Un appel de fonds consiste à demander le versement d'une partie du montant total nécessaire à la réalisation d'un projet quel qu'il soit.
Cette fonctionnalité vous permet donc, dans Koban de facturer un pourcentage fixe de la commande globale selon l'étape d'avancement du projet client.
Pour la facturation des Appels de Fonds, il est nécessaire en amont de paramétrer la structure sur laquelle seront établies les factures des différentes étapes et ensuite renseigner cette structure dans le programme concerné, lors de l'émission des Appels de Fonds, la structure sera incrémentée automatiquement sur votre document.
Attention: Les appels de fonds sont gérés comme des factures mais ne prennent pas de numérotation.
Vous trouverez ci dessous un Gif du paramétrage à réaliser.
1- Paramétrage des produits : Création de produits vente "facturables partiellement"
Pour bien comprendre le paramétrage à réaliser sur les produits, prenons un exemple un programme que nous nommerons Les Pierres Dorées.
Dans cet exemple nous souhaitons facturer au fur et à mesure de l'avancement du projet un pourcentage du montant total des Appels de Fonds.
Ici, on va donc ouvrir le produit nommé Lot , enregistré dans notre catalogue Koban, et le cocher "En Vente" et "Facturable partiellement".
Koban saura, quand nous émettrons une facture partielle au sein du projet en fonction de l'avancement de celui-ci, que seuls les produits "facturables partiellement" devront être comptés dans les factures partielles.
Pour paramétrer notre produit :
- Ouvrir le catalogue de produits dans Paramètres > Général > Produits
- Ouvrir la fiche du produit Lot, et cocher sur sa fiche la case "En vente" et la case "Facturable partiellement"
- Penser à bien enregistrer le produit pour que le paramétrage soit sauvegardé
Vous trouverez ci dessous le paramétrage à réaliser.
2- Paramétrage du type de projet : Etapes facturables via un pourcentage
Lorsque nous créons un programme, Koban crée automatiquement un Type de projet du même nom.
Attention il faut dans chaque programme renseigner la structure et cocher la case Générer le bon de commande sur opportunité gagnée
Pour chaque projet, il faut que nous définissions un process de gestion de projet et de facturation.
Il faut aller dans Paramètres > Projets > Types de projet puis dans le Programme concerné, ajouter les différentes phases puis renseigner :
- son nom
- son ordre dans le process
- cocher la case Facturable via un pourcentage
- son pourcentage de facturation lié
Voici un exemple pour le programme que nous avons créé :
- Etape 1 : Démarrage des travaux - En fin d'étape, nous facturons 20% des prestations
- Etape 2 : Achèvement Fondations - En fin d'étape, nous facturons 20% des prestations
- Etape 3 : Mise hors Eau / Hors d'Air - En fin d'étape, nous facturons 50% des prestations
- Etape 4 : Mise à disposition - En fin d'étape, nous facturons 10% des prestations.
Voici un exemple en détail de la création, d'un type de projet, détaillée dans le gif ci-dessous :
3- Utilisation : Facturation partielle à la fin d'une étape
Pour bien comprendre l'utilisation de la fonctionnalité ainsi mise en place, nous allons prendre un exemple avec une commande d'un lot comprenant des Appels de fonds "facturables partiellement".
Le total des Appels de Fonds sera facturé au fur et à mesure de l'avancement et sera facturé depuis le projet.
A - Génération de la commande depuis le lot Acté.
Lorsque le lot passe à l'étape acté, la commande est alors générée automatiquement, son numéro apparait alors à droite du libellé de votre lot.
Cliquez sur le libellé de la commande.
B- Consultation du projet généré, depuis la commande client
Lorsque nous avons ouvert la commande, après avoir cliqué sur le libellé depuis le lot, on s'aperçoit alors que le projet a été généré, automatiquement, en même temps que la commande et que celui ci à prit le même nom que le lot concerné.
Cliquez sur le libellé du projet, le projet est représenté par le symbole "valise".
C- Génération des Appels de Fonds depuis le projet
Emission de la première facture en fin de première étape
Voici la marche à suivre pour lancer la facture de la première étape :
- C'est bien l'icône facture située en face de chaque étape qui permet de générer la facture
- Dans notre cas, comme nous avons défini le premier pourcentage de facturation à 20%, Koban va préparer la facture en appliquant ce coefficient à chaque ligne produit concernée (donc chaque produit coché Facturable partiellement)
- La facture est générée en brouillon, il faut bien sûr la vérifier avant de la valider
D- Emission des factures suivantes à chaque phase
La facturation des phases ou étapes suivantes suit la même logique.
Il suffit de cliquer sur l'icône de facturation située en face de chaque étape, au sein même de la fiche projet, pour lancer la facture brouillon, la vérifier puis la valider.
Notons que le projet passe automatiquement à l'étape de la prochaine facturation. Si l'on lance la facture de l'étape Mise Hors d'eau / Hors d'Air, alors le projet se placera en étape Mise à disposition.
Voici un extrait en détail de la création, d'appels de fonds, détaillée dans le gif ci-dessous :
+On notera qu'au sein de la fiche du projet, le montant de l'Appel de Fonds émis apparait en face de chaque phase, en rouge.
Ce montant est cliquable pour ouvrir de nouveau la facture d'Appel de fonds, si on a besoin de la consulter.
Par ailleurs, on trouvera sur la facture le détail traçabilité qui reprend :
- le lien vers la commande initiale
- le lien vers la fiche projet
Notons qu'au fur et à mesure, comme lors d'une facturation partielle sans le module projet, les lignes sur la commande initiale passent en "Facturé partiellement".
E - Emission de la dernière facture et gestion de la commande client, Acte de vente.
La toute dernière facture se gère également comme pour les autres phases.
Les lignes de la commande initiale passent donc toutes à Facturé (c'est à dire facturées à 100%)
Notons également qu'à tout moment, depuis la commande elle même, un clic sur l'indicateur vert , Appels de Fonds effectués, permet d'accéder à la liste des factures émises depuis ce bon de commande, via le module projet (ou pas, selon votre utilisation).
4- Utilisation : Fin du projet
Comme tout projet terminé, vous pouvez, une fois que tout est facturé, solder le projet si vous n'avez plus besoin qu'il soit en cours.
