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Dans Koban, les actions tiennent un rôle prépondérant puisqu'elles rythment la relation avec vos clients, prospects, fournisseurs ...  


Afin de fluidifier ces actions, vous pouvez automatiser 2 types de déclencheurs : 

1- un automatisme qui crée quelque chose (une action, un envoi dans un scénario...) quand une action de Type défini est créée ou est clôturée

Exemple : quand une action de type Formation est clôturée, alors créer une action "Suivi de formation" de type Tâche 7 jours après

2- ou une notification x jours avant une action planifiée de type défini

Exemple : quand une action de type RDV avec alerte est planifiée, alors envoyer un email 7 jours avant / envoyer un SMS 3 jours avant

                

Pour cela, il vous suffit de suivre cette procédure.


1/ Créer un automatisme sur un type d'action : via les Automatismes en bas de la liste Types d'actions


Rendez-vous dans les paramètres > Actions et Notifications > Type d'action




Vous trouverez les automatismes tout en bas de la page des types d'action




1/1/ Premier exemple : quand une action de type X est clôturée, créer une nouvelle action de type Y dans n jours


Exemple : quand une action de type Envoi devis est clôturée (un devis vient donc d'être envoyé), alors planifier une action de relance du devis, de type "Appel sortant" 7 jours après

  • Cliquer sur le bouton bleu"+ Ajouter"
  • Dans la fenêtre qui est apparue, renseignez si vous souhaitez créer un automatisme à la création ou à la clôture d'une action : ici on choisit Quand une action des clôturée de type
  • Spécifiez sur quel type d'action cela s'applique, ici on choisit Envoi devis qui est un de nos types d'action (TIPS : l'automatisme s'appliquera sur toutes les actions de ce type, il peut être judicieux de créer un type d'action spécifique à cet automatisme afin d'éviter les créations intempestives)
  • Ensuite, déterminez ce qu'il doit se passer : ici on choisit de Créer une action
  • A partir de là, complétez les champs qui apparaissent. Dans notre cas de création d'action : 
    • on choisit le type de l'action qui sera systématiquement créée (Appel sortant dans notre cas)
    • on note le libellé, c'est le titre de l'action tel qu'il apparaîtra dans l'agenda/le semainier (Relance sur devis ici)
      • Astuce : on peut noter par exemple [Action automatique] Relance sur devis, ce qui permet de retrouver facilement dans son agenda un action qui a été créée par le logiciel
    • Sélectionnez une personne : soit vous choisissez un de vos utilisateurs Koban qui devra alors gérer toutes les actions de relance. Soit vous laissez ce champ vide, et l'action de relance sera affectée à l'utilisateur Koban qui était noté sur l'action initiale (celui qui a envoyé le devis donc)
    • A réaliser avant : ici il s'agit en fait de choisir le nombre de jours après la clôture de la première action, pour créer l'action de relance. Ici, si nous saisissons 7 jours, et que j'envoie un devis le 15/03, alors la tâche de relance sera dans l'agenda le 22/03


1/2/ Deuxième exemple : quand une action de type X est clôturée, envoyer un email


Exemple : quand une action de type Projet est clôturée , alors envoyer un email à un email défini (une personne de notre équipe par exemple) et/ou au contact avec lequel l'action a été réalisée (lié à l'action de type Projet donc).


Voici le paramétrage ci-dessous :

Attention de ne pas vous tromper car c'est impactant : 

- Destinataires : ici vous saisissez les adresses emails qui devront toujours recevoir le mail (on a mis le mail de Estelle de Koban qui sera donc notifiée par mail à chaque fois qu'une action de type projet est clôturée). On peut ajouter plusieurs adresses mails destinatrices en les séparant avec une virgule

- Envoyer au contact, compte ou piste, concerné : c'est ici qu'il faut faire attention. Si votre action de type projet était avec la société UMANNNE et le contact Renaud FREMME, qui a un email dans Koban, alors c'st bien le contact Renaud FRAMME qui va recevoir votre email.

- Email expéditeur : attention, cet email doit avoir été validé en amont auprès des services Koban pour avoir le droit d'envoyer des emails

- Sujet et contenu : c'est ce que recevront les destinataires

- Modèle d'email : vous pouvez remplacer Sujet et contenu par un modèle email préalablement créé et testé dans le module Marketing de Koban (voir les articles sur les modèles email du module Marketing)



EN COURS DE DEVELOPPEMENT
COMING SOON !!!!!



2/ Déclencher une notification par email ou/et SMS n jours avant une action de type défini


Le paramétrage se fait cette fois depuis la liste des types d'actions sur l'icône de paramétrage située sur la liste du type d'action.




2/1/ Premier exemple de notification : Envoyer un email n jours avant une action planifiée de type X


Ici, comme exemple, nous prendrons ceci :

Nous souhaitons envoyer un email de rappel 3 jours avant une action de type RDV avec alerte. Ici "RDV avec alerte" est un de nos types d'action préalablement paramétré.





2/2/ Deuxième exemple de notification : Envoyer un SMS n jours avant une action planifiée de type X


Ici, comme exemple, nous prendrons ceci :

Nous souhaitons envoyer un SMS de rappel 1 jour avant une action de type RDV avec alerte. Ici "RDV avec alerte" est un de nos types d'action préalablement paramétré.

ATTENTION : il faut bien sûr avoir préalablement acheté un pack de SMS auprès de nos services.