Niveau de maîtrise : Confirmé
Niveau de droits : Administrateur
Module : Facturation
Formule : Entreprise
Si vous émettez des factures que vos clients paiement par prélèvements Sepa, cet article est fait pour vous.
Moyennant des paramétrages préalables (listés ci dessous), vous avez la possibilité de générer un fichier des prélèvements Sepa que vous pourrez transmettre à votre banque.
Attention : il convient de bien vérifier en amont auprès de votre établissement bancaire la faisabilité d'un import de fichier sepa dans votre espace client.
1. Paramétrages préalables et éléments à vérifier
- votre compte bancaire
Vos coordonnées bancaires doivent être enregistrées dans Koban. On parle bien ici de votre compte bancaire (pas de celui de vos clients).
Pour ce faire, rendez-vous dans Paramètres > Général > Votre compte puis tout en bas dans la rubrique Compte bancaire
Si vous n'avez pas renseigné vos coordonnées bancaires, cliquez simplement sur Ajouter et saisissez les informations demandées.
- votre numéro d'émetteur ICS
Vous devez également disposer d'un numéro de créancier fourni par votre banque : il s'agit de votre numéro ICS.
Pour l'enregistrer, rendez-vous dans Paramètres > Général > Votre compte et, au niveau des informations sur votre structure, remplissez la colonne du numéro ICS comme ci-dessous :
- les coordonnées Iban et Bic de vos clients
Les clients que vous allez prélever doivent chacun voir leurs coordonnées bancaires remplies.
Les informations se saisissent, pour chaque compte client, sur la fiche du compte, widget Informations > Informations comptables.
Il vous faut alors renseigner impérativement les 3 champs suivants :
- Iban
- Bic
- Mode de paiement par prélèvement bancaire
- Le mode de règlement Prélèvement et son code
Dans les listes (Paramètres>Général>Listes - Modes de règlement), le mode Prélèvement bancaire doit avoir été créé et, attention son code doit impérativement être PRVLT
- Votre structure : structure comptable
Votre structure doit être cochée comme structure comptable dans Paramètres>Général>Votre compte
- la remontée du mode de règlement de votre compte bancaire sur vos factures
Si vous avez bien saisi votre compte bancaire en amont, et si le client est enregistré en mode de paiement Prélèvement bancaire, chaque facture que vous émettez désormais doit être associée à ce compte bancaire par défaut et au mode de paiement par prélèvement bancaire..
Toutefois, si vous avez réalisé le paramétrage en cours de route, les anciennes factures émises peuvent ne pas être liées à ce compte bancaire.
Pour vérifier, c'est simple :
Cliquez sur une des factures dont vous souhaitez programmer le prélèvement
Une fois sur la facture, cliquez sur Modifier les propriétés.
- Vérifiez le mode de règlement :
- et vérifiez également le compte bancaire lié (le vôtre)
2. Structure du fichier Sepa généré par Koban
Le fichier Sepa généré par Koban est conforme à la norme internationale SEPA SSD (pain.008.001.02).
Il est très importer de vérifier avec votre banque au préalable la conformité des fichiers générés par Koban, l'idéal étant de produire le premier fichier puis de l'envoyer à votre banque pour validation.
Les règles suivantes sont appliquées :
- Un RUM (Identifiant Mandat) est généré pour un compte client au premier prélèvement
- Le premier prélèvement généré pour un client est séquencé FIRST
- Les prélèvements suivants générés sont séquencés RECURRENT
- Tous les prélèvements, y compris les prélèvement ne faisant pas l'objet de facturation récurrente sont séquencés FIRST ou RECURRENT dans Koban
Voici à quoi va ressemble la structure du fichier généré, si vous voulez voir en amont avec votre banque :
(Ca peut faire peur mais rassurez vous, vous aurez juste à le générer puis à le déposer sur votre espace client bancaire)
3. Génération du fichier Sepa et passage des factures "en paiement"
- Principe de fonctionnement
Pour générer votre fichier, il est important que vous compreniez comment raisonne Koban.
- Koban va sélectionner uniquement les factures dont le mode de paiement lié est bien "Prélèvement bancaire" et qui sont en statut EN COURS
- Quand vous sélectionnerez la période que vous souhaitez exporter, c'est bien sur la date d'échéance de ces factures que Koban va vous sortir la sélection, la liste des factures à gérer.
- Sélection du filtre des dates et du compte bancaire
Rendez-vous dans le menu Gestion > Paiements
Puis sur la liste Paiements, cliquez sur le bouton bleu à droite "Gérer les paiements"
et enfin sur le bouton à droite "Génération de fichier SEPA"
Vous allez dans cette première étape sélectionner votre compte bancaire concerné et la plage de date que vous souhaitez exporter. On rappelle comme dit plus haut qu'il s'agit ici des dates d'échéances de factures.
Voici ci dessous la manipulation pour les factures arrivant à échéance entre le 17 et le 24 août 2020 pour notre compte bancaire BP Siège.
Note : pour la sélection de la plage des dates, cliquez sur la période, le calendrier s'ouvre, cliquez une fois sur la date de début dans le calendrier, puis une seconde fois sur la date de fin toujours dans le calendrier
Koban ouvre alors la liste des factures, ayant comme mode de paiement Prélèvement bancaire, et donc la date d'échéance est comprise dans la période sélectionnée.
- Téléchargement et vérification du fichier de contrôle
Une fois sur la liste des factures à passer en prélèvement, nous vous conseillons dans un premier temps de cliquer sur "Télécharger le fichier de contrôle".
Koban génère un fichier csv.
Ce fichier n'est pas le fichier à transmettre à votre banque, c'est seulement une étape qui vous permet de vérifier la cohérence des données.
Le fichier est en général généré et apparaît au bas de votre écran. Quand la génération est terminée, vous pouvez l'ouvrir en cliquant dessus.
Vérifiez sur ce fichier que les données sont cohérentes (montants, client, numéro de facture)
Vous pouvez ensuite supprimer ce fichier, nul besoin de le conserver.
- Génération du fichier à transmettre à votre banque
Une fois la vérification du fichier de contrôle effectuée, vous allez cette fois générer le fichier SEPA.
C'est bien ce fichier que vous transmettrez à votre banque cette fois-ci !
Cliquez donc sur le bouton Générer le fichier SEPA.
Mais n'ouvrez pas ce fichier, c'est un format XML qu'on va falloir simplement enregistrer sur votre poste de travail puis transmettre tel quel à la banque.
Pour l'enregistrer sur votre poste de travail (on se répète mais il ne faut pas l'ouvrir, juste l'enregistrer tel quel), rendez vous dans votre répertoire Téléchargement, et par simple copier-coller, enregistrez le dans le répertoire de votre choix.
Vous pouvez aussi le laisser dans le répertoire des téléchargements, ce n'est pas forcément génant.
- Transmission à la banque et passage des factures "en paiement"
Une fois que vous avez transmis votre fichier, et que vous êtes certain de la réussite de l'opération, il vous reste à passer les factures ainsi mises en prélèvement au statut "En paiement".
Retournez donc sur Koban là où vous étiez et cliquez sur le dernier bouton "Passer les factures prélevées en paiement".
Les factures passées en prélèvement à la banque ne sont donc plus "en cours" mais bien "en paiement".
Voici une des factures de notre exemple, qui est bien passée en prélèvement :
- Quand le paiement sera-t-il effectivement réalisé par ma banque ?
Ici tout dépend de votre banque.
Par exemple chez Koban, lorsque nous transmettons un fichier le 24 août, le prélèvement effectif a lieu à J+5 soit le 29 août.
4. Comment saisir rapidement le paiement des factures prélevées via mon fichier
Pour éviter un article trop long, voici le lien vers l'article pour la saisie des paiements :