Niveau de maîtrise : Intermédiaire

Niveau de droits : Administrateur

Formules : Pro et Entreprise


Ce module n'est pas accessible sur la formule Starter.


01. Principe du menu et des pages


En fonction du thème choisi, votre extranet se présente comme un site web ou un logiciel, avec un menu à gauche qui va permettre à votre client de naviguer selon qu'il souhaite accéder à des devis, ses factures, ses tickets en cours avec vous...


Le menu est donc constitué de n onglet, ou n titres, chacun renvoyant à l'ouverture d'une page que vous aurez choisie en amont.


Chaque contenu de page est constitué principalement de 2 grands types de contenus

- des contenus texte, libres, dans lesquels vous saisirez les informations de votre choix

- des contenus dynamiques intimement liés à Koban, qui permettent d'afficher selon votre choix devis, factures, tickets de SAV, éléments du contrat.... tous ces éléments figurant dans Koban sur la fiche de votre client.


Vous allez donc créer les pages dont vous avez besoin, puis créer le menu lié à chaque page.



02. Création d'une page


Pour créer votre première page, rendez-vous dans l'accueil, menu du haut et clic sur l'icône Extranet :

Vous arrivez sur la liste des pages déjà créées.

Pour ajouter une page, il suffit de cliquer sur le bouton bleu Ajouter une page.



02.1. Création de la page accueil


Pour créer la toute première page, qui est la page d'accueil, cliquez sur Ajouter une page et renseignez les champs demandés comme suit : 

Puis cliquez sur le bouton Ajouter et ouvrir.


Voici le détail de cette page accueil que vous allez compléter.

Le libellé est le nom de la page, il vous sert en interne et apparaît ainsi dans la liste des pages. Vous pouvez le modifier en cliquant sur le nom en bleu, en saisissant le nouveau nom et en pressant la touche Entrée de votre clavier.

L'Url n'a pas à être modifiée.

Page publique : dans le cadre (cade général d'utilisation) où votre extranet est hors de votre site internet, ne cochez pas cette case

Page d'accueil : cochez bien cette case pour spécifier à Koban que la page que vous créez est bien considérée comme la page d'accueil de l'extrant.


Sur le bas de votre page, vous voyez une zone dédiée aux "blocs" constituant cette page.

Si vous n'ajoutez aucun bloc, votre page accueil existera bel et bien mais sera.... totalement vide !


Vous pouvez voir les blocs comme des paragraphes qui vous allez empiler les uns sous les autres. Certains seront de simples textes, d'autres iront chercher de façon dynamique et en temps réel des éléments du client dans votre Koban.


Pour ajouter un bloc Bienvenue

Ajoutez un bloc et choisissez le type Bienvenue, laissez le à 100%.

Ce bloc permet simplement d'afficher en haut de la page d'accueil le texte Bienvenue standard, c'est à dire Bienvenue + Prénom et Nom de votre contact.



Pour ajouter un bloc simple de type texte/contenu :

Ajoutez un bloc et choisissez le type Contenu

Nommez ce bloc, par exemple Contenu 1 ou Texte de bienvenue

Enregistrez.

Puis cliquez sur l'icône roue crantée pour saisir un titre et un texte de contenu.

Enregistrez.

La courte vidéo reprend les étapes à suivre, rien de très compliqué vous verrez !


La page d'accueil est en général très simple, l'idée étant que votre client navigue plutôt sur les menus de gauche.


Elle peut donc être simplement finie avec ces 2 blocs :



02.2. Création de la page Devis


La page Devis se compose souvent d'un bloc contenu et du bloc devis.

Ici, le bloc contenu, permettra d'expliquer au client ce qu'il va trouver dans cette page, comment naviguer, lui rappeler qu'il peut aussi contacter votre service commercial directement, quitte à lui indiquer les coordonnées de ce service. Bref, ce texte de contenu est surtout informatif et pédagogique.

Le bloc devis est lui directement lié à la fiche contact de votre client, il va aller chercher dans Koban les devis liés à votre contact.


Vous retournez dans votre menu haut de koban et vous recliquez dans Extranet pour afficher la liste des pages.

Si vous avez déjà créé votre page Accueil, vous la voyez dans la liste.


Il suffit donc de cliquer sur Ajouter une page.

Dans le cas de la page Devis, vous pouvez la nommer Devis (c'est simple), mais vous ne cochez ni page publique ni page accueil. Vous cliquez ensuite sur Ajouter et ouvrir.


Pour ajouter un bloc devis :

Ajoutez un bloc et choisissez le type Devis du contact

Puis dans le libellé, saisissez par exemple Tous vos devis

Cliquez sur Ajouter.


Une fois le bloc créé, vous allez comme pour chaque bloc affiner son paramétrage en cliquant sur la roue crantée comme ci dessous :


Voici les paramétrages que vous pouvez effectuer :

Libellé : c'est le nom du bloc pour vous en interne, tel que vous l'avez saisi lors de la création, vous pouvez toujours le modifier

Taille : laissez à 100%

Titre : c'est le titre du bloc qui s'affiche pour votre contact client sur la page de l'extranet

Texte en tête : c'est le texte qui s'affiche sous le titre pour votre contact, il peut être vide

NE COCHEZ PAS l'activation de signature électronique : cette fonctionnalité n'est pas encore active, elle nécessitera par ailleurs vous ayez souscrit au module dans votre Koban et que vous ayez préalablement acheté des packs de signature

Afficher les devis acceptés : cette case est optionnelle. Si vous ne la cochez pas, seuls les devis en cours seront affichés. Si vous la cochez, les devis acceptés seront également disponibles.


Voici un exemple de rendu simple :



Vous pouvez bien sûr ajouter autant de blocs contenus que vous le souhaitez pour que la page soit remplie et plus attractive !


02.3. Création de la page Factures


La première manipulation d'ajout de la page est la même que pour l'ajout de la page Devis, vous pouvez donc reprendre le processus du paragraphe dédié à la page Devis.


Dans la liste des pages, cliquez sur Ajouter une page.

Dans le cas de la page Factures, vous pouvez la nommer Factures et vous ne cochez ni page publique ni page accueil. Vous cliquez ensuite sur Ajouter et ouvrir.


Pour ajouter un bloc factures:

Ajoutez un bloc et choisissez le type Factures du contact



Cliquez sur Ajouter.


Une fois le bloc créé, vous allez comme pour chaque bloc affiner son paramétrage en cliquant sur la roue crantée comme ci dessous :

Voici les paramétrages que vous pouvez effectuer :

Libellé : c'est le nom du bloc pour vous en interne, tel que vous l'avez saisi lors de la création, vous pouvez toujours le modifier

Taille : laissez à 100%

Titre : c'est le titre du bloc qui s'affiche pour votre contact client sur la page de l'extranet

Texte en tête : c'est le texte qui s'affiche sous le titre pour votre contact, il peut être vide également comme sur les blocs devis

Pensez à Enregistrer.


Voici un cas de visuel simple ci-dessous. Notez que quand il n'y a aucune facture, l'extrant affiche automatiquement un texte "il n'y a aucune facture vous concernant"



Vous pouvez bien sûr ajouter autant de blocs contenus que vous le souhaitez pour que la page soit remplie


02.4. Création de la page Contrat


La première manipulation d'ajout de la page est la même que pour l'ajout de la page Devis, vous pouvez donc reprendre le processus du paragraphe dédié à la page Devis.


Dans la liste des pages, cliquez sur Ajouter une page.

Dans le cas de la page Contrats, vous pouvez la nommer Contrats et vous ne cochez ni page publique ni page accueil. Vous cliquez ensuite sur Ajouter et ouvrir.


Pour ajouter un bloc Contrat :

Ajoutez un bloc et choisissez le type Informations contrat

Cliquez sur Ajouter.


Une fois le bloc créé, vous allez comme pour chaque bloc affiner son paramétrage en cliquant sur la roue crantée comme ci dessous :


Voici les paramétrages que vous pouvez effectuer :

Libellé : c'est le nom du bloc pour vous en interne, tel que vous l'avez saisi lors de la création, vous pouvez toujours le modifier

Taille : laissez à 100%

Titre : c'est le titre du bloc qui s'affiche pour votre contact client sur la page de l'extranet

Pensez à enregistrer.


Vous pouvez bien sûr ajouter autant de blocs contenus que vous le souhaitez pour que la page soit plus remplie !



02.5. Création de la page Tickets/SAV


La première manipulation d'ajout de la page est la même que pour l'ajout de la page Devis, vous pouvez donc reprendre le processus du paragraphe dédié à la page Devis.


Dans la liste des pages, cliquez sur Ajouter une page.

Dans le cas de la page Tickets ou SAV, vous pouvez la nommer SAV et vous ne cochez ni page publique ni page accueil. Vous cliquez ensuite sur Ajouter et ouvrir.


Pour ajouter un bloc SAV/Liste des tickets:

Ajoutez un bloc et choisissez le type Liste des tickets


Cliquez sur Ajouter.


Une fois le bloc créé, vous allez comme pour chaque bloc affiner son paramétrage en cliquant sur la roue crantée comme ci dessous :


Voici les paramétrages que vous pouvez effectuer :

Libellé : c'est le nom du bloc pour vous en interne, tel que vous l'avez saisi lors de la création, vous pouvez toujours le modifier

Taille : laissez à 100%

Titre : c'est le titre du bloc qui s'affiche pour votre contact client sur la page de l'extranet

Case à cocher Afficher les tickets clôturés : cette case est optionnelle, par défaut Koban n'affiche dans l'extranet que les tickets ouverts, en cours ou en attente du demandeur. Si vous la cochez, Koban affichera également dans un menu à part sur cette page la liste des tickets clôturés

Pensez à enregistrer.



02.6. Création d'une page Documents


La première manipulation d'ajout de la page est la même que pour l'ajout de la page Devis, vous pouvez donc reprendre le processus du paragraphe dédié à la page Devis.


Dans la liste des pages, cliquez sur Ajouter une page.

Dans le cas de la page Documents, vous pouvez la nommer Documents et vous ne cochez ni page publique ni page accueil. Vous cliquez ensuite sur Ajouter et ouvrir.


Pour ajouter un bloc Documents : 

Ajoutez un bloc et choisissez le type Documents du contact


Voici les paramétrages que vous pouvez effectuer :

Libellé : c'est le nom du bloc pour vous en interne, tel que vous l'avez saisi lors de la création, vous pouvez toujours le modifier

Taille : laissez à 100%

Titre : c'est le titre du bloc qui s'affiche sur la page de l'extranet

Type de document : 


Pensez à enregistrer.





03. Création du menu et lien vers la page


Une fois vos pages créées, il va falloir vous rendre côté paramétrages de l'extranet pour créer chaque menu et le lier à la page qu'il doit ouvrir pour votre contact.


Rendez vous dans Paramètres > Général > Extranet

Cliquez sur Options du menu :




Vous arrivez sur la page de la liste des menus, qui évidemment au démarrage est vide.

Le menu est situé, dans le thème pris en exemple dans cet article, à droite comme indiqué ci-dessous.

Le travail de paramétrage consiste à créer chaque élément du menu (ici chaque élément est une icône et pas un texte), et à le rattacher à la page de l'extranet vers laquelle il doit renvoyer.

 Côté paramétrage voici le paramétrage de menu une fois terminé, mais nous allons détailler ci dessous la procédure.


03.1. Création d'un élément du menu vers la page Accueil


Dans la liste du menu, cliquez en haut à droite sur le bouton Ajouter.


Voici ci-dessous comment saisir les informations demandées :

Libellé : si cet élément de menu doit renvoyer vers la page Accueil, écrivez Accueil

Lien externe : vous n'utilisez pas ce champ car vous souhaitez que l'élément du menu envoie vers une page de votre extranet, laissez donc ce champ libre

Page : choisissez ici dans la liste déroulante vers laquelle de vos pages créées préalablement vous voulez renvoyer

Classe CSS : il vous faut ici saisir un code représentant en réalité l'icône. Pour l'accueil, nous vous conseillons de saisir fa-home (icône maison). 

Cliquez ensuite sur Ajouter.


Vous trouvez sur internet ces codes en cherchant "font  (ils doivent toujours commencer par fa- et le nom en anglais de l'icône), par exemple sur ce site : https://fontawesome.com/cheatsheet


Concrètement sur votre extranet, vous venez d'enregistrer le premier élément de votre menu sous la forme d'une icône maison qui, quand on clique dessus, ouvre la page accueil :



03.2. Création d'un élément du menu vers une autre page


Vous êtes toujours sur la liste des éléments du menu.

Pour ajouter le second élément, cliquer sur Ajouter.


Renseignez comme plus haut les champs suivants :

Libellé : si cet élément de menu doit renvoyer vers la page Accueil, écrivez Accueil

Lien externe : vous n'utilisez pas ce champ car vous souhaitez que l'élément du menu envoie vers une page de votre extranet, laissez donc ce champ libre

Page : choisissez ici dans la liste déroulante vers laquelle de vos pages créées préalablement vous voulez renvoyer

Classe CSS : il vous faut ici saisir un code représentant en réalité l'icône font-awesome. 

Cliquez ensuite sur Ajouter.


Procédez ainsi pour chacun des éléments du menu, pour que votre contact client puisse depuis son espace accéder via le menu à chacune des pages que vous avez créées.



03.3. Pratique : quelques classes css classiques à utiliser pour le menu


Vous pouvez bien sûr choisir l'élément que vous voulez mais voici des basiques :


fa-home

fa-book

fa-money

fa-dollar

fa-ticket

fa-user


04. Suppression d'une page de l'extranet : attention !


Lorsque vous allez afficher la liste des pages de votre extranet, vous voyez que vous pouvez supprimer chaque page via le bouton rouge de Suppression.


Nous attirons votre attention sur cette fonction de suppression : elle est absolument irréversible et on ne pourra pas vous aider si vous vous rendez compte que finalement, vous avez supprimé mais que vous voulez faire machine arrière !

Donc si une page ne doit plus s'afficher, mieux vaut souvent supprimer le menu côté paramétrages que la page elle même !