L'extension Ubiflow pour Koban permet de diffuser vos programmes et/ ou lots de votre compte Koban avec votre compte Ubiflow.

Une seule saisie de vos annonces suffit pour diffuser vos terrains et maisons neuves sur Le Bon Coin immobilier neuf, Google, Immoneuf, Se Loger neuf, Logic Immo, Trouver un logement neuf .com, etc...

Activer le module

Attention l'accès aux plugins, doit être activé sur votre profil utilisateur, sinon rapprochez vous de vos administrateurs.

Pour activer l'extension Ubiflow , rendez-vous dans Paramètres > Plugin et activez le module Ubiflow.

Cliquez ensuite sur l'icone de paramétrage pour renseigner les informations suivantes :

- Utilisateur Ubiflow

- Mot de passe Ubiflow

- Appliquer un tag de regroupement sur les pistes entrantes 

- Code du tag de regroupement 

Activer un programme dans Ubiflow.

Une fois le module activé, un bouton apparait dans la fiche de paramétrage de vos programmes (Paramètres > Programmes et lots > Programmes).

Paramétrages : Renseigner le nom du programme et vérifier le code

Il faut procéder de la manière suivante dans Koban :

-    Créer l’annonce au niveau du programme (titre, descriptif)

-   Ajouter les portails de diffusion (il s’agit d’une liste déroulante affichant les portails activés dans Ubiflow et ayant un nombre d’annonces restant à diffuser positives)

Il faut sélectionner les portails de diffusion dans Koban avant la diffusion.

-    Dupliquer ensuite l’annonce sur les lots en cliquant sur la case Activer les annonces sur les lots.

De manière générale, il convient de réaliser effectivement tout ce travail avant la diffusion, dès que vos portails sont actifs dans Ubiflow.

En pratique :

Coté paramétrages sur le programme cliquer sur le bouton Annonce Ubiflow (1) puis
Cocher Annonce activée (2)
Renseigner la référence programme (3)
Renseigner le code Ubiflow (4)
Ajouter un portail (5) 

Puis enregistrer, cliquez ensuite sur le bouton Activer les annonces sur les lots (6).

Activer un lot dans Ubiflow.

Coté utilisateur sur chaque programmes vous pouvez décider, quelles annonces partiront sur quels portails, selon vos critères précis de prix, de date, de localisation, etc.

Directement sur la fiche du lot concerné, cliquez sur le bouton Annonce Ubiflow situé dans le widget Document (Lot).

Si vous ne souhaitez pas créer votre lot dans Ubiflow décocher  Annonce activée.

1- ! Le champ Référence est le champ code que nous retrouvons sur chaque lot.

C' est souvent le code du programme suivi du nom du lot et sera visible et nécessaire pour la transmission avec Ubiflow.

Le code programme se retrouve coté paramétrage, module Programme et Lots, sous menu Programme.

2-Le champ Code Ubiflow est à renseigner impérativement, il s'agit du nom de votre société, nécessaire pour la transmission avec Ubiflow. 

Insérer des photos sur un programme

Dans la fiche de paramétrage de vos programmes (Paramètres > Programmes et lots > Programmes).

Puis en cliquant sur le bouton Options Design, vous pouvez ensuite sélectionner et insérer les images que vous souhaitez publier.

Insérer des photos sur un lot:

Pour insérer une photo ou un plan sur un lot il faut coté utilisateur , sur la fiche du lot passer par le fil et partager un document en prenant soin de vérifier le type de document a insérer.

Modification d'un lot existant 

La modification d'un lot après synchronisation s'effectue au niveau de l'ensemble des informations. 

Le délai de propagation de la modification dans Ubiflow  peut prendre jusqu'à 1 minute.

La synchronisation est automatique, elle se fait plusieurs fois par jour, environ toute les 3 heures.

Vos programmes sont intégrés dans votre compte Ubiflow, qui se charge de diffuser vos annonces sur les sites partenaires.

Attention : Seuls les champs standards seront synchronisés de Koban vers Ubiflow, tous les champs supplémentaires ou tags autre que nombre de pièces, type de programme ne seront pas synchronisés.

Les contacts sont alors transmis à Koban avec les coordonnées ainsi que le canal d'entrée, leboncoin, etc...

Paramétrage du référentiel des canaux dans Koban

Le paramétrage se fait dans les paramètres > marketing > Canaux. Ce menu n'est accessible que si vous disposez des droits d'administration dans Koban. 

Ouvrez le sous menu "Canaux".

-Quels sont les canaux d’entrée d’une piste dans Koban

     > Sur une annonce (Lignage Ubiflow) ou sur le site Web, emailing, sms, etc...

Paramétrage du référentiel des sources dans Koban

Le paramétrage se fait dans les paramètres > marketing > Source. Ce menu n'est accessible que si vous disposez des droits d'administration dans Koban. 

Ouvrez le sous menu "Sources". 

Prenons un exemple avec la source se loger  .

Vous souhaitez avoir l'information sur les pistes des engagements réalisés par vos pistes sur ce site.

Vos URL communiquées en lien sur se loger (sans majuscule) mais vous désirez nommer cette source Se loger  (avec une majuscule. 

Cliquez sur Ajouter une source (bouton bleu en haut de la liste des sources).

Paramétrez comme suit :

Libellé = le nom de la source tel que vous souhaitez le voir s'afficher

UTM Source = le nom de l'UTM précis (respectez la casse, c'est très important)

Laissez de côté le dernier champ.

Et cliquez sur le bouton vert Ajouter.

Vos sources s'affichent au fur et à mesure de votre paramétrage dans la liste. 

Vous pourrez également ajouter des sources au fur et à mesure de vos besoins dans Koban.

Le paramétrage ainsi effectué est directement enregistré et opérationnel, nul besoin d'une autre étape d'enregistrement.

Vous pouvez à tout moment modifier ou corriger en cliquant simplement sur le mot que vous souhaitez modifier :

Saisissez votre nouveau terme et cliquez sur Entrée pour valider la saisie.

Les pistes transformées deviennent des comptes, dans ce cas, toutes les informations, champs et tags, présents sur la piste, sont déversées dans le compte La piste sort de la liste des pistes qualifiées

Les informations sur une piste

• Visualisation du champ source 

Tout en haut de la fiche de la piste, vous verrez s'afficher sous forme de tags la source et le canal de la piste.

Ici on voit en rouge que cette piste a comme source initiale Immo Neuf et le canal Lignage.

• Ajouter un tag dont la valeur est déjà créée

Tags : Intérêt programme, Type de logement, Destination achat, Nombre de pièces, Etage

Dans le cas d'un client promoteur immobilier, le critère d'affectation se fait  sur le ou les programmes pour lesquels les pistes ont émis un intérêt. Ces programmes sont évidemment paramétrés dans Koban sous forme de tags, dans une catégorie de tags "Programme immobilier".

La règle souhaitée est la suivante :

Règle de niveau 1 : 

Si la piste/compte acquiert le tag programme AAA, alors on affecte à nnnnnn

Règle de niveau 1 : 

Si la piste/compte acquiert le tag programme BBB, alors on affecte de façon alternée à nnnnnn

Paramétrons ensemble cette première règle.

L'accès se fait dans les Paramètres > opportunités et devis > Pistes.

ou Paramètres > Programmes et lots (si vous avez le module Koban Immobilier)> Pistes.

Paramétrage du fonctionnement général

Dans le pavé des règles d'affectation, voici ce que vous pouvez paramétrer.

- si vous souhaitez que les règles que vous allez définir se jouent sur les pistes (module Koban Marketing), cochez "Lancer l'affectation pour les pistes"

- si vous souhaitez que les règles que vous allez définir se jouent sur les comptes, cochez "Lancer l'affectation pour les comptes"

- si vous souhaitez que l'affectation à un utilisateur ait une durée limitée, et qu'au-delà de cette durée la piste ou le compte repasse affectée à personne en particulier (champ Affecté à vide)

    - Cochez la case "Donnée une durée maximum à l'affectation"

    - Paramétrez en nombre de jours la durée maximum (il suffit de saisir votre nombre et de cliquer sur Entrée"

- enfin, si vous souhaitez que cette durée soit prolongée une fois à chaque fois qu'une action commerciale (paramétrée dans les types d'action) est planifiée sur le compte ou la piste, cochez la case "Prolonger la durée d'affectation une fois en cas d'affectation commerciale planifiée"

Une fois ces premiers paramétrages généraux effectués, vous pouvez aller créer vos règles d'affectation.

Création des règles d'affectation

L'accès se fait dans les Paramètres > opportunités et devis > Pistes.

ou Paramètres > Programmes et lots (si vous avez le module Koban Immobilier)> Pistes.

Il faut cliquer sur le bouton gris Règles d'affectation.

Voici la première règle que nous souhaitons créer.

Pour chaque tag programme, nous souhaitons affecter des utilisateurs différents.

Et ceci dans le cas où la piste/le compte a un seul tag programme.

S'il a plus de 1 tag programme (cas d'une personne intéressée par plusieurs programmes), alors nous souhaitons affecter un autre utilisateur bien particulier, plus à même de traiter l'ensemble des programmes auprès de notre prospect/piste.

Paramétrage de la première règle : 

La création de la règle s'effectue en cliquant sur le bouton bleu "Ajouter une règle"

Etape 1 : 

- Nom (libellé) de la règle : nous l'appellerons par le nom de notre tag (nom du programme) pour la retrouver facilement

- Niveau : 1

- Période : pas de limite de validité, mais comme la période obligatoire, on va noter de aujourd'hui jusqu'à une date lointaine, par exemple 2025

- Limite : on ne limite pas le nombre de pistes/comptes que l'on va affecter à nos utilisateurs (mais on pourrait donner un maximum par jour)

Voici le paramétrage de cette première étape. Il faut à la fin cliquer sur Ajouter et ouvrir (bouton vert)

Etape 2 :

Elle consiste à définir les conditions de tag ou de code postal de cette règle.

- dans notre exemple, nous souhaitons que la règle ne soit jouée que si un seul tag programme est présent ET que ce programme est "2 Collines"

- Règle de déclenchement : il faut saisir Un seul tag est présent

- Catégorie de tag : on choisit ici Programme

- tag : on choisit ici le nom du programme, c'est à dire dans notre exemple "2 collines"

Il faut ensuite cliquer sur le bouton bleu Suivant.

Etape 3 :

Il s'agit ici de choisir le profil d'utilisateur concerné et, au sein de ce profil, les utilisateurs que vous voulez sélectionner.

Pensez à bien cliquer sur Enregistrer et fermer.

Point d’engagement « virtuel » Ubiflow Lignage