie de stock à l'émission d'un bon de livraison, nous devons sélectionner le numéro de série qui sort des stocks et entre chez le client.

Côté traçabilité, nous avons besoin, en recherchant le matériel par son numéro de série, chez quel client il est actuellement.


Pour que cet article soit le plus concret possible, nous partons d'un exemple simple avec une société qui vent du matériel informatique.


1. Paramétrages préalables à avoir effectués et à vérifier


1.1. Les produits doivent être gérés en stocks

Chaque produit de type Matériel que vous souhaitez suivre au niveau des numéros de série doit être cochée en vente, en achat, livrable et surtout "Géré en stocks".

Voici ci-dessous un de nos produits :



1.2. La sortie de stocks doit être paramétrée sur bon de livraison

Pour rappel ceci se paramètre dans Paramètres > Gestion > Options stocks, comme suit : 




2. Création de l'objet Matériel : création, numéro de série et autres champs, liaison avec les stocks


Une fois les paramètres de base vérifiés, nous allons utiliser la fonctionnalité des objets personnalisés pour gérer et suivre le mouvement des numéros de série.


Il s'agit ici de pouvoir lier un matériel 

- d'abord et avant tout à son numéro de série

- mais aussi à d'autres éléments comme la date de fin de garantie, le fait que le matériel a été vérifié en interne, un commentaire éventuel...


Par ailleurs, on note déjà que le matériel doit

- pouvoir être lié aux entrées et sorties de stocks

- pouvoir être lié à un client chez qui il a été livré


Voici le processus de création de l'objet personnalisé, que nous nommerons Parc matériel.


2.1. Création de l'objet et premiers paramétrages


Rendez-vous dans Paramètres > Général (ou icône étoile) > Objets personnalisés

Nous affichons ici la liste des objets personnalisés que nous avons éventuellement déjà créés pour d'autres utilisations


Le process de création est récapitulé dans la vidéo ci-dessous, il faut bien suivre chaque étape

- Ajouter un nouvel objet et le nommer

- Cocher Afficher dans le menu

- Cocher Lier à un tiers

- Cocher la gestion en stocks

Puis paramétrer les champs dont on a besoin



2.3. Vérification de l'affichage dans le menu principal


Une fois l'objet créé, nous vérifions dans le menu principal que cet objet s'affiche bien.


Pour cela il faut retourner dans l'accueil.

Dans le menu du haut de koban, un menu Plus doit être apparu. Sous ce menu apparaît notre objet créé "Parc matériel"



En cliquant sur le nom de l'objet Parc Matériel, on ouvre l'objet complet avec ses différentes colonnes paramétrées.

Pour le moment cet objet ne comprend aucune ligne.

Un matériel sera ensuite représenté par une ligne comprenant les informations du produit concerné, son numéro de série et les autres informations saisies.



2.4. Affichage du widget dans la fiche d'un compte


Sur la fiche des comptes, il sera intéressant d'afficher les matériels actuellement livré.

Pour cela on va ajouter, en personnalisant l'affichage de la fiche, le widget objet personnalisé, et choisir d'afficher le parc matériel.


Voici comment procéder :

Nous ouvrons la fiche d'un compte client (n'importe laquelle) et passons en mode modification avec l'icône crayon bleue.

Nous ajoutons un widget et choisissons Objets personnalisés.

Nous sélectionnons l'objet souhaité et enregistrons.

Puis nous déplaçons la zone à la place souhaitée.

Il faut bien penser à valider.




3. Entrée en stock de matériels


Voyons maintenant comment réaliser une entrée en stock du produit et la saisie des informations.


Rendez-vous dans le menu Stocks > Entrée en stocks


Nous allons ajouter une entrée en stock comme habituellement en saisissant au moins les champs obligatoires : la date d'entrée, le produit concerné (ici notre ordinateur), la quantité

PUIS il faut cliquer sur Associer un parc matériel


Voici le processus ci-dessous en vidéo

Dans notre cas, on entre 2 matériels donc on saisit pour chacun les informations dont on dispose, la plus importante étant le numéro de série.

Note : nous n'avons pas besoin de re saisir le code article, il s'incrémente tout seule une fois la saisie terminée.



Une fois l'opération terminée, si on affiche le menu Plus>Parc matériel, on a le détail des 2 produits entrés en stocks.


Note :

La colonne  Compte est pour le moment vide puisqu'aucun de ces 2 matériels n'est chez un client, ils sont bien en stocks chez nous.


4. Sortie de stock du matériel depuis un bon de livraison client


Nous allons maintenant vendre puis livrer un de ces 2 ordinateurs à un client.

Dans notre exemple ci-dessous, la commande est déjà passée et validée :


Depuis la commande nous allons procéder comme habituellement et cliquer sur Bon de livraison.

Le bon de livraison est préparé par Koban en mode brouillon.

C'est au moment de la validation que Koban nous demande lequel, parmi les ordinateurs en stock, nous envoyons chez le client.


Voici le processus détaillé ci-dessous également en vidéo :

A la fin de la vidéo, on voit qu'en affichant de nouveau le menu Plus>Parc matériel, l'ordinateur choisi lors de la livraison est lié au compte du client.