Niveau de maîtrise : Confirmé

Niveau de droits : Utilisateur

Module : Gestion



La saisie des temps passé nécessite d'avoir préalablement paramétré les taux horaires de chaque utilisateur.


1 - Paramétrage des taux horaires de chaque utilisateur


Pour paramétrer le taux horaire d'un utilisateur, vous devez être administrateur de Koban ou demander à votre administrateur de faire la manipulation.


L'accès se fait via : Paramètres > Général > Utilisateurs

Puis, une fois sur la liste des utilisateurs, il faut cliquer sur le nom de l'utilisateur dont vous souhaitez paramétrer le taux horaire.


Sur la fiche de l'utilisateur, il vous faut renseigner le taux horaire, en format nombre comme ci-dessous.

Si vous n'avez jamais paramétré avant ce taux, cliquez là où est noté "Non renseigné, saisissez votre nombre et cliquez simplement sur Entrée de votre clavier pour valider.


A partir de ce moment, dès que cet utilisateur saisira un temps passé, Koban calculera le coût ainsi : nombre d'heures saisi par l'utilisateur x taux horaire = coût total en euros

Dans notre exemple ci dessus, si l'utilisatrice Chloé saisit 2 heures, le coût calculé par Koban sera de 2 x 100 = 200 euros.

2 - Saisie des heures passées sur une Affaire


1- Pointage sur le projet / Affaire :


Pour saisir un volume d'heures passées sur une affaire, voici la procédure.

Par défaut, chaque utilisateur depuis son accès Koban saisit ses heures passées.


Pour cela, cliquer sur votre profil en haut à droite et, dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Temps passé.

La liste des pointages possibles qui s'ouvre dépend de votre accès ou non au module Projet de Koban.


Nous souhaitons ici pointer du temps passé sur un projet.

Attention il faut impérativement passer le projet en cours pour pouvoir pointer du temps dessus.

 

En haut de la liste sur la gauche, cliquez sur l'icône Affaire : 



Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous allez

- recherchez le nom de l'Affaire concernée et le sélectionner quand Koban va vous le proposer.


- puis sélectionnez l'affaire dans la liste proposée

- sélectionnez la date du jour que vous souhaitez pointer

- et saisir le nombre d'heures (cela peut être un entier ou un nombre avec un chiffre après la virgule, on pointe pas à la minute près ici)

Terminez en cliquant sur Enregistrer.

 


Note : lorsque vous avez saisi sur cette semaine un premier pointage sur cette affaire, celle-ci va apparaître tout en bas de votre grille de pointage .


Si, cette même semaine, vous avez besoin de pointer de nouveau des heures sur cette affaire, il n'est pas nécessaire de refaire la manipulation ci-dessus.

Il suffit de vous positionner dans la cellule, sur la ligne de l'affaire qu'on voit dans l'écran au-dessus, qui correspond à la date souhaitée, et de saisir dans cette cellule le volume d'heures. Vous validez votre saisie en cliquant sur Entrée ou en cliquant à l'extérieur de la cellule saisie.


Note : Attention une action clôturée ou un projet clôturé n'apparaitra plus dans votre module temps passé.

Si besoin, vous pouvez :

Si l'action est clôturée, il faut modifier le statut et mettre en cours ou non démarré, selon votre besoin.

Si le projet (Affaire) est clôturé il faut le réouvrir , pointer votre temps et reclôturer l'affaire.


Cette saisie apparait alors dans la fiche de l'affaire, dans le Widget phase, indiqué comme le temps passé hors actions.




2- Pointage sur les actions depuis la fiche projet :


Pour saisir un volume d'heures passées sur une action depuis l'affaire, voici la procédure.

Dans le Widget Phase, à l'étape concernée, cliquez sur le petit symbole horloge en face de l'action, puis dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez le nombre d'heure passées, puis enregistrez.

Il est possible de saisir le temps réellement passé, si par exemple, on a finalement passé plus ou moins de temps que prévu.

Voici une fiche détaillée ci dessous et la lecture que vous en faites : 

1-Temps passé hors actions.

2- Temps prévu par l'action.

3- Temps réellement passé sur l'action.



3 - Visualisation du nombre total d'heures passées


Afin d'avoir une vision globale des heures passées sur cette affaire, dans le menu général, cliquez sur Affaire puis Temps passé.

Le temps passé, saisi sur les actions ou sur le projet, apparait en globalité dans cet affichage.

 4-Suivre la rentabilité d'un projet depuis l'affaire

 

Depuis la fiche de l'affaire elle-même, Koban vous communique en direct 3 indicateurs :  


L'indicateur Prix de vente de la fiche de l'affaire correspond au montant de la commande client.

L'indicateur Résultat estimé correspond au montant de la commande moins le prévisionnel de toutes les informations saisies dans la fiche projet, temps passé par chacun et les éventuelles commandes fournisseurs saisies.

L'indicateur Coûts réels correspond au temps passé, selon le taux horaire de chacun, plus les achats.

Le montant ici, va évoluer selon le nombre d'heures saisies en temps passé et le montant des commandes fournisseurs.

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