Niveau de maîtrise : Intermédiaire
Niveau de droits : Utilisateur disposant du module Extranet sur son profil
Formules : Pro et Entreprise
Ce module n'est pas accessible sur la formule Starter.
01. Extranet clients, comment ça marche ?
Si vous êtes utilisateur de Koban, mais pas administrateur, vérifiez avant de vous lancer que votre administrateur a finalisé les paramétrages détaillées dans les articles de ce dossier :
https://koban.freshdesk.com/fr/support/solutions/folders/6000238968
Par ailleurs, rappelez vous que lorsque vous donnez un accès extranet à un contact, celui-ci a accès tous les menus de votre extranet. Posez vous la question de savoir si cet accès est judicieux !
Comment ça marche?
Depuis la fiche d'un contact, vous pouvez
- Générer un identifiant, puis générer l'envoi du mot de passe par mail
- Modifier l'identifiant
Le mail automatique est envoyé par Koban, si votre administrateur a bien paramétré cette fonctionnalité.
Le mot de passe est généré par le système Koban, vous n'y avez pas accès et vous ne pouvez pas le choisir. Vous pouvez par contre le regénérer en renvoyant le mail automatique.
L'identifiant peut par contre être déterminé par vos soins. On utilise en général le mail du contact mais ce n'est pas obligatoire.
02. Générer l'identifiant et envoyer le mot de passe à un contact
Dans Koban, rendez vous sur la fiche d'un contant d'un de vos comptes clients.
Dans le widget Informations, vous avez un nouveau bouton gris Extranet apparu :
Si vous n'avez pas ce bouton, contactez votre administrateur Koban, il doit activer le module sur le profil d'utilisateur dont vous dépendez.
02.1. Générer l'identifiant sans envoyer le mot de passe
Cliquez sur le bouton Extranet, une fenêtre pop up s'ouvre :
Saisissez l'identifiant choisi (dans notre exemple l'email du contact) puis cliquez sur le bouton bleu Enregistrer.
Cette étape peut être utile pour modifier un identifiant pour un contact.
Mais notez que si vous ne faites que cette manipulation, le contact ne peut pour le moment pas se connecter.
02.2. Générer l'envoi du mail contenant identifiant et mot de passe
Pour dans la même manipulation enregistrer l'identifiant et déclencher l'envoi du mail au contact, cliquez sur le bouton bleu Enregistrer et envoyer un mot de passe.
Attention : le mail part instantanément tel que paramétré par votre administrateur, et votre contact peur alors se connecter.
