Niveau de maîtrise : Intermédiaire
Niveau de droits : Administrateur
Module : Tous les modules
Formules : Toutes
Cet article vous concerne si, par exemple, un de vos commerciaux, utilisateur de koban, quitte la société et est remplacé (ou pas) par un nouveau commercial.
Pour cet article nous prenons volontairement un exemple :
François notre commercial nous quitte et est remplacé par Jessica. Jessica "hérite" de l'activité de François, à savoir :
- ses contacts et ses comptes
- ses opportunités
- ses actions
Nous devons donc transférer ces données à Jessica puis désactiver François.
1- Désactiver l'ancien utilisateur
La première chose à faire est d'arrêter les accès Koban de François.
Vous devez disposer d'un profil administrateur avancé pour le faire.
Rendez-vous dans Paramètres > Utilisateurs
En face du nom de François, cliquez sur l'icône de désactivation bleue. Koban va vous demander de confirmer l'opération, cliquez sur Oui.
Vous avez la marche à suivre détaillée ici : https://koban.freshdesk.com/a/solutions/articles/6000146817
2- Créer le nouvel utilisateur
Nous allons ensuite créer le nouvel utilisateur, en l'occurrence Jessica.
Vous devez également disposer d'un profil administrateur avancé pour le faire.
Rendez-vous dans Paramètres > Utilisateurs
Puis utilisez le bouton bleu en haut à droite Créer un nouvel utilisateur.
3- Transférer les données de l'ancien utilisateur vers le nouvel utilisateur (ou un autre utilisateur x)
Dans notre exemple, nous allons gérer les cas les plus fréquents.
Nous vous conseillons de réaliser les manipulations dans le même ordre que nous.
3-1 - Affecter les actions
Le procédé est le suivant :
Vous allez créer une requête de toutes les actions planifiées affectées à François.
Une fois cette requête ouverte, vous allez demander à Koban, grâce à la fonctionnalité de modification en masse, d'affecter ces actions à Jessica.
Voici comment faire pas à pas.
Etape 1 : vous allez d'abord créer votre requête sur les actions.
Rendez-vous dans le menu haut, icône cloche, et affichez toutes les actions.
Une fois sur la liste de vos actions, cliquez sur l'icône requête (forme de cube).
La requête est faite avec ces critères :
- Statut est égal à Non démarré
- Affecté à est égal à François
Etape 2 : vous allez changer l'affectation des actions
Une fois que vous ouvrez la requête :
- cliquez sur le bouton de modification en masse
- passez l'affectation à Jessica
- appliquez
On vous rappelle que cette modification est irréversible !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Voici la vidéo qui reprend en images toute la manipulation :
3-2- Affecter les opportunités
Le procédé est le suivant :
Vous allez créer une requête de toutes les opportunités en cours (et en veille) affectées à François.
Une fois cette requête ouverte, vous allez demander à Koban, grâce à la fonctionnalité de modification en masse, d'affecter ces opportunités à Jessica.
Note : en général on laisse les opportunités gagnées et perdues affectées à François pour conserver l'historique.
Voici comment faire pas à pas.
Etape 1 : vous allez d'abord créer votre requête sur les opportunités.
Rendez-vous dans le menu haut, menu opportunités, et affichez la liste des opportunités en cours.
Une fois sur la liste de vos opportunités, cliquez sur l'icône requête (forme de cube).
La requête est faite avec ces critères :
- Résultat est vide
- Affecté à est égal à François
Etape 2 : vous allez changer l'affectation des opportunités
Une fois que vous ouvrez la requête :
- cliquez sur le bouton de modification en masse
- passez l'affectation à Jessica
- appliquez
On vous rappelle que cette modification est irréversible !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Voici la vidéo qui reprend en images toute la manipulation :
3-3- Affecter les contacts
On ne va pas vous le cacher, c'est un peu la même logique !
Le procédé est le suivant :
Vous allez créer une requête de tous les contacts affectés à François.
Une fois cette requête ouverte, vous allez demander à Koban, grâce à la fonctionnalité de modification en masse, d'affecter ces contacts à Jessica.
Voici comment faire pas à pas.
Etape 1 : vous allez d'abord créer votre requête sur les contacts.
Rendez-vous dans le menu haut, menu comptes et contacts > contacts, et affichez la liste des contacts.
Une fois sur la liste de vos contacts, cliquez sur l'icône requête (forme de cube).
La requête est faite avec ce critère :
- Affecté à est égal à François
Etape 2 : vous allez changer l'affectation des contacts
Une fois que vous ouvrez la requête :
- cliquez sur le bouton de modification en masse
- passez l'affectation à Jessica
- appliquez
On vous rappelle que cette modification est irréversible !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Voici la vidéo qui reprend en images toute la manipulation :
3-4- Affecter les comptes
Le procédé est le suivant :
Vous allez créer une requête de tous les Comptes affectés à François.
Une fois cette requête ouverte, vous allez demander à Koban, grâce à la fonctionnalité de modification en masse, d'affecter ces comptes à Jessica.
Voici comment faire pas à pas.
Etape 1 : vous allez d'abord créer votre requête sur les comptes.
Rendez-vous dans le menu haut, menu Comptes et contacts > Tous les comptes, et affichez la liste des comptes.
Une fois sur la liste de vos comptes, cliquez sur l'icône requête (forme de cube).
La requête est faite avec ce critère :
- Affecté à est égal à François
Etape 2 : vous allez changer l'affectation des comptes
Une fois que vous ouvrez la requête :
- cliquez sur le bouton de modification en masse
- passez l'affectation à Jessica
- appliquez
On vous rappelle que cette modification est irréversible !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Voici la vidéo qui reprend en images toute la manipulation :
4- Supprimer complètement l'utilisateur désactivé
Si vous souhaitez désormais que l'utilisateur désactivé n'apparaisse plus dans les listes, les requêtes.... alors il va simplement falloir nous demander, au niveau du support, de le supprimer.
Rassurez vous, vous conservez tout l'historique de ce que cet utilisateur a fait dans le passé !!!!
Pour nous contacter, vous connaissez l'astuce, il suffit de nous envoyer un ticket via l'aide en ligne.
Nous vérifierons toujours que vous êtes bien administrateur avancé de votre Koban avant de réaliser la manipulation.