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Comment ça marche ?
La synchronisation Outlook-Koban vous permet de lier vos agendas.
(Note : cet article ne traite que de l'agenda, pas les contacts).
Vous avez à disposition un petit fichier qu'on appelle Add-In que vous allez installer directement sur votre Outlook, sur votre ordinateur.
Quand l'installation est faite :
- chaque rdv (c'est à dire un créneau horaire bloqué dans Outlook à une date donnée, par exemple jeudi de 14h00 à 15h00) enregistré dans Outlook viendra se déverser dans votre agenda Koban
- sur Outlook, seuls les rdv sont pris en compte, et pas ce que Outlook appelle les "tâches"
- chaque action saisie dans Koban avec une date + une heure de début et une heure de fin (exemple : action de type Visite client, le 23 janvier de 10h00 à 12h00) viendra se déverser dans Outlook sous forme de rdv
- toute modification horaire dans Outlook vient modifier l'action dans Koban, et inversement
- Attention : l'annulation (suppression) d'une action dans Outlook n'est pas prise en compte dans Koban.
1/ Installer l'AddIn Outlook
Pour installer l'addin Outlook, téléchargez-le à cette adresse :
Ce fichier d'installation est valable pour Outlook 2010, 2013 et 2016.
>> Si votre navigateur vous alerte sur l'élément, validez le téléchargement.
Une fois votre élément téléchargé, allez dans votre explorateur Windows, dans votre répertoire téléchargement.
Faites un clic droit sur le fichier zip Koban.Outlook puis Propriétés.
Cliquez ensuite sur Débloquer puis sur OK.
Si la fenêtre propose une case à cocher au lieu du bouton Débloquer, il faut impérativement la cocher.
Cette étape est très importante pour la suite des opérations !
Faites ensuite une extraction : positionnez votre souris sur le fichier zip, clic droit et sélectionnez Extraire tout.
Si votre ordinateur vous le propose, choisissez le dossier dans lequel seront extraits les fichiers, et laissez "Afficher les dossiers extraits une fois l'opération terminée", et cliquez sur Extraire.
Le répertoire Outlook s'affiche, ouvrez-le :
Sur le fichier eBazten.Outlook2013.vsto, faites un clic droit avec votre souris et cliquez sur Ouvrir.
Suivez les instructions pour installer définitivement ce plug-in : cliquez sur Installer
Le message qui doit s'afficher est le suivant :
2/ Renseigner vos identifiants
Vous pouvez maintenant ouvrir votre Outlook (le fermer + l'ouvrir de nouveau s'il était ouvert).
Avant de faire vos premières synchronisation, il faut paramétrer vos identifiants Koban dans le complément Outlook.
1- Pour cela, allez dans l'onglet Koban sur Outlook, puis cliquez sur Options.
Renseignez ensuite les informations d'accès de cette manière :
- Identifiant : votre identifiant Koban (en général c'est votre email)
- Mot de passe : Votre mot de passe Koban (Si la zone est grisée, ne le renseignez pas)
- URL API : https://app-koban.com
- Clé : Votre clé d'accès à l'API eBazten (Vous la trouverez dans Paramètres-menu API - si vous ne la trouvez pas, demandez-la au support) - Attention il s'agit bien ici de la clé générale du compte, que vous trouvez ici :
- Clé privée : Si ce champ s'affiche, laissez-le vide
2- Dans la partie de droite
- choisissez la date à partir de laquelle vous souhaitez que la synchronisation démarre, à laquelle vous souhaitez donc que des actions saisies dans Outlook remontent dans Koban. Attention, les actions remonteront dans Koban au statut "Non démarré", donc vous aurez sans doute des actions en retard car non clôturées dans Koban
2- Cliquez ensuite sur Tester. Si vos informations sont justes, le message "Connexion réussie" apparait.
3- Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Pour synchroniser uniquement les futurs éléments créés, Cliquer sur "Marquer la synchronisation". Ceci est utile si vous ne souhaitez pas reprendre les éléments de votre calendrier Outlook existant dans la CRM.
3/ Paramétrer votre synchronisation
Les rendez-vous
Pour activer la synchronisation du calendrier, cochez "Synchroniser le calendrier".
Par défaut, Koban synchronisera Outlook avec un calendrier qu'il créera spécialement (nommé Koban). Vous pourrez ainsi consulter vos rendez-vous provenant de Koban dans un calendrier spécifique.
Si vous souhaitez synchroniser votre calendrier principal, cochez la case Utiliser le calendrier principal. Par ailleurs, si votre client Outlook est associé à Exchange, pensez bien à cocher cette case.
Si vous ne souhaitez pas synchroniser les évènements passés, cochez Uniquement les RDV à venir.
Dans Code Rendez-vous, saisissez le code du type d'action de Koban
En général, vous choisissez :
soit TASK >> toutes les actions créées dans Outlook se déverseront dans Koban en type Tâche (cas de la copie d'écran ci dessus)
soit RDV >> toutes les actions créées dans Outlook se déverseront dans Koban en type Rendez-vous
Les contacts
Comme vous l'avez vu, il y a également une partie synchronisation des contacts avec Outlook.
Si vous souhaitez l'activer, rendez vous sur l'article dédié : SYNCHRONISER MES CONTACTS ENTRE KOBAN ET OUTLOOK
4/ Synchroniser l'agenda
Pour synchroniser vos données, allez dans l'onglet Koban sur Outlook, puis cliquez sur Synchroniser.
La synchronisation se lance :
Après un certain temps (plus long la première fois), un message indique que vos données ont été bien synchronisées.
5/ Synchronisation régulière : pensez-y !
Pensez à synchroniser régulièrement à partir d'Outlook pour que vos rdv et actions se mettent à jour dans les 2 agendas (Outlook et Koban) !
6/ Comment désinstaller l'add-in Outlook
Il vous gérer cela depuis votre explorateur Windows.
Ouvrez votre panneau de configuration Windows.
Cliquez sur Programmes et Désinstaller un programme
Dans la liste des programmes, cherchez ebazten.Outlook ou Koban.Outlook en fonction de votre version du plugin.
Double-cliquez sur le programme ebazten.Outlook,et cliquez sur OK pour désinstaller.
