Niveau de maîtrise : Intermédiaire

Niveau de droits : Administrateur

Formules : Pro et Entreprise


Ce module n'est pas accessible sur la formule Starter.


01. Ouverture de l'accès au module Extranet par profils d'utilisateurs


Par défaut, le module bien que disponible dans votre abonnement peut ne pas avoir été activé.


Vous allez devoir, en tant qu'administrateur de Koban, ouvrir l'accès au module à vos collaborateurs.

L'ouverture de l'accès se paramètre pour chaque profil d'utilisateurs, dans le menu Paramètres > Général > Profils d'utilisateurs.


Question : 

Pour quels utilisateurs faut-il ouvrir le module ?

Pour les utilisateurs disposant des droits de paramétrages, l'ouverture au module va permettre de réaliser les paramétrages ci dessous.

Pour les utilisateurs ne disposant pas des paramétrages, ils peuvent créer des pages du futur extranet de vos clients et générer l'envoi de l'accès à vos clients directement depuis la fiche client. Ils peuvent également lancer le renouvellement de mot de passe et supprimer l'accès extranet à un client

A vous de voir donc !


Voici la marche à suivre pour un des profils, sachant qu'il faudra bien réaliser ce paramétrage pour chaque profil présent dans votre Koban.



Une fois sur la liste des profils utilisateurs, cliquez sur le profil que vous souhaitez paramétrer.

Descendez, une fois sur la page du profil, tout en bas de la liste des modules pour trouver le module Extranet.

Sélectionnez L'utilisateur peut consulter, créer, modifier ou supprimer les données.

Pas besoin d'enregistrer. Les utilisateurs de ce profil peuvent alors simplement rafraichir leur navigateur pour disposer du module dans Koban.


Pour vérifier que l'accès est bien activé, dans le menu haut de Koban, hors paramétrages, vous voyez un nouveau menu s'afficher comme ci dessous :



02. Création et activation de votre sous domaine extranet



02.1. Créer le sous domaine


Pourquoi cette notion de sous domaine ?

Lorsque vos paramétrages seront terminés et que votre client, Mme Dupond, accèdera à son extranet (on peut aussi parler de son espace client), elle va en réalité arriver sur un site internet, défini par une URL.

Il est logique que cette URL soit de la forme extranet.monentreprise.fr (où monentreprise est votre nom de domaine actuel)


Vous pouvez donc choisir et créer votre nom de sous domaine, depuis l'espace de gestion de votre nom de domaine (OVH, 1and1, et autres hébergeurs).

Si vous n'avez pas cette compétence, demandez à votre agence web qui saura vous guider ou réaliser la manipulation.


02.2. Enregistrer le nom du sous domaine dans Koban


Ensuite, rendez vous dans Koban, Paramètres > Général > Extranet, vous accédez à cette page : 

Cliquez sur le bouton Vert Activer.

La page ci-dessous s'affiche. C'est ici que vous allez saisir, dans le champ Nom de domaine, le sous domaine vu plus haut.



02.3. Contacter le support Koban pour activer le sous domaine


Une fois que le sous domaine est créé et enregistré dans Koban, contactez notre support qui vous aidera à configurer. Vous pouvez nous contacter soit via le bouton Aide situé dans Koban soit en écrivant à support@koban-crm.com

Notre intervention pour vous guider est évidemment comprise dans votre abonnement.





03. Paramétrage du thème de l'extranet


Comme expliqué plus haut, vos clients vont donc arriver sur votre extranet, donc sur une page web.

Celle ci est présentée avec un gabarit, un modèle, on parle de thème.


Vous avez 2 possibilités

- changer un thème standard disponible par défaut dans Koban

- ou demander à une agence de développement spécialisée de vous créer et fournir un zip contenant le thème de votre choix **


** Ne vous lancez pas seuls dans cette création, consultez nous pour que votre agence dispose des informations de développement adaptées à Koban, en échangeant avec notre équipe technique

Attention : nous ne sommes pas responsables des développements des agences, prévoyez donc de pouvoir tester en amont des développements fournis.


Dans cet article nous utiliserons un thème présent dans Koban qui se nomme Portail.


Note de l'équipe

Le module extranet est sorti en début d'hiver 2020, c'est donc un jeune module. Pour le moment, un seul thème est disponible mais la liste devrait s'étoffer dans le temps.


03.1. Chargement du thème


Dans le champ thème, cliquez sur Non renseigné et dans la liste déroulante choisissez le thème (ici Portail). Ne cliquez pas sur le bouton bleu Télécharger votre thème, réservé aux développeurs ! :-)

L'enregistrement est automatique, mais pouvez rafraichir votre page web pour que l'affichage soit à jour.



03.2. Options du thème


Vous allez maintenant pouvoir charger

- votre logo

- les couleurs des menus

- la police de l'extranet


Pour cela, restez toujours sur la même page des paramètres et en haut à droite, cliquez sur Options du thème


Remplissez les différents champs dans l'ordre.


Tout d'abord, dans le paragraphe Options dédié au logo, chargez le fichier de votre logo et cliquez sur le bouton vert Enregistrer.



Ensuite, dans chacun des champs, choisissez la couleur des menus, fond de page, barres de navigation et boutons, soit en copiant le code hexadécimal de votre couleur (exemple #FFFFFF pour blanc et #000000 pour noir), soit en cliquant dans le carré gris pour sélectionner une couleur dans le nuancier proposé.

Choisissez également tout en bas la police de l'extranet parmi la liste standard proposée.

Pensez à bien cliquer en bas sur le bouton vert Enregistrer.




Voici un exemple pour que vous puissiez situer la barre de navigation et la barre de menu : 



04. Paramétrage des options de connexion


Toujours sur cette même page de connexion, cliquez maintenant en haut à droite sur Options de connexion.


Tous les champs proposés ne sont pas obligatoirement à renseigner, voici l'explicatif pour chacun d'eux, à vous de voir si vous en avez besoin ou pas.


04.1. Configuration


Attention : sur la première version Automne 2020, seul le nom de l'extranet peut être saisi, les autres fonctions ne sont pas encore actives.



Nom de l'extranet : saisissez le nom de l'espace extranet, par exemple Espace Client Koban




04.2. Options d'authentification


Vous allez paramétrer ici tout ce qui concerne les notions de connexion du client à son espace, son inscription, les emails qui lui sont envoyés dans les 2 cas.


Attention : sur la première version Automne 2020, seuls les champs liés à la connexion des clients sont opérationnels.


04.2. a. L'email d'envoi des identifiants de connexion


Lorsque vous aurez terminé tous vos paramétrages et que l'extranet pourra être rendu accessible aux clients, vous allez envoyer à ceux ci leur identifiant et leur mot de passe.

La génération de l'identifiant et du mot de passe se fera directement depuis la fiche contact du client, et sa validation déclenchera automatiquement l'envoi d'un email au contact pour lui communiquer ses informations de connexion.


Cet email partira depuis l'email expéditeur de votre société renseigné comme "par défaut" dans votre module marketing, Paramètres > Marketing > Options Emailing

L'adresse email expéditeur doit avoir été préalablement validée par nos web services pour que les emails puissent bien être envoyés.

Si vous n'avez pas réalisé cette manipulation, nous vous renvoyons vers l'article dédié : 

https://koban.freshdesk.com/a/solutions/articles/6000122214


Vous devez maintenant créer un modèle email dans lequel vous intégrerez les codes automatiques suivants

[[!ExtrLogin]] permettra à l'email envoyé au client d'afficher son identifiant

[[!ExtrPassword]] permettra à l'email envoyé au client d'afficher son mot de passe

Pour créer le modèle d'email, rendez vous dans Paramètres > Marketing > Modèles email et créez le modèle que vous appelez par exemple "Envoi des identifiants de connexion Extranet"

et aidez vous de l'article dédié à la création des modèles emails ci dessous :

https://koban.freshdesk.com/a/solutions/articles/6000222838


Voici un exemple de base :


Dans la page de paramétrage des options de connexion de l'extranet, vous allez donc renseigner le nom de votre modèle dans le champ Modèle Email comme ci-dessous

Important : penser à descendre en bas de page pour Enregistrer !



04.2. b. Les textes et boutons de connexion


Voici un exemple pour remplir ensuite les champs proposés sur la page de connexion, page sur laquelle on demande au client de s'identifier.

Important : penser à descendre en bas de page pour Enregistrer !




Et voici l'exemple d'une page de connexion vous permettant de situer les différents éléments : 



Les options ci dessous ne sont pas disponibles pour le moment !



04.2. c. Les textes et boutons d'inscription (EN COURS DE DEVELOPPEMENT PAR NOS EQUIPES)




04.2. d. L'email de bienvenue après inscription (EN COURS DE DEVELOPPEMENT PAR NOS EQUIPES)